Voordelen en valkuilen van social business
Social business maakt organisaties competitiever door meer tevreden medewerkers en klanten, effectievere en efficiëntere processen en een grotere innovatiekracht. Social business zal dan ook een enorme vlucht zal nemen in 2012. Maar dan moet het wel op de juiste manier geïmplementeerd worden.
Gesloten deuren en servers en informatie die door hiërarchische structuren niet of lastig toegankelijk en doorzoekbaar is, zijn eerder regel dan uitzondering in organisaties. Dit gesloten karakter is gelukkig aan het veranderen. De term die hiervoor wordt gebruikt is ‘social business’ en steeds meer bedrijven kiezen voor deze oplossing.
Voordelen social business
Organisaties die al werken met social business geven aan dat:
- De relaties met klanten en andere stakeholders verbeteren
- Medewerkers productiever worden
- Medewerkers makkelijker aan informatie komen/meer kennis krijgen
- Het verkrijgen van feedback sneller en makkelijker gaat
- Beslissingen sneller worden genomen
Eenvoud leidt tot versnippering
Om social business in het bedrijf te implementeren zijn diverse Enterprise Social Networking-tools (ESN) beschikbaar, zoals Yammer, Jive, Socialtext, Clearvale, Embrace, Workvoices, etc. Daarnaast bieden ook tal van andere applicaties tegenwoordig ‘social’ functies, zoals Salesforce met zijn ‘Chatter’. De meeste ESN-tools zijn cloud-based en eenvoudig zonder installatie te gebruiken. Maar dat is niet altijd een voordeel.
De invoering vindt bottom-up plaats: iemand in de organisatie heeft voor een project of opdracht behoefte aan een plek om informatie te delen en besluit een ESN-oplossing te gebruiken. Deze manier van implementeren kan leiden tot de volgende nadelige effecten:
- Versnippering van informatie en slechtere vindbaarheid in plaats van betere. Dit komt doordat niet iedereen op de hoogte is van de ESN-software of doordat afdelingen hun eigen pakketten gebruiken. Vaak zie je ook dat het gebruik tijdelijk is en daarna wordt gestaakt. Informatie die daarvoor – misschien niet zo goed toegankelijk, maar wel – centraal was opgeslagen, is dan ineens in ‘de cloud’ verdwenen.
- Meer applicaties om mee te werken in plaats van minder en meer informatie om te verwerken dan minder. Vergelijk dit met je privé-situatie: het is handig als jij, net als iedereen, Facebook gebruikt om te communiceren. Maar wat als je ook je Hyves moet bijhouden en Google+ en LinkedIn en Yammer? En dat al die platforms je ook berichten en informatie toesturen?
- Het beheer van wachtwoorden en profielen wordt lastiger als er meer ‘externe’ applicaties worden gebruikt. Je moet dan naast je eigen (PC) wachtwoord ook je wachtwoord van je verschillende (cloud)diensten onthouden.
- Het gebruik van cloud-based oplossingen zorgt voor stijgende kosten doordat verrekend wordt per gebruiker of verbruik. En als deze kosten kritische vormen aan gaan nemen, treedt ook het principe van vendor lock-in op, waarbij overstappen te duur wordt. Je wordt zo gegijzeld door een extern product waar je geen zeggenschap over hebt. Daarnaast: hoe wordt er met jouw informatie op deze platforms omgegaan, wat zeggen de algemene voorwaarden?
Integratie met bedrijfsproces
Social business vergt experimenteren. Maar dat betekent niet dat er geen strategische keuzes en beleid te maken zijn. Met name moet er gezorgd worden voor keuzes en oplossingen op het gebied van Enterprise Content Management, search en identity management. Daarnaast is het raadzaam om nieuwe tools te koppelen aan bestaande applicaties waar dagelijks mee gewerkt wordt. Denk aan boekhoudpakketten, ordersystemen of andere databases waarmee de meeste medewerkers werken.
Medewerkers krijgen bij voorkeur een centraal gepersonaliseerd dashboard waarin de voor hen belangrijke gegevens worden aangeboden, waaronder (geaggregeerde) berichten en updates vanuit hun netwerk, maar tevens de andere informatie die ze voor hun werk nodig hebben.
Voorbeeld: social business bij de procesindustrie
Een voorbeeld is een concept in de procesindustrie van olie en gas. Monteurs die onderhoud plegen aan de verschillende installaties, hebben op één dashboard alle benodigde informatie beschikbaar. Over de installatie, de onderhoudsgeschiedenis, het bedrijf, maar ook over andere monteurs die eerder hieraan gewerkt hebben en met wie ze zo direct contact kunnen opnemen. Dit dashboard is gekoppeld aan hun ordersysteem waar ze altijd al elke dag op inloggen. Ook worden relevante documenten, bijeenkomsten of artikelen in een persoonlijke context getoond met alle, bekende sociale tools zoals reviewing, rating en bookmarking.
Het aansluiten en integreren van bedrijfsoplossingen, waaronder ESN, rondom het profiel van de medewerker en het realiseren van gebruiksvriendelijke gepersonaliseerde mash-ups met bedrijfsinformatie is een kans voor de echte embedding van ESN in bedrijven. Dan heb je de sociale aspecten gekoppeld aan je bedrijfsvoering en kun je pas echt praten over social business.
)* Auteur Jeroen Pluim is Managing Partner bij TDC Lighthouse
Gerelateerde opleiding
Deel dit bericht
Plaats een reactie
Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond
4 Reacties
Telefoonservice
Het blijft moeilijk om de grens tussen social en business te trekken. Uiteraard zijn er voordelen verbonden aan integratie. Maar er zijn ook bedreigingen, namelijk de afleiding. In hoeverre de productiviteit verbetert door integratie is voor mij nog steeds een vraag.
Diana
goed punt, de interpretatie van het woord ‘social’ is hier echter relevant. Wij geloven dat social niets anders betekent dan dat je je organisatie ‘people centric’ inricht en dat dit altijd beter voor de business is dan puur vanuit processen en systemen te werken. Bedrijven bestaan immers door en uit mensen. Door de kracht van mensen en hun kennis beter vindbaar te maken, te gebruiken en te borgen wordt een organisatie slagvaardiger en effectiever. Door hedendaagse technologie te gebruiken (zoals ratings, reviews, like/unlike, sharing etc) wordt communicatie en samenwerking socialer, relevanter en effectiever. Social business is dus niet alleen het intern halen van social media.
Kees Romkes
Ik denk nog graag een stap verder. Waar dit artikel op doelt is intern gebruik van sociale tools, een social business denkt daar in toch echt verder. Hoe we zaken met elkaar integreren, zoals @Diana duidelijk aan geeft ook, “people” (en het liefst nog customer) centric denken. In elk hokje van de bijenkorf is winst te halen, niet alleen bij marketing van, en of je personeel.
Coen Koppen
Om te beginnen, goed artikel. Helemaal eens met dat eenvoud soms averechts werkt.
Het risico dat social voor afleiding zou zorgen wordt volgens mij zeer overschat. KPMG heeft daar een mooi onderzoek naar gedaan en daaruit bleek dat dit zeer meevalt. In deze blogpost kun je er meer over lezen:
http://blog.magpipe.nl/social-business-is-meer-dan-communicatie-en-marketing/
Daarnaast geeft een social laag in je bedrijf, als het op een goede manier aan bedrijfsprocessen gekoppeld is, juist een grotere productiviteit omdat bijv. beslisprocessen op uitvoerend en op bestuursniveau tegelijk kunnen verlopen ipv eerst naar het bestuur en dan weer via de managers terug naar de werkvloer.
Ook zijn de CEO’s van grotere bedrijven beter aanspreekbaar, kunnen werknemers sneller antwoorden crowdsourcen en is het aangetoond door grote adviesbureau’s als McKinsey en Altimeter dat werknemers meer plezier in hun werk hebben dankzij een social laag en het gevoel gehoord te worden.
Natuurlijk gaat de invoering niet altijd zo makkelijk als het aanzetten van een knopje, maar gelukkig kun je met ‘best practices’, proefperiodes, brainstormen en vele artikelen die over dit onderwerp geschreven zijn prima resultaten behalen met social business en enterprise software.