Hof: online notarisservice HEMA volledig legitiem

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie heeft het hoger beroep tegen HEMA verloren. De KNB wilde niet dat notarissen meewerken aan de online notarisservice van de retailer, omdat niet duidelijk was of zij zich wilden houden aan de notariële wet- en regelgeving. De brancheorganisatie legde de zaak in eerste instantie voor aan de tuchtrechter.

In 2013 maakte HEMA bekend samenlevingscontracten en testamenten via internet te willen verkopen. Consumenten kunnen die via internet zelf opstellen, waarna een notaris het document rechtsgeldig maakt. Zo’n dertig notariskantoren werkten eraan mee, inmiddels zijn dat er honderd via zo’n dertig notariskantoren.

Volgens de KNB kon de notaris onvoldoende regie, zeggenschap en toezicht uitoefenen, overtreedt hij zijn geheimhoudingsplicht en schendt zijn zijn zorgplicht.

Zo wordt een deel van de te verrichten werkzaamheden aan HEMA uitbesteed. Een notaris heeft geen mogelijkheden om toezicht uit te oefenen op de wijze waarop HEMA die werkzaamheden verricht, kan daarop evenmin controle uitoefenen en moet erop vertrouwen dat die werkzaamheden op een zorgvuldige wijze worden verricht.

De notaris heeft verder de verplichting om ervoor te zorgen dat klanten uitsluitend informatie binnen het kader van de geheimhoudingsplicht van de notaris verstrekken. De gegevens worden echter niet aan de notaris verstrekt en de verwerking van persoonsgegevens wordt aan de website van HEMA overgelaten. Daarbij wordt het beheer over die gegevens door anderen dan de notaris gevoerd.

De kamer voor het notariaat (Amsterdam) verklaarde de meeste klachten ongegrond. Het enige punt waarop de service van HEMA volgens de rechter tekortschoot, is de bescherming van klantgegevens. Deze mogen alleen op een door notarissen beheerde server worden opgeslagen. HEMA kreeg drie maanden de tijd om hiervoor de nodige aanpassingen door te voeren.

Het Hof heeft nu alle klachten van tafel geveegd. Het hof komt tot het oordeel dat de HEMA-notarisservice technisch, juridisch en inhoudelijk niet in strijd is met de voor deelnemende notarissen geldende wet- en regelgeving.

Het Hof constateert dat de KNB geen van de deelnemende notarissen heeft gehoord en evenmin onderzoek heeft gedaan naar de feitelijke gang van zaken met betrekking tot de naleving van de zorgplichten door de notarissen. De KNB gaat er volgens het Hof ten onrechte van uit dat de betrokken notarissen de zorgplichten en wet- en regelgeving (collectief) niet zouden naleven.

Op de website wordt volgens het Hof op een juiste en duidelijke manier uitgelegd wat een samenlevingscontract is en wat een testament is, wat met deze akten al dan niet kan worden geregeld en waarom het verstandig is om deze akten op te laten maken. De KNB heeft de juistheid en duidelijkheid van deze informatie niet betwist.

De door klanten verstrekte gegevens worden verder geplaatst op een aparte server van een webhoster. Die heeft de notarissen contractueel geheimhouding gegarandeerd. Verder heeft de HEMA op een ander terrein (zorgverzekeringen) ervaring met de omgang met persoonsgegevens en de daarbij te waarborgen geheimhouding en beveiliging.