Alles wat je moet weten over Workplace van Facebook

Maandagavond om 19.00 uur onze tijd heeft Facebook officieel de Beta-periode van Facebook at Work beëindigd en Workplace gelanceerd. Facebook geeft aan dat wereldwijd inmiddels zo’n 1.000 organisaties Workplace gebruiken. In ons privéleven kennen we allemaal Facebook. Nu kunnen we deze vorm van communicatie en samenwerking ook toepassen op ons werk. In dit artikel beschrijf ik de belangrijkste aspecten van dit platform voor zakelijk gebruik.

Wat is Workplace?

Workplace gaat een sociale laag worden in organisaties die communicatie gaat vereenvoudigen en versnellen waardoor mensen en kennis gemakkelijker verbonden worden. Voor de financieel onderlegden onder de lezers; het gaat erom de liquiditeit van kennis, ervaring en intelligentie vergroten voor organisaties. Hoe groter die liquiditeit, hoe sneller en wendbaarder je bent. En laat dat nu net het speerpunt zijn van veel bedrijven in deze wereld van disruptie.

Workplace wordt een bindmiddel waar mensen communiceren over hun werkzaamheden en samen kansen pakken of problemen oplossen. Het verbindt mensen dwars door de hiërarchie. Dat zijn leiders in de organisatie die het engagement van de organisatie vergroten door te delen waar ze aan werken of het platform gebruiken om inzichten te crowdsourcen. Ze kunnen de cultuur ermee versterken en hebben de mogelijkheid hun oude eenrichtingsverkeer om te buigen tot waardevolle tweewegcommunicatie. Maar het zijn ook werknemers die met updates collega’s op de hoogte houden van de voortgang van een project.

Waar moet je het plaatsen?

Workplace concurreert met platforms zoals Yammer, Jive of IBM Connections als platform voor het delen van werk, grote organisatiebrede dialogen en als bindmiddel. Het concurreert met Skype voor business door een goede integratie van video en voice calls. Het concurreert in mindere mate met sterk in opkomst zijnde platforms als Slack en Ryver die vooral individuele teams vleugels geven en niet de platform capaciteit van een Workplace in zich hebben. Workplace zal niet concurreren met MSWord, Gdocs, Quip of andere kantoortoepassingen. Workplace zal de plek zijn waar je die documenten uploadt, voorziet van context voor je collega’s en Workplace is het platform dat je voorziet van notificaties als er updates van collega’s zijn.

Wat maakt Workplace speciaal?

Als je wat langer meeloopt in the wereld van sociale technologie vallen er vier dingen op aan Workplace:

1. De maker van Workplace heeft als kernactiviteit sociale technologie. Veel van de andere platforms zijn onderdeel van een portfolio van softwareproducten en zeker niet het belangrijkste product. Zo is Yammer onderdeel van Microsoft en IBM Connections van IBM. Dit verschil in focus is te merken. Alles in Workplace is gericht op interactie.
2. Workplace is een mobile first product. De mobiele apps werken uitstekend en zijn gemakkelijk in het gebruik. Vergeleken met de apps van de gevestigde orde is het een verademing als het gaat om gebruiksgemak. Mobile geeft iedereen een stem en niet alleen de mensen achter een bureau met een computer zoals bij veel andere platforms. Het zijn vaak juist de mensen bij een klant, op de winkelvloer of in de fabriek die tot belangrijke inzichten komen en het kan erg waardevol zijn als die gedeeld worden. Daarnaast gaat mobile first helpen om senior management aan boord te krijgen omdat zij erg mobiel zijn en veel gebruik maken van mobiel en tablets. Bij veel van de concurrerende producten met slechte apps was het daarom erg  moeilijk senior management gecommitteerd te krijgen om actief te zijn. Verderop in dit artikel beschrijf ik de app.
3. Bij veel platforms moeten medewerkers een zakelijk e-mailadres hebben om op het platform te komen. Bij Facebook is het ook mogelijk mensen uit te nodigen op basis van hun privé-e-mailadres. Deze feature zal waarschijnlijk tot flink wat discussie leiden. In termen van beveiliging zullen de nodige mensen schrikken. Vergeet je bijvoorbeeld niet een medewerker te verwijderen als die uit dienst gaat? Ik zie ook grote voordelen. Er zijn veel grote organisaties waar een groot gedeelte van de medewerkers geen e-mail heeft. Die mensen zijn daardoor moeilijk te bereiken. De combinatie van deze feature met mobile first zorgt er plots voor dat je ze wel kan bereiken en dat is heel wat waard.
4. Omdat veel mensen privé al gebruik maken van Facebook is er veel minder uitleg nodig over bediening; het voelt vertrouwd. Dit helpt je met een snellere en goedkopere adoptie.

De mobiele app

Workplace kent twee apps. Met Chat kun je chatten met individuen of groepen. Daarnaast kun je video (1) en telefoongesprekken (2) voeren. Onderin het scherm (3) zijn diverse opties om naast tekst ook video, foto’s, emojis, audio of een locatie te delen.

De tweede app is de Work app. Hier kan je alle conversaties op het platform volgen. Als je de app start kom je eerst in je newsfeed. Hierin zie je de laatste berichten die voor jou relevant zijn (3) en de belangrijkste groepen waar je lid van bent (2). Bovenin (1) kan je navigeren tussen je stream, je groepen, je notificaties en settings.  

Op je mobiel post je per definitie in een groep. Dat zie je hierboven (2). Dat is slim aangezien wij bij andere tools heel vaak zien dat mensen boodschappen achterlaten op de meest vreemde plekken. Het scherm hieronder gebruik je om iets te posten naar een groep. Alle opties daarin spreken voor zich. Een noemenswaardig aspect is ‘Go Live’ (1). Het is de optie om live video beelden te broadcasten naar een groep.

Het screenshot hieronder laat zien hoe zo’n live sessie er aan de ontvangende kant uitziet. Je kan zien hoeveel mensen er kijken, je ziet de reacties van mensen live meelopen en alle varianten van likes floaten door het scherm. Vooral voor leiders in organisaties is dit een fantastisch instrument waarmee op een kinderlijk eenvoudige wijze de hele organisatie direct betrokken kan worden bij allerlei activiteiten.

Stel je voor: In een vergadering is net definitief gemaakt dat een nieuw product aanstaande maandag in de schappen ligt. Vroeger was dat een dag later een berichtje op het intranet. Nu wordt er direct een live verbinding opgezet waarbij de CEO ter plekke iedereen bij het besluit betrekt en de trots deelt met het hele bedrijf.

Tenslotte heb je in de mobiele app ook de group view. Als Workplace echt onderdeel van je werk wordt vertoef je hier het meeste. Je kunt hier de laatste updates zien in de groep, iets posten, mensen toevoegen en zoeken. Als je iets post heb je de keuze tussen een poll, album, event of een nieuw document uploaden. Tenslotte kan je direct een chat starten met de hele groep.

 

Workplace op je computer

Workplace draait in je browser. Je hoeft er dus geen applicatie voor te downloaden. Zo op het eerste oog lijkt het erg op de Facebook die je privé gebruikt. Om gebruikers een beetje richting te geven ten aanzien van het gebruik van het platform onderscheiden ze vier typen groepen:

1. Team & projecten groepen
2. Announcement groepen
3. Open discussiegroepen
4. Sociale groepen

De functionaliteit van de groepen is hetzelfde.1. Teams & projecten

In deze groepen gebeurt het werk en het gebruik van deze groepen zijn cruciaal voor een goede adoptie van Workplace op de langere termijn. Kennisgedreven teams delen er versies van documenten waar ze aan werken, updaten elkaar over voortgang en plannen. Teams die dit goed onder de knie hebben laten zowel een hogere productiviteit zien als een grotere werkvreugde.

Bij meer operationeel georiënteerde teams zien we dat de formele communicatie in het team beter gestroomlijnd wordt, men beter op de hoogte is van veranderingen in procedures, er veel beter gereageerd kan worden op uitzonderingen in het werkproces en omdat er op een transparante manier gewerkt wordt leert men van elkaar.

Deze groepen zijn ook interessant om dwars door silo’s samen te werken. Zo weerhoudt niemand je ervan om een klantproces dat door vier afdelingen loopt onder te brengen in een groep en de communicatie erover daar te centraliseren. Een gezamenlijke kijk op een proces helpt enorm in begripsvorming naar de andere afdelingen en je ziet vaak dat er zaken onderling worden opgelost die al jaren frustraties veroorzaakten tussen afdelingen.

2. Announcementgroepen

Announcementgroepen zijn vooral bedoeld voor meer formele communicatie. In de praktijk zien we hier communicatie en leiders gebruik van maken. Ze vervangen de intranetten. Samen met de Live en videofunctionaliteit zijn deze groepen een feest voor communicatiemensen.

3. Discussiegroepen

De derde variant van groepen zijn discussiegroepen. Met discussiegroepen kan je veel kanten op. Ze worden in de meeste gevallen gebruikt om kennis te delen over belangrijke onderwerpen zoals IT security, project management, customer journeys, etcetera. Wij gebruiken discussiegroepen vaak als vehikel om trainingen te verzorgen. Maar we zien ze ook gebruikt worden als service kanaal door HR of IT.

4. Sociale groepen

Werk heeft ook zijn sociale kanten. Je kan groepen ook gebruiken als communicatiemiddel voor mensen in een bepaald pand, voor de hardloopliefhebbers, het jaarlijkse bedrijfsfeest, etcetera. Deze groepen kunnen een belangrijke functie vervullen maar let op dat het niet teveel wordt. We gaan namelijk ook niet de hele dag bij de koffie-automaat staan.

5. Chat, events en saved

In de navigatie boven de groepen zie je onder anderen chat, events en saved staan. Chat brengt je naar een pagina waar al je chats netjes georganiseerd zijn. De power users hebben deze pagina vaak als een apart tabblad openstaan. Facebook laat je ook events creëren, daarin mensen uitnodigen en voor het event al het nodige bespreken en delen online. De derde functie, ‘saved’, kan je zien als een persoonlijk archief. Je kan er van alles in opslaan voor later gebruik.

6. Meest actieve groepen

Boven de activitystream staan de meest actieve groepen waar je lid van bent. Als er nieuwe berichten zijn staat er een cijfertje achter de groepsnaam met het aantal nieuwe berichten.

Ook bij de linkernavigatie staan er nummertjes achter groepsnamen die aangeven hoeveel nieuwe berichten er in de groepen zijn. Mensen die veel van hun werk op Workplace doen melden dat zij vooral deze navigatie gebruiken om te werken en minder de newsfeed.

7. Trending posts

Workplace geeft ook een overzicht van de posts die trending zijn. Zo mis je niets belangrijks en kun je gemakkelijk deelnemen aan populaire gesprekken.

Samenwerken op Workplace

Samenwerken doe je op Workplace meestal in een groep. Hieronder staat een voorbeeld van een teampagina. De linkernavigatie is hetzelfde als op de homepagina. Verdere navigatie spreekt voor zich. Noemenswaardig is dat je notificaties op groepsniveau in kan stellen.  

Hieronder staat een screenshot van de mogelijkheden die Facebook je biedt om iets te posten. Er zijn een groot aantal mogelijkheden, voor het dagelijkse samenwerken zal je vooral een posts plaatsen met een update of een document uploaden.

Van beide acties zie je hieronder het resultaat. Het is goed om te weten dat het in Workplace op dit moment niet mogelijk is een document te hangen aan een reply op een post. Je kunt alleen documenten uploaden als je de ‘thread’ begonnen bent als document. Je kiest dan de optie ‘upload revision’ zoals te zien in het rechter screenshot hieronder.

Workplace suggereert dat het document een revisie moeten zijn. Dat is echter niet het geval. Je kunt ieder bestand als revisie uploaden. Bijvoorbeeld: als ik bij een klant offerte uit moet brengen, staan verschillende versies van de offerte in MSWord in de thread. Maar ik upload ook in diezelfde thread de presentatie die gebruikt om de offerte toe te lichten. Op deze manier houdt het verhaal rond de offerte mooi bij elkaar.

Een andere eenvoudige wijze om documenten te koppelen aan een conversatie is het gebruiken van links naar documenten. In sommige gevallen zal dit ook een oplossing zijn die je IT-security mensen waarderen omdat op die manier documenten binnen de organisatiemuren gehouden kunnen worden in plaats van geupload op Workplace.

Tenslotte kan je ook ‘create doc’ kiezen. Workplace biedt dan een eenvoudige editor waarin je een stuk tekst kan creëren. Wij zien dit niet als een vervanging van documenten, maar meer als een manier waarop je een dialoog met net wat meer zorg en aandacht kan starten.

Multi-company groepen

Een feature die sinds 10 oktober beschikbaar is maakt het mogelijk om een groep te creëren waarin je met twee bedrijven samenwerkt. De functionaliteit is hetzelfde als bij normale groepen op een onderdeel na. Aan de rechterzijde kan je zien welke organisaties onderdeel uitmaken van de groep.

Jij en Workplace

Het platform houdt je privé en zakelijke profiel strikt gescheiden. Je kan op eenvoudige wijze schakelen tussen je accounts. Voor organisaties die bang zijn dat dit verwarrend werkt, kan je als organisatie ook instellen dat je alleen je zakelijk- of alleen je privé-account ziet.

Je profiel

Het profiel van mensen geeft heel kort weer wat hun functie is en waar men werkt. Daarnaast laat zien wat zij zoal gepost hebben, door wie ze gevolgd worden en het biedt de mogelijkheid om die persoon te volgen.

Beveiliging

Facebook zegt inhoudelijk weinig over haar beveiliging. De enige statement die ze maakt is dat ze inmiddels bij banken en overheidsinstellingen geïmplementeerd zijn en daar aan alle gestelde eisen hebben voldaan. Daarnaast voeren ze aan dat ze in staat zijn de gegevens van 1,7 miljard mensen veilig te beheren en je er dus van uit kan gaan dat ze dit ook kunnen. Een oordeel hierover laat ik aan de lezer. Voor de geïnteresseerde staat hier een whitepaper over beveiliging.

Gaan mijn collega’s het snappen?

1. Workplace lijkt zoveel op Facebook dat mensen die wel eens Facebooken er meteen mee uit de voeten zullen kunnen.
2. Workplace laat je bij je eerste bezoek meteen een filmpje zien waarin wordt uitgelegd hoe een en ander werkt.
   
3. Om de werkelijke voordelen te ervaren zal je de manier van samenwerken moeten aanpassen. Hier is vaak wat meer voor nodig dan uitleggen hoe de tool werkt.

Wordt Workplace een succes?

Ik verwacht veel van Workplace. Eerder in dit artikel beschreef ik al de volgende zaken die Workplace speciaal maken:

1. De maker van Workplace is gespecialiseerd in social media en heeft ‘al wat ervaring’.
2. De mobile first strategie gaat zorgen dat veel meer mensen aanhaken en niet in de minste plaats de leiders in organisaties.
3. Mensen zonder zakelijk e-mailadres kunnen ook meedoen.
4. Als je kan Facebooken (en dat kunnen we) kan je dit ook.

Maar wat misschien nog wel het meeste zegt is een uitspraak van Zuckerberg zelf:

“This isn’t about software. This is about doing business in an entirely different way.”

*) Foto boven: Chinnapong / Shutterstock.com