Handvatten voor blokkades tijdens het thuiswerken

De wereld is momenteel hard aan het werk om de problemen rond het coronavirus op te lossen. Dit heeft als gevolg dat we nu met z’n allen thuiswerken. Dit is een hele verandering en brengt zo z’n eigen blokkades met zich mee. De meeste blokkades, binnen organisaties, zijn op het gebied van het ontmoeten van klanten, vergaderen met je team en het ondertekenen van documenten. Maar ook op het sociale vlak zijn er blokkades. Zo is een klassieke vrijmibo niet meer mogelijk en is de connectie tussen teamleden soms zoek. Maar geen zorgen, er zijn een aantal oplossingen die bedrijven helpen, zowel op kantoor als op afstand, professioneel als sociaal.

Documenten elektronisch verzenden

Hoe laat jij normaliter contracten ondertekenen? Je print, doet het op de post, wacht tot de ondertekenaar het document terugstuurt en archiveert. Of je ontmoet klanten persoonlijk met een getuige, zij ondertekenen en je dient het document in. Alles bij elkaar is het een lang proces en optie twee is in de huidige situatie op dit moment niet eens mogelijk.

Door het document of contract elektronisch te verzenden, worden de meeste stappen uit het traditionele proces verwijderd. Dit betekent dat je vóór de lunch een ondertekend document kunt verzenden, ontvangen én archiveren, zonder ooit je bureau te verlaten. Upload een bestand naar de provider, geef aan wat ingevuld en ondertekend moet worden, verstuur het contract en that’s it. Elektronische contracten hebben ook in Nederland dezelfde rechten als de normale natte handtekening. Omdat vele providers gratis trials aanbieden is het risico vrij laag om elektronische contracten uit te proberen.

Elektronische handtekeningen kunnen worden gebruikt voor documenten zoals:

• Verkoopcontracten
• Huurovereenkomsten
• Arbeidsovereenkomsten
• Freelance ‘diensten voor huur’ contracten
• Boekhoudkundige overeenkomsten
• Fotografie Contracten

Online vergaderingen

Dit is een voor de hand liggend probleem voor de komende tijd. Hoe tackle je online vergaderingen, intern en extern?

Voor intern gebruik is er een programma dat er met kop en schouders bovenuit steekt: Slack.

Slack heeft twee grote voordelen, allereerst zijn er de Slack groepen waarin je heel gemakkelijk je organisatie opdeelt in bijvoorbeeld, HR, Directie, Marketing en Sales. In deze groepen kun je vervolgens threads openen, snel op opkomende issues reageren en gemakkelijk bestanden delen. Slack kent ook vele integraties met bijvoorbeeld Google Drive, watt het delen van bestanden nog gemakkelijker maakt.

Het tweede voordeel zijn de videogesprekken die je in Slack kunt voeren. Deze ontstaan in de privé-gesprekken die je hebt met je collega’s en uiteraard is het mogelijk om met meerdere collega’s tegelijkertijd te praten. De verbinding is stabiel en de kwaliteit naar onze ervaring eigenlijk altijd goed.

Het probleem rest dan nog, hoe plan je vergaderingen met personen buiten je organisatie? Je hebt verschillende spelers die allemaal net andere support bieden. Hieronder een top 3.

Whereby

Whereby is een online platform dat voorheen bekend stond als appear.in. Als je een account hebt aangemaakt werkt het heel intuïtief. Je bedenkt de naam van je videogroep, voert deze in en je bent klaar om te videobellen. Iedereen die deze link van je krijgt kan zo in het gesprek springen. Deze chatrooms hebben geen verloopdatum en verdwijnen pas als jij dat wilt.

Pros

• Gratis abonnement mogelijk
• Makkelijke interface en snelle set-up
• Geen extra software nodig
• Je kunt je beeldscherm delen met anderen in de chat

Cons

• Gratis variant biedt alleen de optie om met maximaal vier personen te bellen
• Je moet de videolink persoonlijk in een mail delen. Dit gaat niet geautomatiseerd of via een ingebouwde functie.

Zoom

Zoom heeft de laatste maanden een flinke groei meegemaakt. Het is een platform waarop je kan videobellen, maar dan op grote schaal. Met honderd man in een videogesprek is bij Zoom kinderspel en dit maakt het dan ook uitermate geschikt als software voor de grotere bedrijven.

Pros

• Verreweg de bekendste speler op de markt
• Abonnementen die qua prijs bij de meeste bedrijven passen
• Leuke extra functies zoals een virtuele achtergrond

Cons

• Het gratis abonnement heeft een limiet van veertig minuten op groepsgesprekken

Skype

Skype voor business is al een tijdje op weg naar de uitgang en de zakelijke chat is samengevoegd met Office Teams. Maar voor de kleinere ondernemening is Skype nog steeds een degelijk en vertrouwd middel. Het kost niks en zolang de andere kant ook Skype heeft geïnstalleerd kun je alle meetings door Skype laten gaan.

Pros

• Gratis te gebruiken
• Handige chatfunctie naast het bellen

Cons

• Iedereen heeft een account nodig om gebeld te worden
• Heeft een sterke internetverbinding nodig voor goede kwaliteit

Sociale binding

Misschien wel de meest over het hoofd geziene blokkade waar we tegen aanlopen. De korte gesprekjes bij het koffieapparaat, een kantoorgrapje of gewoon met anderen in een ruimte zitten terwijl je werkt. Het is een stuk eenzamer als je vanuit huis werkt. Als oplossing hiervoor kun je een aantal dingen doen.

Casual video bellen

Met het thuiswerken mis je uiteraard ook een stukje persoonlijk contact met collega’s. Om dit te voorkomen kun je een paar dingen doen zoals; een videochat continu online houden voor als mensen even een korte break willen hebben. Dit kun je bijvoorbeeld inrichten via Google Hangouts. Je kunt een geplande vrijdagmiddagchat organiseren, waarin je kleine games of opdrachten verwerkt zoals, wat zie jij uit je raam (de naam spreekt voor zichzelf), of sok, slipper, snap (een soort kwartet maar dan maak je setje van mensen met dezelfde sokken of slippers/sloffen). Met een beetje creativiteit kom je al een heel eind en zul je zien dat je ook op afstand best heel sociaal kunt zijn met je collega’s.

Online gamen

Even relaxen op het werk hoort er ook gewoon bij en een logische optie is gamen. Gamen is allang niet meer alleen voor kinderen. De meeste gamers zijn tussen de 21-35 jaar oud. Gamen doe je ook niet meer in een slecht verlichte zolderkamer achter een toetsenbord. Consoles staan in de woonkamer en games worden op de televisie gespeeld. In deze tijd van quarantaine is online een geweldige plek om elkaar te ontmoeten en games zijn hier een mooi platform voor.

Zo zijn er bepaalde “cross-platform” games die je makkelijk met elkaar kunt spelen zonder dat je dezelfde console hoeft te hebben. Neem bijvoorbeeld Minecraft, een game die zich richt op samenwerken en het bouwen van een nieuwe wereld. Dit kun je online spelen op PC, Playstation, Xbox en Nintendo Switch. Fortnite & Call of Duty zijn cross platform shooters en Rocket League een cross platform sportspel. Er is keuze genoeg om verschillende spellen online te spelen. Combineer dit uiteraard ook met een chat die openstaat. Dit kan soms in de game zelf, maar je kunt ook een groepsgesprek gebruiken om met elkaar te praten tijdens een game.

Maar ook als je geen console hebt kunt je op je telefoon al snel leuke spellen met elkaar spelen. Psych! is een spel waarin je een zo grappig mogelijk antwoord moet geven op een vraag. Hierna stemt de groep op het grappigste antwoord en het antwoord met de meeste stemmen wint de ronde. Klinkt simpel, maar het is verbazend leuk. Als extra bonus, het is helemaal gratis om te spelen en te gebruiken op Android en iOS.

Allemaal prima opties om je lunchbreak te vullen of om de Vrijmibo mee te vervangen. Veel succes de komende tijd. En blijf lekker binnen.

Over de auteur: Marijn Quartel is marketing executive bij Signable.