Deel dit artikel
-

‘E-mail is bedreiging voor productiviteit’

Jim Stolze was onlangs een maand lang offline, bij wijze van experiment. Zo’n 1,2 miljoen Nederlanders weten niet beter, maar voor miljoenen anderen grijpt zoiets diep in in het dagelijkse leven. Zeker voor een internetprofessional als Stolze. “Ik ben van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat met internet bezig.”

Geen internet en e-mail, wat doet dat met je? Dat deze vraag zoveel ophef zou veroorzaken had zelfs Jim Stolze niet verwacht toen hij met dit experiment begon. Aandacht op blogs, radio-interviews, kranten, bladen… Een perfect georkestreerde pr-stunt zou je bijna denken. Toch was het Stolze daar niet om te doen, vertelt de Rotterdammer tijdens de lunch in de Euromast, op 92 meter hoogte.

De aanleiding voor zijn project was praktisch: hij zocht een scriptieonderwerp voor zijn MBA-opleiding. Stolze wilde onderzoeken of er verschil bestaat tussen online en offline geluk. Of preciezer: zijn mensen die veel online zijn gelukkiger? Zijn hypothese daarbij is dat internet bij uitstek geschikt is voor sociale interactie, ergens bij horen – wat op de derde plaats staat in de behoeftepiramide van Maslov.

De maand offline kwam voort uit een vraaggesprek met Joris van Heukelom, ceo van Ilse Media. Hij daagde Stolze uit om te kijken wat wel of geen internet werkelijk betekende in het dagelijks leven. Ilse Media en moederconcern Sanoma sponsoren het onderzoek en faciliteren het met een breed uitgezette survey onder online community’s. Stolze ontwikkelde een model om in kaart te brengen welke onderdelen van internet een positief en welke een negatief effect hebben op geluk. De eerste voorzichtige conclusies tonen aan dat de negatieve aspecten zich centreren rondom eenzaamheid en e-mailstress, terwijl de positieve effecten gerelateerd zijn aan sociale interactie.

Het kostte enige overredingskracht om zijn thema erdoor te krijgen bij de docenten. Hoe meet je immers zoiets abstracts als geluk? Maar na het nodige speurwerk bleek hiervoor een algemeen geaccepteerd model te bestaan: the Oxford Happiness Inventory. Zijn onderzoek is een schot in de roos, hij mag zijn verhaal zelfs komen vertellen op TED University.

Lawine van reacties

Zijn persoonlijke experiment blijkt echter een mooie teaser. Zo voor de hand liggend eigenlijk, en toch nooit eerder op deze manier uitgevoerd. Het duurde nog bijna een jaar voor Stolze het juiste moment had gevonden om offline te gaan, want zoiets komt nooit echt goed uit. “Ik had ook geen idee wat ik me op de hals haalde. Ik heb natuurlijk wel onze belangrijkste klanten op de hoogte gesteld en het mijn omgeving verteld.”

Een lawine van reacties volgde, uiteenlopend van ‘ik zou het niet kunnen’ tot ‘ik was ook verslaafd aan internet’. Hij was overweldigd door de hoeveelheid aandacht. Taarten, ansichtkaarten, handgeschreven brieven… “ Die wilde ik graag persoonlijk beantwoorden, en dat viel nog niet mee. Ik was mijn handschrift kwijt, en ik kreeg spierpijn!”

Mensen van wie hij gewend was tien e-mails per dag te ontvangen, bleken opeens voldoende te hebben aan een kort telefoongesprek of een sms. Dat verschil werd plotseling erg duidelijk. Gesprekken werden hoe dan ook beter en diepgaander. Ook de concentratie tijdens het werken was vele malen hoger zonder de onderbreking van internet, en met name e-mail. “Ik ben nog nooit zo productief geweest.”

Dit inzicht leverde direct een van de belangrijkste conclusies van zijn experiment op: e-mail wordt bijzonder inefficiënt gebruikt. “Het is een van de grootste bedreigingen voor productiviteit. Sommige mensen sturen er tientallen per dag, met allerlei attachments, cc’s en blinde cc’s. Op de een of andere manier is dit gedrag erin geslopen, omdat het snel, gemakkelijk en gratis is. Men mailt zelfs als men een kamer van elkaar verwijderd zit. Zeker als er emoties aan te pas komen, is het een uiterst ongeschikt medium. Ik heb bedrijven gezien waar medewerkers de hele dag bezig zijn met e-mails beantwoorden. Zij zijn slaaf van hun inbox. In heb mijn e-mail in een maand tijd niet gemist. Ik ben bezig met een manifest over goed e-mailgebruik. E-mail is bijzonder handig om afstand en tijd te overbruggen, als distributiemedium. Maar er mist een gedragscode die voor bellen en vergaderen wel bestaat.”

Versnipperde aandacht

Toch ging Stolze, in tegenstelling tot veel eerdere onderzoeken, uit van de positieve bijwerkingen van internet. “Mijn persoonlijke conclusie is eigenlijk heel simpel: je kunt niet meer zonder internet. Eenvoudige zaken als een telefoonnummer of een route opzoeken, een hotel boeken, kosten zonder internet veel meer tijd en moeite. Wat ik het meest miste, waren de virtuele vriendschappen. De lol en de inspiratie. Twitter vervangt voor mij voor een groot deel mail en rss. Ik moest ook steeds rare reflexen onderdrukken om niet alles te fotograferen en op mijn blog te zetten. Het eerste wat ik online deed, was op Twitter melden dat ik terug was. Maar ik ben ook erg gehecht aan mijn rss-reader; de dagelijkse hersenspinsels van interessante mensen als Seth Godin.”

Stolze had voorspeld dat hij op 1 januari direct weer “aan het infuus” zou gaan. Hij wist het echter uit te stellen tot 7 januari. “Natuurlijk ben ik bang dat ik weer in mijn oude patroon verval en de hele dag lijd onder versnipperde aandacht. Het is niet voor niets dat op mijn iPhone wifi en gprs nog steeds uitgeschakeld staan. Ik heb zelfs overwogen het experiment nog veel langer voort te zetten. Maar uiteindelijk is dat natuurlijk niet vol te houden in mijn werk. Maar ik zal het wel bewuster gaan gebruiken. Ik wil mijn werk niet meer laten verstoren door allerlei digitale prikkels. En ik ga geen e-mailtikkertje meer spelen. Op die manier heb ik veel meer aandacht voor wat ik doe en voor de mensen om me heen. Internet is fantastisch, maar op een aantal gebieden zijn we doorgeschoten. Het is goed om daar eens kritisch bij stil te staan. De afgelopen maand heb ik veel gemist, maar ook heel veel gevonden.”

Deel dit bericht

6 Reacties

Tjeerd Kramer

Helemaal mee eens. "Vroeger" had ik mijn emailclient tijdens mijn werk constant openstaan, nu bekijk ik mijn inbox 3 maal per dag. Aan het begin van mijn werkdag, rond het middaguur en vlak vorodat ik stop. Dat is meer dan genoeg, in principe volstaan 1x per dag ook prima. Het is niet zo dat je inbox controleren zelf nou zoveel tijd kost, maar je wordt wel constant (bij ieder spammailtje) afgeleidt…

JP

Leuk artikel met absoluut een kern van waarheid. Als internetjunkie van het eerste uur overweeg ik regelmatig om mijn Blackberry te vervangen door een 'normale' telefoon.Dan ben je iig prima bereikbaar voor belangrijke zaken en wordt je niet elke tien minuten afgeleid door dat felrood knipperende lampje…

Danny Mekic'

De titel van dit artikel suggereert dat het gebruik van e-mail per definitie leidt tot niet-productief zijn of per definitie de productiviteit bedreigt. Ik denk dat het heel erg afhangt van hoe je e-mail gebruikt, welke plaats je e-mail geeft in je leven. En inderdaad, als je je mailclient iedere minuut e-mails op laat halen en iedere keer als je *PLING* uit je computer hoort komen andere activiteiten en zelfs gesprekken met mensen aan je voorbij laat gaan, ja erg productief zal je dan nooit zijn. Als je goede filters op je inbox hebt zitten en op gezette tijden je e-mail opent dan kan het de productiviteit juist verhogen. Ik moet er niet aan denken om sommige mailwisselingen waar ik aan deelneem in een andere situatie telefonisch af te moeten handelen. Of iedere keer de oceaan over te moeten vliegen om iemand in Amerika gedag te zeggen. Verder mis ik in dit artikel het kostenaspect. Als het al zo is dat je door het gebruik van e-mail minder productief bent, maar aan 300%-kostenreductie kunt doen waardoor je bijvoorbeeld een assistent in kunt schakelen, dan kan het een heel erg afgewogen beslissing zijn om juist w?l veel gebruik te maken van e-mail als communicatiemedium.

Patrick Vanhoucke

De vaststellingen die Jim Stolze doet kan ik beamen. Het valt me in mijn werksituatie ook op dat mensen vaak totaal niet meer weten in welke gevallen ze het beste iets via e-mail kunnen afhandelen en in welke gevallen ze maar beter naar de telefoon kunnen grijpen. Zo worden persoonlijke dingen vaak via e-mail afgehandeld, wellicht juist omdat men een persoonlijke face-to-face wil vermijden. Ook dringende technische problemen worden vaak via e-mail gemeld, terwijl je dan juist geen enkele garantie hebt dat er snel een oplossing komt (nl. als de ontvanger niet aan zijn bureau zit). Omgekeerd ziet men dat problemen die gestoffeerd moeten worden met feiten- of cijfermateriaal vaak telefonisch worden doorgegeven, terwijl juist daar e-mail het meest geschikt is omdat je dan een "neerslag" hebt en voorbeelden waarop je tijdens de behandeling van het probleem kunt terugvallen. Ik ben ook betrokken bij een helpdesk en dan zie je vaak dat mensen na de afhandeling van een probleem ook nog eens een bedankje sturen. Dat is natuurlijk allemaal goedbedoeld, maar zo'n bedankje moet ook door een medewerker bekeken worden omdat nu eenmaal elk binnenkomend bericht gelezen moet worden. Ik heb de mensen dus al geadviseerd om geen bedankjes meer te sturen (en ook uitgelegd waarom). Ik ben ook in beperkte mate aan m'n eigen e-mailgebruik gaan werken. Ik heb bijvoorbeeld alle waarschuwingen voor nieuwe e-mail uitgeschakeld. Dat werkt een stuk rustiger omdat je niet voortdurend wordt afgeleid. Ik heb ook geprobeerd om mijn e-mail slechts ??n of twee keer per dag te controleren, maar dat is mijn beroep moeilijk haalbaar. We zitten vaak met informatie die dringend gecommuniceerd moet worden, maar die te technisch is om dat telefonisch te gaan doen. Ik probeer wel vaker naar de telefoon te grijpen. Dus geen mailtje meer naar een collega om te vragen of hij/zij 's middags mee gaat lunchen, maar gewoon een belletje, of langslopen. Eenvoudige berichten die ik toch via e-mail moet beantwoorden, probeer ik onmiddellijk af te handelen zodat de mailbox niet volloopt. Over sommige dingen hoef je immers niet lang na te denken, dus waarom zou je dan je antwoord uitstellen. Dat leidt alleen maar tot stress.

Jim Stolze

@Tjeerd: Goeie actie! Door je mailprogramma slechts een aantal keer per dag te openen, kun je meer aandacht aan je werk besteden. Doordat je niet steeds opnieuw 'erin' hoeft te komen, schijn je 1,5 uur per dag productiever te zijn! @JP: Ik heb in december meer dan 10 mensen gesproken die hun Blackberry weer TERUG hebben gegeven aan hun baas. Vaak is er een interpretatieverschil tussen bereikbaarheid ?n beschikbaarheid. @Danny: Je hebt gelijk dat ik het niet zo zwart-wit bedoel. E-mail is een onge?venaard distributiemedium, zonder twijfel. De problemen die ik beschrijf hebben te maken met e-mail als commmunicatiemedium. @Patrick: Mooie observaties! Bedankt-emailtjes… dat is een goeie. Ik vraag me af of de "aai over de bol" niet meer indruk maakt, dan het simpele lezen en deleten met een glimlach 🙂

jaspar roos

He jim,Leuk verhaal. Nu snap ik de reden van je TED verhaal, was mij door al het emailgeweld niet doorgedrongen hoe jij het geluk had over een mooi onderwerp als over geluk te schrijven. Eerste koffie in het Dialogues House als je langskomt is van mij!

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond