Woonbedrijf ieder1 & myBrand ronden SAP-implementatie binnen tijd en budget af

‘Best practices’ oplossing optimaliseert bedrijfsprocessen

Geertruidenberg, 9 oktober 2013 – De implementatie door myBrand van een geïntegreerde, ‘best practices’ SAP-oplossing bij Woonbedrijf ieder1, de grootste corporatie in de regio Deventer/Zutphen, is binnen tijd en budget voltooid. Precies een jaar na de start van het project – op 3 januari 2013 – ging de oplossing live, tegelijkertijd met de start van de nieuwe organisatie als product van de fusie met voormalig dochterbedrijf Domined Vastgoedzorg. De nazorgfase, voornamelijk gericht op aanscherping van deelprocessen voor de afdeling Onderhoud in SAP CRM, is eind juni afgesloten. Het goede verloop van de implementatie is deels te danken aan de intensieve begeleiding door Move Beyond, een zusterbedrijf van myBrand, gespecialiseerd in project- en verandermanagement. Doel van het project was het optimaliseren van de bedrijfsprocessen ter verhoging van de efficiency en verlaging van de kosten.

De functionele SAP-producten die myBrand bij Woonbedrijf ieder1 geïmplementeerd heeft, waaronder SAP ECC, SAP CRM en SAP BW, ondersteunen vrijwel alle primaire processen van de corporatie, zoals klantcontact, verhuur, serviceonderhoud, vastgoedbeheer, financiële administratie en het management van de ontwikkelprojecten. Daarnaast heeft myBrand, met het oog op een optimaal gebruik van SAP CRM, een unieke mobiele applicatie gebouwd. Met deze app kunnen de vakmannen van de corporatie onderhoudsopdrachten afhandelen en de voorraad- en tijdconsumptie naar SAP ECC boeken om deze aan de klant te factureren of ten laste van een kostenplaats te brengen.

De voordelen van het werken met SAP zijn, een half jaar na oplevering, duidelijk. Door de integratie van de bedrijfsprocessen kan Woonbedrijf ieder1 deze nu end-to-end volgen, van de initiële klantvraag tot en met de financiële afwikkeling. Doordat de corporatie meteen ziet waar eventuele knelpunten zitten, kan zij daar direct op acteren, oftewel: rapporteren, sturen en optimaliseren. Dankzij SAP is de organisatie nu procesgericht in plaats van afdelings- en systeemgericht, zoals voorheen. De schotten tussen afdelingen en systemen zijn verdwenen.

Bij de les
Een belangrijke rol in het project was weggelegd voor Move Beyond, dat zorg droeg voor de communicatie en het verandermanagement: het kweken van betrokkenheid bij de medewerkers en het houden van focus bij proceseigenaren en kerngebruikers. Nut en noodzaak van de implementatie werden door iedereen gevoeld. De meeste medewerkers waren ook direct betrokken bij het project, mede door de fusie met het zuster/onderhoudsbedrijf en de reorganisatie van processen die in dezelfde periode hun beslag kregen. Alles werd anders, dus bleef iedereen bij de les.

De SAP-systemen van Woonbedrijf ieder1 worden gehost op het myBrand Private Cloud-platform. Daar vindt ook het technisch beheer plaats. Het functioneel beheer wordt eveneens uitgevoerd door myBrand. Dit beheer omvat onder meer het aanbrengen van projectmatige wijzigingen en het oplossen van incidenten. Het dagelijks functioneel beheer op locatie wordt verzorgd door functioneel beheerders van de corporatie zelf, in nauw overleg met hun klantcoördinator van myBrand.

Kosten besparen
“Via SAP willen we de dienstverlening aan onze klanten verbeteren en de klanttevredenheid verhogen. Dit helpt ons met één gezicht en klantgericht onze diensten te verlenen. Nu SAP met succes geïmplementeerd is, staan wij voor de taak de investering weer terug te verdienen en de beoogde efficiency en effectiviteit ook werkelijk te realiseren. Want alleen dan kunnen we kosten besparen,” aldus Menno Noordhoek, die vanuit Woonbedrijf ieder1 als programmamanager SAP de implementatie aanstuurde. “Woningcorporaties staan onder druk om met minder geld meer kwaliteit te leveren en hierover transparant te rapporteren. Dus dienen ze op hun uitgaven te letten en zich op hun core business te concentreren: het beschikbaar stellen en onderhouden van sociale huurwoningen in de eigen regio.”

“Met de succesvolle SAP-implementaties bij Woonbedrijf ieder1 en – eerder – Talis hebben wij bewezen de woningcorporatiemarkt te kunnen voorzien van een volledig geïntegreerde oplossing op basis van ‘best practices’ bedrijfsprocessen,“ zegt Rembrandt de Vries, Relatie Manager bij myBrand. “Van het creëren van een integraal klantbeeld in het KlantContactCenter tot het verwerken van alle soorten huurmutaties en het mobiel afhandelen van alle soorten onderhoudsopdrachten. Het is allemaal mogelijk.”