Digitaal vergaderen met de iPad en OpenIMS

Steeds meer mensen maken of willen gebruik gaan maken van een iPad tijdens een vergadering of een overleg. Maar hoe krijgt u de vergaderstukken op een gestructureerde en veilige manier op een iPad, zodat u papierloos kunt gaan werken?

Vergaderstukken in OpenIMS DMS
Binnen OpenIMS DMS kunt u elektronische dossiers voor een project-, afdelings- of managementvergadering maken. Een medewerker kan de stukken van de betreffende vergadering in het juiste dossier maken en/of bestaande plaatsen. Vervolgens kan OpenIMS alle stukken automatisch naar PDF converteren, zodat ze klaar staan voor distributie.

iPad app’s (aantekeningen maken en offline werken)
OpenIMS ondersteunt de generieke document distributie standaard Webdav. Via app’s als Goodreader of iAnnote kunt u documenten uit het DMS ophalen. Middels deze applicaties kunt u aantekeningen maken op een vergaderstuk in PDF formaat. Daarnaast kunt u de stukken ophalen en later raadplegen zonder een verbinding met het DMS op te hoeven bouwen. Dit wordt ook wel offline werken genoemd. U kunt dan de stukken mee naar huis of naar een externe vergaderlocatie meenemen.

Voordelen:

Minder verbruik van papier en inkt.
Tijdens een vergadering alle relevate stukken beschikbaar.
Offline werken is mogelijk, u kunt de stukken dus ook thuis of onderweg raadplegen.
Aantekeningen op documenten kunnen digitaal worden verspreid.
Geen omslachtige handelingen om documenten naar PDF te converteren en vervolgens opnieuw te uploaden.
Cloudgebasseerde opslag
Een ander niet onbelangrijk voordeel van het beheren van vergaderstukken in OpenIMS is dat de iPad app’s direct met het DMS zijn gekoppeld en dat alle informatie binnen het netwerk van uw organisatie blijft en niet in een cloud applicatie terecht komt met alle juridische en beveiligingstechnische uitdagingen.
Desalnittemin, worden cloudgebasseerde opslag platformen als Dropbox of Google Docs ook ondersteunt.

Tablets (Andriod, Windows)
OpenIMS ondersteunt niet alleen het gebruik van een iPad maar het is ook mogelijk tablets te gebruiken die Andriod draaien of (op termijn) Microsoft Surface tablets.

Over OpenSesame ICT
OpenSesame ICT BV is een Nederlands softwarehuis die zich richt op bedrijfsmatige oplossingen op het Open Source platform. De oplossingen zijn onder de naam OpenFSS en OpenIMS als standaard software beschikbaar. OpenFSS is een full-text zoekmachine voor het indexeren en doorzoeken van uw bestaande netwerk/file servers. OpenIMS is een ECM platform voor het gestructureerd beheren van ongestructureerde informatie en bestaat onder andere uit webContent-, Document-, Workflow- en E-mail Management. OpenFSS en OpenIMS draaien op vele platformen zoals Linux of Microsoft Windows, zijn op Open Standaarden gebaseerd (SOAP/XML) en zijn volledig webbased. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer H.W.W. Kunst (Business Development Manager) bdm@osict.com of een bezoek brengen aan de websites www.openfss.com en/of www.openims.com.