AVG is goede gelegenheid voor een data-schoonmaak

Méér data brengt meer uitdagingen met zich mee. Het wordt moeilijker, kostbaarder en tijdrovender om alle informatie nauwkeurig te verzamelen, te monitoren en te bewaren. Het biedt ook een uitgelezen kans om je data op orde te brengen.

Wat staat ons te wachten? Investeringen in strengere gegevensbeveiliging, meer verplichtingen voor de verwerking van persoonlijke gegevens, meer onderzoeken en audits? Jazeker. Boetes, rechtszaken en public shaming in de media, mocht er onverhoopt iets misgaan? Misschien. Wat de AVG ons echter vooral brengt, is een buitenkans om bedrijven en organisaties klaar te stomen voor de toekomst.

In plaats van de AVG te vrezen, kun je de introductie ervan beter omarmen. Het is namelijk hét moment om inefficiëntie binnen je bedrijf aan te pakken en je beveiliging te vergroten. Zo voldoe je niet alleen aan de nieuwe wet- en regelgevingen, maar zorg je er ook voor dat je klanten tevreden houdt, je merk versterkt en profiteert van accurate en waardevolle informatie. Hoe? Begin met deze vier stappen.

Houd een grote voorjaarsschoonmaak

Grote kans dat je op dit moment werkt met meerdere datacentra, databases, applicaties en besturingssystemen. Of dat gegevens opgeslagen staan in meerdere privé- en openbare clouds. Stap één is om alle data binnen je organisatie in kaart te brengen. Maak een uitgebreid overzicht van alle data die je bezit, de locaties en de partners die verantwoordelijk zijn voor het beheer. Van daaruit kun je optimaal kijken naar mogelijke risico’s én tegelijkertijd kansen ontdekken. Heb je bijvoorbeeld meer of minder bandbreedte nodig? En maak je wel gebruik van de juiste opslagmogelijkheden? Zie het als een grote voorjaarsschoonmaak, waaruit waardevolle inzichten naar voren kunnen komen.

Communiceer met je partners

Verschillende data bevinden zich vaak op verschillende plekken. Onder de AVG moeten bedrijven de data van klanten en werknemers echter nauwkeurig bewaken. Dit vraagt ook om een herziening van je relaties met de partijen die verantwoordelijk zijn voor het beheer en de verwerking van je data, je klanten en je leveranciers. Wees niet bang om te informeren welke maatregelen zij hebben genomen om te voldoen aan de AVG en om risico’s te ondervangen. Probeer altijd te denken vanuit een driehoeksverhouding tussen je bedrijf, leveranciers en toezichthouders. Twijfel je over een partner? Wees voorzichtig en houd altijd de hoogste veiligheidsnormen aan.

Wees rationeel en standaardiseer

Bovenstaande stappen kunnen resulteren in minder servers, datacenters, soorten data en leveranciers. Dit betekent meer overzicht en dus meer mogelijkheden om data nauwkeuriger te analyseren. En dat doe je als volgt.

• Analyseer bestaande data en bepaal of het om persoonsgegevens gaat. Mocht dit het geval zijn, breng dan in kaart hoe je deze data verwerkt, opslaat en gebruikt, waarom je deze data nodig hebt, hoe lang je de data moet bewaren en voor welke doeleinden je de data gebruikt. Zorg ervoor dat de hoeveelheid opgeslagen persoonsgegevens tot een minimum beperkt blijft en alleen wordt gebruikt voor een aantal specifieke doeleinden.
• Laat een Privacy Impact Assessment (PIA) en Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitvoeren om risico’s en mogelijke bescherming op een gestructureerde manier in kaart te brengen.
• Pas technologieën en processen aan op basis van de risico’s. Het kan handig zijn om hierbij gebruik te maken van een data mapping-tool of configuratiemanagementdatabase die je IT-systeem controleert. Neem hierbij beveiliging, encryptiemogelijkheden en de mogelijkheid om data te wissen in het geval van een datalek opnieuw onder de loep.

Investeer in Cloud Content Management

Content is belangrijk voor het succes van je bedrijf. Helaas maken veel bedrijven nog steeds gebruik van kostbare, complexe en niet-flexibele systemen die er niet in slagen om content toegankelijk te maken via verschillende devices en vanuit verschillende locaties. Cloud Content Management is de oplossing: een combinatie van gecentraliseerde clouddiensten voor je content met geavanceerde beveiliging en beheer. Door je contentbeheer naar de cloud te verplaatsen faciliteer je samenwerking binnen je bedrijf, verbeter je beveiliging en verlaag je kosten. Zo werkt je organisatie optimaal samen.

Tot slot: creëer vooral een breed bewustzijn over wat er nodig is en waarom. Schrijf en verspreid een duidelijk beleid over gegevenstoegang, het verwijderen van data, correcte omgang met data, et cetera. En investeer in een trainingsprogramma voor je werknemers. De AVG is een van de meest spraakmakende wetgevingen omtrent IT en gegevensbeheer van de afgelopen jaren, en beïnvloedt ook jouw bedrijf. De introductie ervan brengt belangrijke voordelen met zich mee, en is daarmee meer dan een lastige, tijdrovende klus.