MvR & Partners ondersteunt gemeente Rotterdam bij invoeren Zaakgewijs Werken

MvR & Partners ondersteunt de gemeente Rotterdam met de invoering van Zaakgewijs Werken. De gemeente Rotterdam omarmt net als veel andere gemeenten het principe ‘Zaakgewijs Werken’. De gemeente Rotterdam is al ver in klantgericht denken en digitale dienstverlening. Zaakgewijs Werken is een belangrijke volgende stap.

MvR & Partners is betrokken bij de realisatie van Zaakgewijs Werken en verzorgt de opleidingen van zowel medewerkers als leidinggevenden. Zaakgewijs Werken gaat niet alleen om de invoering van een zaaksysteem maar vooral om een veranderopgave in het denken en handelen van medewerkers. Opleidingen zijn een belangrijk onderdeel van de veranderaanpak.

Door de omvang van de organisatie van de gemeente Rotterdam is gekozen voor een gefaseerde, aanpak. Binnen de gemeente Rotterdam – met ongeveer 11.000 medewerkers – wordt gesproken over ‘Zaakgewijs Werken’.
“Onze benadering is dat de gemeente Rotterdammergericht, zaakgewijs en informatiegestuurd werkt. Dat sluit volledig aan bij het beleid zoals dat door het college van Rotterdam is bepaald“, stelt Fabienne Buijing, verandermanager binnen het programma DWARSS. DWARSS staat voor Digitaal Werken aan Rotterdamse Samenwerking en Service. “De Rotterdammer staat bij de invoering van Zaakgewijs Werken voorop. Voor de collega’s betekent het echter dat we anders gaan denken en werken: niet de taak van de medewerker maar de zaak van de Rotterdammer staat centraal. Dit gaat over de grenzen heen van afdelingen en organisatieonderdelen.”

De gemeente doet ervaring op met Zaakgewijs Werken door te beginnen met een aantal startprocessen, zoals bijvoorbeeld het aanvragen van een huwelijk. De ervaring die hiermee wordt opgedaan is gebruikt voor een aanpak die geldt als uitgangspunt voor de organisatie. De gemeente Rotterdam maakt deel uit van de vereniging Dimpact, waarin 33 gemeenten gezamenlijk Zaakgewijs Werken ontwikkelen. De ervaringen worden ook meegenomen in de trainingen van de medewerkers in Rotterdam die door MvR & Partners worden verzorgd.
Zaakgewijs Werken volgens de uitgangspunten van DWARSS is een organisatiebrede aanpak gebaseerd op een generiek model, maar met aandacht voor de specifieke processen. “Daarbij is veel aandacht voor het opleiden en trainen van de medewerkers. De nieuwe manier van werken vraagt vaak een gedragsverandering. Welke werkprocessen zijn er en hoe kunnen we die samen verbeteren, maar er ook in de toekomst van leren. Uiteindelijk gaat het om verbindend veranderen ofwel wat kunnen we met elkaar doen, welke werkprocessen zijn er en hoe pakken we dat samen aan en zorgen we ervoor dat we zo goed mogelijk de Rotterdammer van dienst zijn.”, stelt Buijing. “Samen met MvR hebben we een trainingsaanbod ontwikkeld. De trainingen zijn gericht op gebruikers, raadplegers, key-users en leidinggevenden. Het gaat zowel om een introductietraining wat Zaakgewijs Werken betekent als om knoppentraininingen van het zaaksysteem (e-suite) en een speciale training voor leidinggevenden. Volgens Buijing is de gemeente Rotterdam erg content over het trainingspakket zoals dat met MvR & Partners is afgesproken.

“De stap voor stap begeleiding rond de invoering van Zaakgewijs Werken in de hele organisatie van de omvang van Rotterdam en de training van medewerkers die Zaakgewijs gaan werken in hun processen is weer een uitdagende opdracht voor MvR”, stelt Meike Mulder, partner MvR & Partners. MvR & Partners is specialist in digitaliserings­projecten en de invoering en begeleiding daarvan bij (semi)-overheidsorganisaties. “Onze expertise en trainingsprogramma’s sluiten duidelijk goed aan bij de behoefte die (lokale) overheden zoals de gemeente Rotterdam hebben.”