-

Datasynchronisatie is een discipline

Financiële dienstverleners hebben vaak meerdere administratiesystemen met eigen relatiegegevens. Deze systemen worden gesynchroniseerd tot één dataset, het zogeheten 360 graden klantbeeld. Juiste synchronisatie is key voor datakwaliteit. Toch wordt de impact van synchronisatie op de datakwaliteit vaak onderschat en worden verschillen tussen databases alsmaar groter. Alles over de noodzaak van efficiënte datasynchronisatie, welke uitdagingen er in de praktijk zijn en hoe een master bestand uitkomst kan bieden.

De theorie achter datasynchronisatie

Bij een financiële instelling worden dagelijks miljoenen data elementen gesynchroniseerd. Datasynchronisatie zorgt voor nauwkeurige, veilige en passende relatiegegevens, waardoor een centraal en kloppend klantbeeld ontstaat. Dit is een belangrijke voorwaarde voor succesvolle klantbediening. Het 360 graden klantbeeld wordt tegenwoordig voor initiatieven gebruikt als privacy, CDD, KYC en Online. Het zorgt voor overeenstemming tussen elke (bron)administratie van gegevens en gebruikersvormen tot één klantbeeld of klantreferentie database. Als gegevens binnenkomen, worden deze geschoond, gecontroleerd op fouten en samengevoegd of gesplitst voordat ze in het klantbeeld terechtkomen.

Dataconsistentie

Miljoenen data elementen worden met elkaar vergeleken. Keuzes worden gemaakt op basis van opgestelde business rules en validaties. Worden deze rules niet goed onderhouden, dan creëer je een ‘runaway’ effect wat enorme verschillen en fouten oplevert in administraties. In synchronisatie zijn er regels gesteld die aan verandering onderhevig zijn. Gegevens moeten namelijk altijd consistent zijn in het hele gegevensrecord. Bij wijziging van klantgegevens, moeten deze wijzigingen terug gesynchroniseerd worden naar de (bron) administratie. Maar wat als deze gegevens worden gebruikt in de verschillende productadministraties met ieder een eigen klantendatabase? En wat als er wordt gemuteerd in klantdata en tegelijkertijd in een andere administratie hetzelfde gebeurt? Wat wordt de nieuwe, juiste klantdata dan? In de praktijk zorgt dit weleens voor problemen.

Uitdagingen in de praktijk

In de praktijk zien we namelijk dat klantgegevens niet altijd overeenkomen in de verschillende systemen. Denk aan één klant met verschillende adresgegevens of financiële gegevens. De uniekheid van klantgegevens wordt vaak gekoppeld aan een set van gegevens (golden record niveau). Het bewaken van klantgegevens op recordniveau is eenvoudiger dan op attribuutniveau. Maar hier zijn wel risico’s aan verbonden. Indien de gemaakte samenwerkingsafspraken over onderhoud en business rules niet juist worden nageleefd binnen een organisatie, kan dit leiden tot verschillen in klantdata. Het hebben van een verouderd of foutief adres, een ongeldig emailadres of een overgeschreven telefoonnummer zijn veelvoorkomende gevolgen van synchronisatie verschillen. Dit wordt tegenwoordig conform AVG zelfs bestempeld als een potentieel datalek.

Datacentralisatie met een masterbestand

Hoe los je dit op? Door het centraal stellen van de data, bij voorkeur door het inzetten van een master bestand. Alle mutaties die doorgevoerd worden, worden dan real time gerealiseerd op attribuut niveau. Validaties, business rules en conventies moeten eenduidig en transparant worden gemaakt om de administratiesystemen te kunnen synchroniseren. Het andere deel is het gedisciplineerd onderhouden van de datasynchronisatie, door continu te toetsen en te investeren in het oplossen van fouten. Hierdoor voorkom je het zogenoemde ‘dweilen met de kraan open’. Hierbij zijn de volgende zaken essentieel:

  • Het onderhouden van bestaande synchronisaties en inrichten van ontbrekende synchronisaties.
  • Het onderhouden van real time koppelingen om vertraging tussen administraties te voorkomen.
  • Het opstellen van spelregels en validaties tussen de verschillende administraties bij het invoeren en wijzigen van klantdata.
  • Het weghalen van verouderde datasets en data links (data retirement).
  • Het inrichten van dashboards voor controle en monitoring op de werking van synchronisatie.
Het belang van continue datasynchronisatie

Geconcludeerd kan worden dat datasynchronisatie een discipline is die accuraat en constant moet worden uitgevoerd. Dit betekent het constant nalopen van regels en behoeftes op het moment van synchronisatie. Een (historische) fout of niet in lijn zijn met wetgeving heeft een enorme impact op de kwaliteit van data en het centrale klantbeeld. Door een master bestand in te zetten wordt data centraal gesteld. Het continu en strikt bezig zijn met datasynchronisatie levert organisaties nu en in de toekomst veel waarde op in data management resultaten.

Over de auteur: Robert Hollard is projectmanager bij ITDS Business Consultants.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.

Deel dit bericht

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond