Efficiënter samenwerken op de werkvloer

Veel kennis en informatie binnen een bedrijf zit verborgen in de hoofden van mensen. En in e-mailmappen, chatthreads en netwerkfolders. Nieuwe online communicatietools als Evernote, Slack en Yammer maken aan deze warboel een einde. Wat kun je ermee? En waar kies je als bedrijf voor? Workshop zet het voor je op een rij.

Weet je waarom zo’n online communicatietool noodzakelijk is?

Ja: Klopt, omdat je met e-mail en chat altijd achter de feiten aanloopt.

Nee: Je leven wordt makkelijker, omdat je weer tijd kunt besteden aan goed je werk doen, in plaats van het managen van processen.

Toelichting: Met het sturen en lezen van e-mails en chats loop je eigenlijk altijd achter de feiten aan. Terwijl jij aan het lezen bent, is je collega al aan het tikken aan een volgende mail. Centraal ideeën opslaan en uitwerken is efficiënter en veiliger. Je weet immers zeker dat je altijd naar de meest actuele versie kijkt. Hiervoor hoef je niet meteen bestaande programma’s los te laten, lees maar verder.

En wat het idee is?

Ja: In het ideale geval gebruik je straks één programma dat ‘alles’ wat je wilt bewaren overzichtelijk en doorzoekbaar vastlegt.

Nee: Het voorkomen van informatiechaos vat het idee goed samen, de toelichting is iets uitgebreider.

Toelichting: Tijdens een dag op kantoor wordt je overladen met informatie. Met behulp van e-mail, intranet, nieuwssites, vergaderingen en Google Docs probeer je je werk in goede banen te leiden. Lastig daarbij is dat je telkens moet schakelen tussen programma’s. En overzicht houden is een klus op zich. Een tool als Evernote brengt al die brokken bij elkaar in één overzichtelijk dashboard.

Bang voor het onbekende?

Ja: Nergens voor nodig, je gaat vooral efficiënter werken, niet per se anders.

Nee: Mooi zo, moedig voorwaarts en snel lezen hoe je aan de slag kunt.

Toelichting: Slack is feitelijk een hub tussen alle programma’s en tools die je al gebruikt. Door Slack ertussen te zetten, heb je de mogelijkheid om al je kanalen op één punt te laten samenkomen. Andersom werkt het ook: vanuit Slack start je eenvoudig een Google Hangout en verstuur je een tweet. Binnen Slack werk je samen met collega’s (of privé met vrienden). Omdat je met kanalen werkt, kun je verschillende groepen mensen verschillende dingen laten zien. Voor meer info en abonnementen zie: slack.com/pricing. Ga je Slack gebruiken, check dan zeker even deze elf tips.

Of liever een werkende versie van intranet?

Ja: Intranet is inderdaad aan een upgrade toe, en wordt nu alleen gebruikt voor verlofbriefjes en bedrijfsborrels. Evernote is een goed alternatief.

Nee: Zie dan Slack of verderop Yammer, elke tool heeft zijn eigen pluspunten.

Toelichting: Evernote is dé centrale werkplek waar je informatie verzamelt, deelt en terugvindt. Is Slack vooral geliefd om zijn real time karakter (uitgebreide chatfunctie) en koppelingsmogelijkheden (met social en andere kanalen), Evernote staat bekend om zijn uitgekiende archieffunctie en zoekmogelijkheden. Erg geschikt dus voor niet-gelijktijdige samenwerking en teams waarvan leden op verschillende plekken werken. Evernote kent in Nederland inmiddels al meer dan een miljoen gebruikers. Voor meer info zie hier.

Moet ik nu al kiezen?

Ja: Als blijkt dat vier van de vijf mensen in je team al ervaring hebben met én tevreden zijn over Evernote is de keuze makkelijk. Anders even de toelichting lezen.

Nee: Klopt, misschien goed om eerst de overwegingen voor een keuze op een rijtje te zien.

Toelichting: Evernote kan een goede vervanger zijn van je intranet, het is een centrale werkplek waar je samen met collega’s werkt. Slack is wat vluchtiger, meer gericht op communicatie en integratie van bestaande tools. Yammer zit daar tussenin, met uiteraard verbindingen naar bekende Microsoft-producten als PowerPoint en SharePoint. Lees hier meer over de mogelijkheden van Yammer.

Weten hoe je begint?

Ja: Inderdaad, met een klein groepje mensen en een simpele taak. In de toelichting een aanvalsplan.

Nee: Blijf niet hangen in e-mail en Post-it memo’s, het kan beter.

Toelichting: Bepaal met maximaal vijf personen een taak en ga aan de slag. Neem iets simpels als een kerstborrel of personeelsfeest. Bekijk hoe je dat tot nu toe aanpakte. Kies dan een tool: is er al ervaring met Slack, Evernote en/of Yammer binnen het team? Maak een keuze en leg vast hoe jullie de betreffende tool gaan gebruiken om dit varkentje te wassen. Leg afspraken vast en begin. Evalueer en leer na afloop en breidt de gebruikersgroep uit door ook andere collega’s te laten deelnemen.

Zien hoe het werkt?

Ja: In de toelichting een link naar een introductievideo over Evernote, binnen twintig minuten weet je of het wat voor je is.

Nee: Al overtuigd? Maak dan een toolkeuze en laat de informatiechaos achter je.

Toelichting: Evernote heeft het vertrouwde uiterlijk van je e-mailprogramma, maar gaat veel verder dan het ontvangen en versturen van berichten. Elke brok content die je tijdens een werkdag tegenkomt en wilt bewaren of delen vang je met Evernote. Volledig doorzoekbaar en overzichtelijk geordend per project of projectteam. Volg de tour: bit.ly/1tS5D0U.

Of kiezen tussen Slack en Yammer?

Ja: Lees dan de vergelijking tussen deze twee gemaakt door een Yammer-medewerker, zie de link in de toelichting.

Nee: Succes met het gebruik van Evernote!

Toelichting: Ook Yammer ziet zichzelf vooral als kennisbron die door groeiende teams gevoed en gebruikt wordt. Slack is volgens Yammer meer een real time chattool met een besloten karakter. Daarmee klopt de tagline van Yammer ook: social network for businesses. Lees de hele vergelijking hier.

*) dit artikel is geschreven met input van Erwin Blom en Frank Meeuwsen

*) dit artikel is eerder gepubliceerd in het aprilnummer van Emerce magazine.(#139)