Defensie Pijpleiding Organisatie digitaliseert met OpenText

Onderdeel Ministerie van Defensie optimaliseert uitwisseling en beschikbaarheid informatie met SAP Extended Enterprise Content Management van OpenText

Defensie Pijpleiding Organisatie (DPO), een onderdeel van het Ministerie van Defensie, kiest voor OpenText voor het digitaliseren van documenten en archieven. Binnen DPO rijst de behoefte om documenten en archieven digitaal aan te spreken. De SAP Extended Enterprise Content Management-oplossing van OpenText maakt deze digitalisering mogelijk.

Net als bij het Ministerie van Defensie en NATO Support Agency, waar DPO onderdeel van uitmaakt, is de bedrijfsvoering gestandaardiseerd op SAP. Echter, een goede centrale opslag- en beheermogelijkheid voor documenten mist in deze systemen voor de DPO. De SAP Extended Enterprise Content Management-oplossing van OpenText biedt deze centrale omgeving voor gegevensuitwisseling en sluit naadloos aan op de systemen van SAP.

“Eén van de belangrijkste redenen om voor OpenText te kiezen, ligt in de gecertificeerde interface tussen SAP en OpenText”, verklaart Ron Kramer, Hoofd Staf Control binnen DPO.

DPO werkt als organisatie decentraal. Dit betekent dat de depots verspreid door het land zijn gevestigd en er ook personen in het veld werken. Al deze afdelingen en personen moeten op elke gewenste locatie en op elk moment informatie kunnen uitwisselen en centrale archieven kunnen raadplegen. Om dit te realiseren, moet de informatie-uitwisseling naar een hoger niveau worden gebracht.

DPO heeft gekozen voor SAP Extended ECM van OpenText om informatiestromen beter en efficiënter te kunnen beheren, zodat iedereen binnen de organisatie overal en altijd toegang tot de documenten heeft. Ook moet er rekening worden gehouden met de geldende regelgeving met betrekking tot onder andere veiligheid en ruimtelijke ordening. Daarnaast heeft DPO als organisatie een internationaal karakter. In het kader van de lange termijnvisie moet de oplossing daarom ook internationaal uitrolbaar zijn.

“Het uiteindelijke doel is het realiseren van één centrale digitale omgeving voor het raadplegen en uitwisselen van al onze documenten. Deze documenten bevinden zich nu nog in diverse digitale en fysieke omgevingen, al dan niet ontsloten voor de rest van de organisatie”, legt André Spruitenburg, consultant bij Nessos en verantwoordelijk voor de projectleiding, uit. “Met behulp van OpenText zullen alle documenten fasegewijs worden gedigitaliseerd en vanuit een centrale omgeving beschikbaar worden gesteld. Na de implementatie is ook het raadplegen van documenten via Microsoft SharePoint mogelijk. Voor de techniek is een applicatiespecialist van X-center aangetrokken. De implementatie loopt tot nu toe voorspoedig en de eerste ervaringen zijn dan ook zeer positief.”

De implementatie van SAP Extended ECM van OpenText is in september begonnen en zal naar verwachting in de tweede helft van 2015 worden afgerond. De eerste groepen medewerkers hebben de oplossing inmiddels in gebruik. Uiteindelijk zullen alle ruim 100 medewerkers van DPO met de nieuwe oplossing van OpenText gaan werken.