Heb je al een digitaal budget?

In het laatste kwartaal van het fiscale jaar wordt er traditiegetrouw volop gesproken over de budgetten van komend jaar. Zo ook over digitaal. De e-commerce managers willen groei van hun investeringen om de vele nieuwe features op de roadmap te kunnen financieren. De marketeers willen vooral groeien met adverteren in digitale kanalen. IT wil geld om de legacy systemen uit te faseren of naar de cloud te brengen. De directie worstelt met de vraag hoeveel bedrijfsresultaten al die meerkosten gaan opleveren. Herkenbaar?

Iedereen heeft gelijk en daarom wordt er gekozen voor consensus door het kosten- en investeringsbudget als sluitpost te gebruiken. Iedereen krijgt zijn deel en er wordt vooral niet te veel afgeweken ten opzichte van voorgaande jaren. Maar wat als je daarmee het kind met het badwater weggooit? Als je het waardepotentieel van digitaal zwaar onderbenut laat, dan wel het budget volstrekt verkeerd toewijst?

In een tijd waarin digitaal zich zo snel ontwikkelt, is het maken van een integraal digitaal budget onmisbaar. Alle keuzes van het voorgaande jaar dienen ter discussie gesteld worden, zolang de koers van de digitale strategie maar behouden wordt.

Wat is precies een digitaal budget?

Het budget van digitaal kenmerkt zich door drie dimensies:

1. De operationele kosten van digitale activiteiten (OPEX)
2. De investeringen in digitale toepassingen (CAPEX)
3. De opbrengsten van digitale toepassingen en activiteiten (Returns)

De investeringen zijn in de basis periodiek beslisbaar en zijn niet gekoppeld aan de dagelijkse waardeketen. Vaak zijn dit out-of-pocket kasstromen, maar het kunnen ook medewerkers zijn die flexibel ingezet kunnen worden aan scrumteams of -projecten. De verantwoordelijkheid van dit budget ligt meestal bij één afdeling, al zijn er in de praktijk meerdere afdelingen bij betrokken.

De opbrengsten kennen verschillende uitingsvormen: omzetgroei in een digitaal kanaal, kostenreductie in de organisatie, productieverbeteringen, nieuwe klanten, blije medewerkers en verbetering van de customer experience. Opbrengsten verschillen in hardheid en zijn beperkt kwantificeerbaar.

Doordat er veel afdelingen en mensen betrokken zijn bij de verschillende onderdelen, worden budget discussies vaak gefragmenteerd gevoerd en onderdeel gemaakt van andere budgetten, zoals het IT-budget of het marketingbudget.

Hoe herken je een goed digitaal budget?

Een goed digitaal budget voldoet in mijn ogen aan de volgende kenmerken:

• Duidelijke definitie wat wel en niet onder het digitale budget valt
• Integrale verbinding tussen de kosten, investeringen en opbrengsten
• Eenduidige verantwoordelijkheid voor elk logisch onderdeel
• Monetaire vertaling van alle opbrengsten
• Gedragenheid bij alle betrokkenen in haalbaarheid en ambitie van budget
• Management rapportages voor volgen van ontwikkeling van digitaal budget

Een goed digitaal budget geeft de basis om inhoudelijke gesprekken te voeren over de verschuiving van historisch budget naar andere afdelingen, toepassingen of kanalen; om de impact van digitaal op het totale budget in balans te houden; om de organisatie uit te dagen niet te overvragen en met elkaar af te stemmen. En vooral om de beperkte middelen van de organisatie veel beter te laten renderen.

Hoe maak je een digitaal budget?

Afhankelijk van de omvang van je organisatie, de volwassenheid in digitale strategie en de aard van de activiteiten, is er meer of minder werk te doen. In veel gevallen zijn de volgende onderdelen van toepassing:

1. Bepalen van budgetkaders op ondernemingsniveau om daarmee de spelregels te definiëren
2. Vertaling van digitale strategie naar digitaal jaarplan, waarin de belangrijkste doelstellingen, resultaten en KPI’s gedefinieerd worden
3. Opsplitsing van het jaarplan in logische onderdelen en het maken van een multidisciplinair team per onderdeel
4. Organiseren van sessies waarin de teams hun integrale deelbudget en plannen presenteren en gechallenged worden
5. Consensusvorming over onderdelen waar spanning zit in haalbaarheid met alle betrokkenen
6. Operationeel maken van digitaal budget door deelbudgetten zowel financieel als managerial te kunnen rapporteren
7. Regelmatige herijken en bijsturen van het budget in het jaar zelf

Het maken van een digitaal budget geeft je de kans om je digitale doelstellingen voor komend jaar realistisch te maken en te verankeren in de organisatie. Een goed, integraal digitaal budget is een onmisbaar middel om volgende jaar maximaal digitaal te presteren.