Industry Wire

Geplaatst door Software Vergelijken

Boekhoudsoftware klaar voor digitale toekomst

Groningen, NL – Vanaf 1 januari 2017 verplicht minister Kamp van Economische zaken e-factureren voor leveranciers van de Rijksoverheid. Dit betekent dat alle leveranciers van de Rijksoverheid vanaf deze datum bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun facturen alleen elektronisch kunnen worden ingediend. Zo wil de Nederlandse regering een bedrag van tien miljoen besparen. Door de invoering van e-factureren worden daarnaast trage administratieve processen en fraude een halt toegeroepen.

Uit onderzoek blijkt dat Nederlandse bedrijven ieder jaar zo’n 12 miljoen facturen versturen aan de overheid. Daarvan worden er ruim 1,5 miljoen aan de Rijksoverheid verzonden. Het besluit heeft dan ook een behoorlijke impact op het bedrijfsleven. Maar hoe werkt digitaal factureren eigenlijk? En in hoeverre is de boekhoudsoftware markt hier klaar voor?

Wat houdt digitaal factureren in?

Met digitaal factureren, ofwel e-factureren, worden facturen automatisch uitgewisseld tussen het systeem van een bedrijf en een leverancier. Volgens ondernemersorganisaties heeft e-factureren veel voordelen ten opzichte van factureren op papier. Het factureer proces kan namelijk geautomatiseerd worden, wat een hoop tijd en energie bespaart. Daarnaast worden verwerkingsfouten voorkomen en kan het gehele proces beter in kaart worden gebracht. Ook is het milieuvriendelijk, omdat je geen papier meer hoeft te gebruiken. E-factureren wordt helaas nog niet door alle bedrijven toegepast. Maar dit besluit het overstappen van de overheid naar e-factureren XML-facturatie door de overheid, is wel hét moment om een organisatie geheel op e-facturen in te richten. Dit begint bij de aanschaf van een boekhoudpakket die e-factureren ondersteunt. Boekhoudpakketten bieden daarom een UBL-factuurformaat aan.

UBL: de nieuwe standaard

Universal Business Language (UBL) wordt steeds meer door bedrijven toegepast voor digitale bedrijfsvoering. Zo wordt UBL gebruikt voor het facturen maken of bestelbonnen opstellen, maar ook voor het rechtstreeks plaatsen van facturen in de administratie van de klant. Dit scheelt een hoop tijd aan administratieve werkzaamheden. De Nederlandse overheid gebruikt UBL als standaard voor e-facturatie. De overheid heeft wel gekozen voor een eigen variant: UBL-OHNL. Dit wordt als berichtenstandaard voor inkomende en uitgaande facturen ingezet. Het is dus belangrijk dat bedrijven over software beschikken die de UBL functionaliteit ondersteunt.

Boekhoudsoftware is er klaar voor

Door de invoering van e-facturatie bij de overheid dienen zo’n 70.000 bedrijven die producten en diensten aan overheden leveren moeten overstappen op e-factureren. Dit heeft uiteraard een sneeuwbal effect. De Rijksoverheid geeft op deze manier een goed voorbeeld aan bedrijven om zo de digitalisering van de factuurstroom snel op gang te laten komen.

Steeds meer software bedrijven bieden de UBL functie aan, zoals Exact Online en Reeleezee. Inmiddels blijkt uit onderzoek dat zo’n 50% van de aangeboden boekhoudsoftware deze functie al aanbiedt voor zzp’ers en klein mkb’ers. Binnen het MKB-segment wordt UBL zelfs door 75% ondersteund. Ruim 70 leveranciers hebben zich inmiddels al aangemeld aan de UBL ketentest. Ongeveer één derde hiervan biedt al de UBL functie aan of heeft hem getest. Het hoofdzakelijke doel van deze test is het bieden van een platform aan softwareleveranciers en zelfontwikkelaars, die UBL in hun software willen gebruiken. Deze ketentest is nadrukkelijk onafhankelijk van het kanaal waarlangs digitale facturen worden uitgewisseld. Verwacht wordt dat andere aanbieders UBL ook snel gaan opvolgen naar aanleiding van dit besluit. In ieder geval biedt de boekhoudsoftware markt nu al voldoende mogelijkheden voor zzp’ers en het MKB om over te stappen op e-factureren.

Dit artikel is een ingezonden bericht en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.

Deel dit bericht