-

Heldere aanbestedingsdocumentatie voorkomt juridische problemen

Een helder en eenduidig programma van eisen is van essentieel belang in een aanbestedingsprocedure. Waarom eigenlijk?

Het is niet uitzonderlijk dat tijdens een aanbestedingstraject blijkt dat de eisen uit de aanbestedingsdocumentatie niet eenduidig genoeg zijn. Wanneer de eisen op verschillende manieren geïnterpreteerd kunnen worden, leidt dat vaak tot aanpassingen op de aanbesteding, die al snel als meerwerk (en dus extra kosten) worden gerekend door de leverancier.

Voorbeeld
Zelfs een zorgvuldige voorbereiding en professionele begeleiding zijn niet altijd genoeg om onduidelijkheid te voorkomen. Daarmee werden bijvoorbeeld de Gelderse gemeenten Duiven, Westervoort, Rijnwaarden en Zevenaar geconfronteerd. Deze gemeenten startten een aanbestedingsprocedure voor een gezamenlijke ICT-infrastructuur. De procedure werd begeleid door adviesorganisatie voor ICT-inkoop CHvV. In samenwerking met die adviesorganisatie werd een programma van eisen opgesteld met 250 eisen.

In de offertefase kwamen vier leveranciers echter in totaal met maar liefst 220 vragen over het programma. Daarop kwamen de gemeenten tot de conclusie dat het programma van eisen te veel ruimte liet voor vragen en is de aanbestedingsprocedure uit voorzorg gestaakt. In de loop van dit jaar zal een nieuwe aanbestedingsprocedure gestart moeten worden. De gemeenten denken eraan om de opdracht niet meer als geheel aan te besteden, maar onderdelen apart te gunnen.

Gelukkig kwamen de gemeenten al in een vroeg stadium tot de conclusie dat de eisen niet helder genoeg waren, zodat ze deze nog konden aanpassen voor er een overeenkomst werd gesloten met een van de leveranciers. Wanneer namelijk al een overeenkomst is gesloten, zal het later aanpassen van de eisen en wensen al snel leiden tot extra werk voor de leverancier. De leverancier zal dit in rekening brengen als meerwerk, wat vaak tot conflicten leidt.

Interpretatie
Nog veel problematischer is het wanneer na ontwikkeling van het systeem blijkt dat de eisen (al dan niet bewust) anders geïnterpreteerd zijn door de leverancier. De aanbestedende dienst zit dan met een systeem dat niet past in de organisatie en eigenlijk helemaal niet voldoet aan de gestelde eisen zoals die door haar geïnterpreteerd worden. Dat kan aanleiding zijn voor slepende juridische procedures.

Testperiode
Om juridische problemen te voorkomen, is het in sommige gevallen aan te raden om een testperiode op te nemen in de aanbesteding. Op die manier kan reeds voor het zetten van de definitieve handtekeningen geïnventariseerd worden of de leverancier voldoet aan de eisen zoals die door de aanbestedende dienst geïnterpreteerd worden. Bovendien kan met zo’n testfase ook de samenwerking en de kwaliteit van de leverancier geëvalueerd worden. Het is uiteraard ook aan te raden om vooraf goed vast te leggen waarop precies getest gaat worden en hoe de test uitgevoerd wordt.

 

Deel dit bericht

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond