Kostenbesparing reden om over te stappen op voip

Bijna een op de vijf Nederlandse bedrijven met 50 werkenemers of meer heeft plannen om binnen nu en 3 jaar te investeren in voice over ip (voip) toepassingen. Dat blijkt uit een onderzoek van Triple P en MarketCap. Veruit de belangrijkste reden c.q. drijfveer (circa 64 procent)is bij deze bedrijven de verwachte kostenbesparing.

Voor het onderzoek zijn interviews afgenomen bij circa 450 bedrijven met 50 werknemers of meer.  Vooral bij kleine bedrijven (50 tot 100 FTE's) is kostenbesparing verreweg de belangrijkste reden om over te stappen naar een voip-oplossing. Bijna 90 procent van de bedrijven met investerings-plannen geeft aan dat dit de belangrijkste reden is.

Verder worden ook regelmatig redenen genoemd als nieuwe technologie & innovatief en de flexibiliteit van de werkplekinrichting. Richard Schuit, business consultant voip & ipt van Triple P: “Uit het onderzoek blijkt duidelijk dat de drive om over te stappen een verwachte kostenbesparing is. “

Volgens Triple P dienen leveranciers er dus voor te zorgen dat dat niet leidt tot een anticlimax bij potentiële voip-gebruikers. Ze moeten daarom ook gewaarschuwd moeten worden voor mogelijke tegenvallers in de eerste fase van een voip-traject, vindt Triple P.

Waar circa 64 procent aangeeft dat kostenbesparing de reden is voor de VoIP-investeringen, heeft ruim 5 procent  van de bedrijven een zeer praktische reden voor de overstap. En dat is een verhuizing. Schuit: “Bij veel bedrijven is telecommunicatie nog steeds een verborgen onderdeel van de infrastructuur en dat valt soms onder de verantwoordelijkheid van facilities management. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er bij een verhuizing over een aantal zaken nog eens goed wordt nagedacht. Op dit soort momenten worden vaak ook afwegingen gemaakt voor zaken als wel of geen Wireless Office.” 

Naar branche bezien wordt naast kostenbesparing bij de sector zakelijke dienstverlening relatief vaak de verhuizing als reden genoemd. Binnen de publieke sectoren wordt relatief vaak beheersbaarheid & bereikbaarheid als belangrijke reden om over te stappen naar voip-toepassingen genoemd. Het volgen van de laatste technische ontwikkelingen wordt als reden vaker genoemd binnen de financiële dienstverlening, het onderwijs en de overheid. Bij de financiële dienstverlening speelt verder het hebben van meer flexibele werkplekken eveneens een belangrijke rol bij de investeringen in voip.

Bij het onderzoek is bij bedrijven waar al gewerkt wordt met VoIP-toepassingen ook geïnventariseerd welke problemen men heeft gehad bij de implementatie ervan. Bij 39 procent van de bedrijven heeft men naar eigen zeggen onvoldoende ondersteuning gehad vanuit de leverancier van de voip–oplossing. Dit speelt vooral binnen de sectoren bouw, overheid, handel en industrie. Verder wordt vooral bij kleinere bedrijven het gebrek aan ondersteuning als een probleem ervaren.

Richard Schuit heeft hier een simpele verklaring voor: “Binnen deze sectoren is veelal de ICT-afdeling verantwoordelijk voor zowel de data- als de voice-toepassingen. Dit betekent toch vaak dat er een hiaat is op gebied van voice-kennis binnen een meer traditionele IT-afdeling. Wanneer je hier als leverancier tegen aan loopt, dan dien je dit terdege te beseffen en dient er dus in de aanbieding rekening gehouden te worden met educatie en intensieve begeleiding. Dit betekent van de andere kant, dat klanten waarbij sprake is van kennisgebrek op gebied van VoIP en/of IPT ook niet puur op offerteprijs de leverancier moeten selecteren. Wanneer dit gebeurt blijft er veelal geen ruimte meer over voor serieuze begeleiding vanuit de leverancier en komen de doelstellingen van de implementatie, zijnde kostenreductie dus in het gedrang.”

Andere problemen die zich veelvuldig voordoen bij de implementatie van een VoIP-toepassing zijn: verminderde spraakkwaliteit, de noodzaak tot extra opleiding van eigen personeel (intern kennisgebrek), aanpassingen aan WAN-netwerken, gebrek aan telefonie-kennis en ervaring bij de ict-afdeling en het gemis aan traditionele voice-faciliteiten bij de VoIP-oplossing. “Wanneer je deze lijst aan potentiële problemen bekijkt, dan blijken dus vooral de ondersteuning vanuit de leverancier en de kennis van de business processen van de klant bij de leverancier cruciaal te zijn bij het al dan niet slagen van een VoIP-implementatie,” aldus Schuit.