-

12 Handige tools voor online samenwerking

Het web biedt fantastische mogelijkheden om efficiënt samen te werken op afstand. Maar ook als je bij elkaar in dezelfde ruimte werkt, kan het heel handig zijn om online samen te werken. Bij Mediaweb gebruiken we inmiddels aardig wat samenwerkingsprogramma’s in ons dagelijks werk. Ook met onze klanten. Want een belangrijk aspect van de Duurzame Website is dat we structureel en regelmatig samenwerken met onze klanten. In deze blogpost bespreek ik de negen belangrijkste tools die wij dagelijks gebruiken en vier tools waarmee we experimenteren.

1) Google Apps

Google AppsDe afgelopen paar jaar is de belofte van het kantoor in de cloud steeds verder ingelost. Met name Google heeft met Google Docs en het op de zakelijke markt gerichte Google Apps deze markt enorm in beweging gebracht. Microsoft moest wel volgen en kwam met Office 365. Voor ons is het inmiddels haast ondenkbaar dat je een document nog lokaal opslaat. Google Drive, Gmail, Calendar, Contacts, Documents, Spreadsheets en Presentations stellen ons in staat om online samen te werken met elkaar, met onze freelancers en met onze klanten.

Tip: bezoek http://gappstips.com/ voor een zee aan handige tips als je werkt met Google apps.

2) Google Hangouts

Google HangoutsEen aparte vermelding verdient Google Hangouts. Deze applicatie heeft bij ons inmiddels Skype en Facetime verdrongen als favoriete videoconferencingtool. Met name wanneer je met meerdere personen tegelijk wilt overleggen en je scherm wilt delen, werkt Google Hangouts fantastisch. De chat functie vind ik minder. Maar ik ben sowieso niet zo van het chatten. Een ander nadeel is dat je een GooglePlus-account nodig hebt om Hangouts te kunnen gebruiken. Maar aangezien zo’n account makkelijk is aan te maken en niets kost, is het een overkomelijk bezwaar.

Tip: open een nieuwe hangout in een aparte tab in plaats van een pop-up: https://plus.google.com/hangouts/

3) Adobe Creative Cloud voor teams

Adobe Creative CloudOns hele team maakt gebruik van de uitgebreide suite van creatieve software tools van Adobe. Sinds een half jaar heeft Adobe een huurmodel‘ Adobe Creative Cloud voor teams’ waarbij samenwerking in de cloud een belangrijke rol speelt. We hebben een tijd getwijfeld of we de overstap wilden maken. Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen, ook al is dit gelijk verreweg de duurste oplossing die we gebruiken. Het mooie van deze service is dat je altijd over de nieuwste versies van alle Adobe tools kunt beschikken. Met sommige tools werk je elke dag, zoals Photoshop (nee, niet voor mockups!). En andere tools sporadisch, zoals Premiere. En we kunnen vrijelijk experimenteren met nieuwe tools zoals Edge Reflow.

Tip: Gebruik Adobe Edge Reflow om responsive web designs te prototypen.

4) Confluence

ConfluenceHet delen van kennis is een essentieel onderdeel van de samenwerking binnen een kennisintensief bedrijf. Sinds drie jaar beschikken we over ons eigen wiki. Deze wiki is opgezet in het programma Confluence van Atlassian. Alle waardevolle kennis die we verzamelen en alle belangrijke informatie over onze procedures en de websites waaraan we werken is makkelijk toegankelijk voor iedereen in het team. Gezien de gevoeligheid van een deel van de informatie, is deze wiki uitsluitend toegankelijk binnen het netwerk van Mediaweb.

5) ActiveCollab

ActiveCollab 3De afgelopen vijf jaar gebruiken we ActiveCollab voor ons project management. ActiveCollab in combinatie met een speciale plug-in (zie tip) stelt ons in staat om via e-mail met onze klanten te communiceren over uit te voeren werkzaamheden en toch alle taken in een overzichtelijk ticketsysteem te beheren. ActiveCollab biedt deze mogelijkheid. De klant werkt volledig met e-mail. In principe hoeft hij nooit op de webapplicatie in te loggen. Terwijl wij een overzichtelijk project management omgeving hebben waarin we agile kunnen werken.

Tip: Installeer de Tasks plus plug-in zodat klanten niet meer hoeven in te loggen. Ze kunnen alles af via overzichtelijke e-mails.

6) Bugherd

BugherdDe klant of een bezoeker van je website vindt een bug. Tot voor kort kregen we dan een telefoontje, of een e-mail met daarin de melding dat die of die pagina niet goed werkte. Vaak was niet direct duidelijk om welke pagina het ging. Laat staan om welk onderdeel van de pagina. Bugherd lost dat probleem op. Als de bezoeker van een webpagina een probleem tegenkomt, kan hij op de button ‘feedback’ klikken en vervolgens aangeven welk onderdeel van de website een probleem vertoont. Hij kan het probleem beschrijven. Bugherd maakt automatisch een screenshot en registreert alle denkbare informatie over operating systeem, browser type en versie, schermresolutie, etc etc. Dit scheelt ons heel veel uitzoekwerk en zo vinden we de oorzaak van het probleem ook veel sneller.

Tip: Installeer de openbare versie van Bugherd voor een feedback-knop, zodat bezoekers van je site feedback kunnen geven.

7) Dropbox

DropboxBegin dit jaar hebben we de hele kantooromgeving vernieuwd. Belangrijke doelstelling was dat we altijd en overal kunnen werken met onze complete kantooromgeving onder handbereik. Dit betekende dat we onze fileserver volledig moesten repliceren in de cloud. We hebben toen verschillende oplossingen onderzocht: Google Drive, Box, SugerSync, CX, SpiderOak, Cubby, Egnyte en Dropbox. Uiteindelijk viel de keuze op Dropbox vanwege deze twee belangrijke mogelijkheden die Dropbox wel bood en de anderen (destijds) niet: Selective sync (niet alles naar elke gekoppelde werkplek synchroniseren). Local sync (als je een fileserver lokaal hebt draaien, dan sync je direct via je LAN).

Tip: Gebruik de app op je smartphone en je kunt altijd bij al je bestanden.

8) Beanstalk

BeanstalkBeanstalk is een SAAS (software as a service)-oplossing voor het beheren van programmeercode voor teams. Dankzij Beanstalk kunnen wij de websites die we bouwen en beheren heel gecontroleerd uitrollen van ontwikkelomgeving naar acceptatieomgeving, naar productieomgeving.

Onze techies zijn vooral heel erg blij met deze voordelen van Beanstalk (ben je geen nerd, sla deze bullet points gerust over):

Gemakkelijk beheer van repositories:

  • Aanmaken van SVN, Mercurial of Git repositories in een paar klikken.
  • Heel eenvoudig gebruikers/rechten-beheer met default waarden.
  • Goede en overzichtelijke management mogelijkheden (commit updates, deployments, commit history, daily digestmails).

Geniale deployment mogelijkheden:

  • Per repository kun je meerdere deployments hebben. Bijvoorbeeld: voor speciale Git branches verschillende omgevingen inrichten (development, testen, acceptatie, productie).
  • Koppelen van repositories aan een of meerdere servers via FTP, SFTP/SSH en zelfs verscheidene clouddiensten zoals Heroku, S3, Rackspace Cloud Files. Indien je dus een bepaalde site aan een ‘farm’ hebt hangen dan hoef je je geen zorgen te maken over schaalbaarheid en bruikbaarheid van Beanstalk.
  • Autodeployment voor bepaalde repositories (denk aan development servers)
  • Pre/Post hooks (voor FTP servers kunnen het webhooks zijn, voor SFTP/SSH zelfs CLI commando’s).
  • Incident warning (deployment error, pro/post hook error)
  • Handige, directe integratie met verschillende clients zoals Git Tower en Cornerstone.

Experimenteel:

De volgende vier tools gebruiken we (nog) niet voor onze dagelijkse samenwerking, maar we experimenteren er wel al mee.

9) Gathercontent

GathercontentDe gedachte achter Gathercontent is heel goed. Deze tool biedt de mogelijkheid aan niet technisch ingestelde mensen om goed gestructureerde content aan te leveren voor een nieuwe website of een website redesign. Daarbij biedt het mooie samenwerkingsmogelijkheden, zodat meerdere auteurs samen aan de content kunnen werken. Ook de workflow van het aanmaken, goedkeuren en publiceren is heel goed geregeld. We hebben Gathercontent voor drie websites uitgeprobeerd en het is veelbelovend. Alleen vinden we met name de exportmogelijkheden momenteel nog te beperkt. De mensen van Gathercontent werken wel hard aan het uitbreiden en verbeteren van de exportmogelijkheden. Dus we blijven dit product wel volgen.

10) Evernote

Evernote

In 2009 had ik al een keer een Evernote-account aangemaakt. Maar destijds kreeg ik het niet ‘in m’n systeem’. Het account bleef slapend actief, tot ik begin dit jaar zoveel lyrische verhalen hoorde van Evernotefans, dat ik me er toch weer in heb verdiept. En ik moet zeggen, nu gebruik ik Evernote elke dag de hele dag. Alles wat ik aan interessants vindt op het web bewaar en tag ik in Evernote. Het is de basis vanwaar uit ik m’n blogposts schrijf. Het mooie is dat Evernote beschikbaar is op werkelijk elk apparaat dat je maar kunt verzinnen. Dus of ik nu op kantoor achter m’n Mac zit, thuis achter m’n laptop, onderweg op m’n smartphone of op de PC van iemand anders, ik kan altijd bij m’n notities. Ik heb Evernote nu nog onder het kopje ‘experimenteel’, omdat we de samenwerkingsmogelijkheden van Evernote nog niet benutten. Ik gebruik het alleen. Maar Evernote Business heeft interessante samenwerkingsmogelijkheden en die wil ik wel gaan onderzoeken.

11) Murally

Murally

Mural.ly is een heel mooi vormgegeven en super handige online applicatie om samen moodboards mee te maken. Ik heb er nog niet echt een project mee gedaan en ook nog niet echt in samengewerkt. Maar ik vind het een prachtig product en ik verwacht er veel mee te gaan doen. Zowel met collega’s als met klanten. Heel handig is de Mural’ly catcher, een iPhone-app waarmee je dingen kunt fotograferen, linkjes kunt bewaren, snelle schetsjes en notities kunt maken op je telefoon. Deze stuurt ze dan naar je Mural’ly-account, zodat je ermee kunt werken in je moodboards.

12) Sqwiggle

SqwiggleWe werken hier niet mee, maar ik heb er wel hele goede berichten over gehoord. Daarom vermeld ik deze oplossing toch. Sqwiggle benadert voor een team dat geografisch verspreid werkt nog het meeste het samen in een ruimte werken. Je kunt in een oogopslag zien of je een collega kunt storen voor een vraag of niet. Het team van Headscape in het Verenigd Koninkrijk werkt er mee en is erg enthousiast. Alleen schijnen de computers erg warm te worden, omdat het veel processorkracht kost. Sqwiggle werkt momenteel aan dat probleem. Eentje om in de gaten te houden voor distributed teams.

Heb jij ervaring met één of meer van deze tools? Of heb je nuttige aanvullende tips? Deel ze met ons hieronder in de reacties!

Deel dit bericht

13 Reacties

Yvon

Ik mis TeamViewer in dit lijstje!

Eric Van Hall

Hi Yvon. Het is zeker geen complete lijst. Het is de lijst van tools die wij gebruiken bij Mediaweb. Bedankt voor het aanvullen met Teamviewer. Er zullen nog wel meer aanvullingen volgen hier in de comments schat ik zo.

Tim van den Bosch

Bedankt voor de tips!

Trello is ook zeer de moeite waar Eric, wij gebruiken het intern werkelijk voor alles, voor alle projecten en zelfs de boodschappenlijst 😉
http://www.trello.com

Eric Van Hall

Ha Tim. Bedankt voor de aanvulling. Trello is ook mooi. We kijken er momenteel naar. Overlap met ActiveCollab en Bugherd. Voor de boodschappenlijst gebruiken we een Google doc. Werkt super!

dennis de ree

Wat dacht je van http://www.secone.com dit gaan we per 1 september lanceren.

Jaap

Hartelijk dank voor de lijst. Er staan nog een paar tools in die ik zeker nader ga bekijken. Ik werk samen met een programmeur in Nieuw Zeeland en wij gebruiken (naast Dropbox en Skype) Asana voor to do lists. Prive gebruik ik Evernote (voor van alles nog wat) en Pocket voor artikelen die ik nog moet lezen. Asana en Pocket kan ik zeker aanbevelen.

Eric Van Hall

Hi Jaap.

Bedankt voor de tips! Asana ziet er op het eerste gezicht mooi uit. Ga ik later nog eens wat beter naar kijken. Pocket gebruik ik wel. Vooral om videos voor later te bewaren. Als ik dan ergens wat tijd heb te doden, bekijk ik die op m’n telefoon. Werkt prima.

Kim

Hi Jaap,
Dit lijstje laat duidelijk zien waarvoor deze tools ingezet kunnen worden. En er missen inderdaad nog genoeg tools die een aantal van deze losse tools in één hebben. Een daarvan is de Nederlandse aanbieder Viadesk. Dit platform kun je gebruiken als een projectmanagement systeem, sociaal intranet en een document sharing systeem. Hierbij komen niet alleen de features terug die ook terug te vinden zijn bij Google of Dropbox maar ook features die te vinden zijn bij Evernote of andere Google apps.

Daarbij denk ik ook dat er goed gekeken moet worden naar de type aanbieder, een Amerikaanse of Europese partij. Zeker met alle ophef rondom privacy en de toegang tot data.

Als laatste wil ik nog het werken op de tablet of smartphone aankaarten. Veel van deze tools zijn al compatible voor smartphone en tablets, maar ik denk in de huidige manier van werken is dit een must. Een duidelijke app met features om zo goed mogelijk online te werken is een must voor de huidige cloudaanbieders.

Neem eens een kijkje bij Viadesk -> http://www.viadesk.nl/overzicht

Juliette

Binnen Zorg en Welzijn wordt veel gebruikt gemaakt van de werkgroepen die geïntegreerd zijn in Yunits. Een social network for professionals (social intranet) zoals bijvoorbeeld GGD Kennisnet. Op dit kennisnet zijn honderden werkgroepen te vinden (van klein tot groot) waar professionals samenwerken aan documenten, elkaar vinden en discussies starten. De werkgroep van inspectie kinderopvang is 400 leden groot en wordt dagelijks gebruikt. Mailverkeer is voor hun niet meer aan de orde. Alles gebeurd in de werkgroep.

Haye Elgersma

Deze blog stamt al uit 2013 en sindsdien is er veel veranderd. Er zijn vele nieuwe tools bij gekomen wat ook valt te lezen uit de reacties die geplaatst zijn naar aanleiding van de blog.

Wil je een goed overzicht krijgen anno nu dan mag zeker Process2View niet ontbreken in dit rijtje.
Kijk maar eens op http://www.process2view.nl om te ontdekken hoe deze tool je kan helpen bij het online samenwerken.

malse man

deze reacties zijn pure reclame

Ronald - Bouw

Oef lang geleden en toch een van de eerste websites die ik vind ik Google. Er is een hoop veranderd. Veel uit de lijst zijn niet meer concurrerend en vboxxcloud is er eentje die zeker mist: https://www.vboxxcloud.nl

Alex Jongeneelen - VlogStudio

Redelijk gedateerd, maar mis nog Slack. Waarschijnlijk voor de meesten bekend, maar toch…

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond