E-factureren: waarom je er nu mee moet beginnen

Afnemers vragen steeds vaker om e-facturen. Vanaf 1 januari 2017 kun je – in ieder geval bij de overheid – maar beter niet meer aankomen met een digitale factuur in PDF formaat.

Wanneer ik een zaal vol ondernemers vraag wie er elektronisch factureert, gaan meestal enthousiast een heleboel handen omhoog. De gezichten bij de opgestoken handen kijken altijd wat triomfantelijk richting niet-handopstekers. Die plakken postzegels, gebruiken enveloppen en zijn dus hopeloos ouderwets.

UBL-formaat

Toch blijken ook de meeste e-factureerders een stuk minder modern dan ze zelf denken. Na wat doorvragen blijken de meesten onder e-facturatie te verstaan dat je je facturen in PDF-formaat per e-mail verstuurt. Eigenlijk heb je het dan dus gewoon over de elektronische variant van ouderwets papier. Wanneer ik deze e-facturerende ondernemers vervolgens vraag wie zijn facturen al in het UBL-formaat  verstuurt, blijft het doorgaans akelig stil. En dat terwijl deze bedrijven in de nabije toekomst allemaal iets als het UBL-formaat moeten gaan ondersteunen. Moeten? Ja moeten… in ieder geval als het aan de Overheid (lees: Brussel) ligt.

Betamax

We zitten qua e-facturatie een beetje aan het einde van het VHS/Betamax/V2000-tijdperk. Het lijkt er sterk op dat inmiddels een aantal overheden – ook de Nederlandse – kleur hebben bekend. UBL is het bestandsformaat dat de Nederlandse Overheid heeft gekozen als standaard XML formaat voor e-facturatie.

UBL staat voor Universal Business Language en is ontwikkeld voor het handelstransactieproces (van order via factuur naar betaling). UBL is een open standaard en is royalty-free. Het lijkt er sterk op dat dit formaat of onderdelen daarvan zal evolueren tot een moderne wereldwijde standaard voor e-facturatie.

De UBL-technologie wordt inmiddels al toegepast in landen als Denemarken, Zweden, IJsland, Oostenrijk, Spanje, Duitsland, Frankrijk en Hongarije.

Robotic Accounting

Technisch heeft de UBL/e-factuur heel veel mee. Het is een gestructureerd, digitaal bestand (maar dus geen pdf!) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek staan en hun eigen betekenis hebben. Zo kan een e-factuur dus vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Kortom: de nachtmerrie of – als je het anders bekijkt – de natte droom van iedere boekhouder.

Enerzijds wordt een groot deel van het werk van de gemiddelde beancounter overbodig. Aan de andere kant hoeft hij nooit meer handmatig alles over te tikken in het juiste systeem. Deze e-factuurstandaard maakt zowel nationale als internationale handel efficiënter en veel minder foutgevoelig. Je kunt slimmere dingen met de data doen, zoals robotic accounting, waarbij facturen automatisch geautoriseerd kunnen worden en direct op het juiste grootboekschema worden geplaatst.

Met één druk op de verzendknop bij de leverancier staat de factuur voortaan automatisch als boekingsvoorstel in het boekhoudpakket van de klant, (of als je wat verder naar de horizon kijkt – eventueel meteen bij de Belastingdienst).

Spookfacturen

Dit standaard factuurformaat is slechts een eerste stap. Want zo’n nieuwe vorm van e-facturatie heeft ook tot doel om te zorgen dat alle verzenders en ontvangers van facturen worden geïdentificeerd middels een zogenaamd Peppol ID. Doordat bedrijven en overheidsinstanties elkaar automatisch identificeren, wordt een toekomstig waterdicht Europees facturen netwerk gebouwd: het Peppol facturen netwerk. Spookfacturen? Die worden onmogelijk. Elektronisch is door dit ID immers altijd 100 procent zeker wie de verzender is.

Peppol-netwerk

En dan nu de hamvraag: Moet ik met mijn bedrijf over op e-facturatie? Het antwoord luidt simpelweg; ja! Vanaf februari 2017 komt er één Europees gedragen UBL formaat. Hiermee ontstaat één groot Europees facturennetwerk. Om een en ander in Nederland wat vaart te geven heeft de overheid zelf 150 grote bedrijven aangeschreven van wie zij vanaf 1 januari e-facturen wil ontvangen. De doelstelling is om per begin 2017 minimaal 50 grote bedrijven aangesloten te hebben op het Europeese Peppol netwerk.

Hiermee garandeert de overheid dat zij e-facturen ontvangt, deze direct in haar boekhoudpakket kan ontvangen en dat zij zeker weet wie de verzender is. Het bespaart de overheid en daarmee ons als belastingbetaler veel tijd en geld.

Eerste stappen

Bedrijven kunnen eenzelfde efficiencyslag maken. Maar dan moeten ze wel zorgen dat ze zowel UBL facturen kunnen ontvangen als verzenden. De Nederlandse overheid heeft samen met een aantal grote koepel- en brancheorganisaties, én mede-overheden eind 2015 afspraken gemaakt over de invoering van e-factureren.

Samen hebben ze de ambitie uitgesproken om e-factureren de doorbraak te laten maken die het verdient. Zij willen het gebruik ervan tussen bedrijven onderling dan ook stimuleren. Nu gaat de invoer nog langzaam maar de eerste stappen zijn gezet. De overheid wordt daarbij geholpen door de stichting SimplerInvoicing, die de factuurstandaard in Nederland uitdraagt aan alle bedrijven die de stap richting e-facturatie willen zetten.

SimplerInvoicing is het netwerk van ERP/ accountingpakketten en e-facturatiedienstverleners. Via dit netwerk wordt het voor bedrijven mogelijk om elektronische facturen te versturen vanuit eigen software, die direct in de financiële administratie van de ontvangende overheidsorganisatie kan worden ingelezen.

Moderniseren

Samenvattend: e-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt je als ondernemer veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland versneld overstapt op e-factureren, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen. Mocht daarom een leverancier binnenkort om UBL facturen vragen, vraag je dan eens af of dit niet het juiste moment is om je facturenstraat ineens grondig te moderniseren.