E-invoicing: de stand van zaken

Per jaar worden er wereldwijd 150 miljard facturen verzonden. Niet alleen vanuit milieutechnisch oogpunt een fors aantal, maar ‘papier’ factureren is ook een dure, foutgevoelige aangelegenheid. Een gemiddelde factuur kost namelijk meer dan een A4’tje, enveloppe en postzegel. Hoe is het eigenlijk met e-invoicing in Europa gesteld? En is de overheid niet een enorm belangrijke factor in het adoptieproces van elektronisch factureren?

Mede door de jaarlijkse toename van het aantal facturen werden er in Europa in het afgelopen jaar 34 miljard facturen gestuurd. En voor 2015 verwacht men dat deze teller op 35 miljard zal uitkomen. De verdeling is vrij overzichtelijk. De ene helft wordt naar consumenten verzonden (B-2-C). De andere helft komt voor rekening van ondernemingen (B-2-B) en de publieke sector. Deze laatste is onder te verdelen in Government to Business (G-2-B) en Business to Government (B-2-G).

De Europese situatie
Al een decennium lang hebben verzenders en ontvangers van grote factuurvolumes (denk aan telecommunicatiebedrijven) de markt vormgegeven. Tegelijkertijd heeft een groot gedeelte van de grote bedrijven e-invoicing omarmd. De markt volgt eigenlijk de toename van het aantal factuurstromen:

1. Door de grote aantallen en lage wettelijke barrières in de B-2-C-sector werden bedrijven met veel uitgaande facturen de eerste om de trend te zetten met digitale facturen via een consumentenportaal. Goede voorbeelden daarvan zijn mijnnuon.nl en mijnziggo.nl. Deze ontwikkeling begon voor de meeste Europese landen voor aanvang van het nieuwe millennium. Rond 2001 werd dit ‘Electronic Bill Presentment’ verbeterd met de mogelijkheid om PDF’s per mail aan te leveren en steeg in een klap het aantal gebruikers. In de zakelijke markt is e-invoicing door een groot aantal multinationals met een hoog inkomend factuurvolume geïnitieerd.
2. Na de ‘grote stappen’ in het begin komt in ieder proces de bekende 80/20-regel terug, zo ook in dit geval. De long tail zijn leveranciers die in het MKB zitten. Er is een beperkt, doch sterk groeiend aantal MKB’ers dat elektronische facturen verzendt en ontvangt. In de meeste gevallen zijn deze MKB-projecten geïnitieerd door grote handelspartners die hen in die richting hebben gestuwd.
3. De volgende stap wordt ‘e-invoicing voor de massa’. Er zijn verschillende initiatieven door verschillende publieke sectoren alsmede de Europese Commissie die voor een grote doorbraak kunnen zorgen.

De overheid

Het besparingspotentieel in deze sector is immens, en zo ook de positieve impact op de economie. Een kleine tien jaar geleden hebben de initiators de eerste stap gezet in de richting van e-invoicing, maar deze sector blijft enigszins achter. In Nederland is Digipoort een succes, maar vanwege de aanlevermogelijkheden met name geschikt voor grote bedrijven (en niet voor het MKB). Het gebrek aan overleg en afstemming tussen verschillende overheidsinstanties remt hier ook de adoptiegraad.

Het Midden- en Kleinbedrijf

Volgens Eurostat bestaat 99,8 procent van de Europese bedrijven uit Midden- en Kleinbedrijven. Zij vertegenwoordigen tweederde van alle medewerkers in de private sector. Ook al zijn grotere organisaties de voornaamste aanjagers van e-invoicing, toch speelt het MKB en belangrijke rol als de handelspartners van grotere ondernemingen.

In de tussentijd, in de meer vooroplopende landen, is het MKB gereed voor e-invoicing. Ondanks het grote aantal geschikte en efficiënte e-invoicingoplossingen en -diensten is er in dit segment nog veel werk te verzetten.

Wie gooien het roer radicaal om?

Er zijn drie grote game changers die het e-invoicingwiel kunnen omgooien.

#1: de publieke sector

Met minimaal tien procent van de totale factuurmarkt behoort de publieke sector tot de ‘top-3 industries’. Gemeten aan het aantal handelspartners is het de duidelijke leider: 45 tot 65 procent van alle bedrijven in een land zijn leveranciers aan de publieke sector en sturen deze sector facturen. 100 procent van de bedrijven en huishoudens ontvangen facturen van de publieke sector. Daarom zijn e-invoicinginitiatieven door de publieke sector van essentieel belang voor de ontwikkeling van een land.

In grote gedeelten van Zuid-Amerika, Europa, Azië en in de VS zijn bedrijven ‘verplicht’ hun facturen elektronisch aan te leveren. Miljoenen leveranciers worden beïnvloed door deze verplichtingen. En deze verplichtingen moedigen de complete markt aan.

Vaak verklaren openbare autoriteiten e-invoicing niet alleen als verplicht, maar zij stellen ook de regels op hoe het dient te gebeuren. De meeste overheidsadministraties accepteren elektronische facturen alleen in een gestructureerd en overzichtelijk formaat. Dit is belangrijk voor de automatisering van de factuurverwerking.

De Europese Unie pusht niet alleen het gebruik van e-invoicing bij de publieke autoriteiten, maar vereist dat het op een internationale standaard is gebaseerd. En ook de interoperabiliteit tussen verschillende e-invoicingnetwerkoperators zal worden verbeterd.

Omdat alle zakelijke omgevingen en alle service providers in een land worden beïnvloed door regelgeving en projecten van de openbare sector is dit de eerste game changer.

#2: het MKB

Miljoenen bedrijven binnen het MKB worden door hun klanten ‘gepusht’ (en helemaal vanuit de publieke sector) om facturen digitaal te verzenden. Ze gebruiken de oplossing die het meest op hun situatie van toepassing is, maar ook makkelijk in gebruik én efficiënt is. De meeste MKB’ers verwachten out-of-the-box-oplossingen die binnen enkele minuten up and running zijn.

Het MKB verwacht zeer vernufte oplossingen maar willen er niet te veel voor betalen. Mede door het hoge aantal specifieke eisen is dit game changer nummer twee.

#3: de solution providers

Solution en service providers worden geleid door de gebruikersvereisten (zoals hierboven genoemd). De kans om rendabel te zijn met e-invoicingdiensten is nogal beperkt. Klanten aan boord krijgen en het bieden van Value Added Services worden steeds belangrijker. De uitgelezen mogelijkheid om honderdduizenden MKB’ers aan te schrijven in de komende jaren (met veel concurrentie op de loer) duwt providers in de richting van een zeer innovatief portfolio. De verbetering van het aanbod veroorzaakt een grote push in de markt en maakt e-invoicing en Value Added Services zeer aantrekkelijk voor gebruikers.

Solution providers waren de ‘marktmakers’ in de afgelopen tien jaar, en van vele wordt verwacht dat zij in de komende jaren game changers worden.

Snellere verwerking, lagere kosten

In een onderzoek dat Ardent Partners heeft uitgevoerd, is er duidelijk gekeken naar de voordelen van e-invoicing. De Best-in-Class, ofwel ondernemingen met laagste factuurverwerkingskosten en de kortste -cycli, presteren op een hoger niveau dan hun gelijken. De kosten per factuur voor de Best-In-Class-ondernemingen ligt op €1,93. Dit is zeven keer lager dan alle ‘andere’ ondernemingen.

Het Best-in-Class-voordeel met betrekking tot de verwerkingskosten is enorm, zeker wanneer het op tien- of honderdduizenden facturen van toepassing is die door de afdeling crediteuren worden verwerkt. Voor met merendeel van de markt is de mogelijkheid tot kostenreductie buitengewoon en de Best-in-Class-bedrijven geven aan dat het te realiseren valt: vergeleken met hun concurrenten kunnen zij 3.000 facturen per medewerker meer verwerken.

Een ander voorbeeld van de efficiencyslag die e-invoicing met zich meeneemt is de tijd die het duurt voordat een factuur wordt verwerkt. De crediteurenadministratie van de Best-in-Class-organisaties hebben slechts 3,3 dagen nodig om een factuur te verwerken. Dit is vierenhalf keer sneller dan de concurrentie.

Kortom:

De voordelen zijn immens. Niet alleen de (interne) efficiency schiet omhoog, maar ook de nationale economie vaart wel bij e-invoicing. Rekeningen worden op tijd betaald, waardoor het geld blijft rollen. Vooral voor het MKB is een continue cashflow van vitaal belang. Elke vorm van betalingsachterstanden (hoe klein het bedrag dan ook mag zijn) kan leiden tot financiële en zakelijke onrust, en dat is iets wat de huidige economie nou net niet kan gebruiken. Sowieso is het opmerkelijk te noemen dat we nog papieren facturen versturen in een tijdperk waar (bijna) alles elektronisch en digitaal gebeurt – internet bankieren én correspondentie en communicatie in de algemene zin van het woord. Op naar een papierloze toekomst.

*) In dit artikel is gebruikgemaakt van de onderzoeksresultaten uit het onderzoek ‘E-Invoicing / E-Billing 2014’ van Billentis. Het ePayables 2014-onderzoek van Ardent Partners is aangehaald voor onderbouwde cijfers wat betreft het besparingspotentieel voor factuurverwerking na ontvangst.