Hoe laat je je kantoorinrichting aansluiten bij je bedrijfsidentiteit? 

Net als een website of slogan is de kantoorinrichting het visitekaartje van een bedrijf. Felle kleuren, zitzakken en een pingpongtafel doen eerder denken aan een startup dan aan een traditionele verzekeraar. Klanten en werknemers proeven de sfeer wanneer ze een kantoor betreden en bepalen zo wat de waarden zijn van een bedrijf. Zaak dus om hier goed over na te denken. 

De tijd van systeemplafonds en grijze archiefkasten lijkt eindelijk achter ons te liggen; er wordt tegenwoordig meer aandacht, tijd en geld besteed aan kantoorinrichtingen. Bedrijven realiseren zich dat een bepaalde interieurkeuze kan leiden tot meer productiviteit, creativiteit, gelukkigere werknemers of meer klanten. Toch wordt de relatie tussen de kantoorinrichting en de bedrijfsidentiteit nog weleens over het hoofd gezien. Denk bijvoorbeeld aan interieurtrends die worden geïmplementeerd terwijl deze niet per se passen bij de bedrijfsvoering. Een voorbeeld hiervan is het open kantoor dat het afgelopen decennium binnen bijna elk bedrijf werd geïmplementeerd. De kantoortuin werkt bevorderlijk voor de samenwerking, maar blijkt minder functioneel wanneer er met vertrouwelijke informatie wordt gewerkt of wanneer opperste concentratie nodig is. 

Het ideale kantoor is dus een plek waar interieur en strategie samenkomen. Wil je hier als bedrijf mee aan de slag, dan kunnen de volgende punten als leidraad dienen: 

Bepaal je kernwaarden

Het ontwerpproces van een kantoor is het moment om nog eens inzichtelijk te krijgen welke waarden belangrijk zijn voor je bedrijf. De bedrijfsidentiteit gaat niet enkel over je product of dienst, maar ook over de cultuur en mentaliteit. De keuze tussen formeel en informeel is de meest voor de hand liggende. Probeer nog verder in te zoomen. Speelt vertrouwen en samenwerking een belangrijke rol? Innovatie? Of klantgerichtheid? Als deze waarden vaststaan, kun je gaan nadenken over hoe deze naar de fysieke ruimte te vertalen. 

Denk na over de lay-out

De lay-out van een kantoor is onlosmakelijk verbonden met de bedrijfsidentiteit. Ontvang je veel klanten, dan besteed je het liefst meer aandacht aan de receptie of wachtruimte en looproutes. Een bedrijf dat prat gaat op creativiteit, innovatie en samenwerking, weerspiegelt dat met een open kantoorplan, inclusief dynamische overleghoeken en relaxruimtes. Een bedrijf (of een afdeling) waar gewerkt wordt met vertrouwelijke gegevens of complexe processen, profiteert meer van akoestische oplossingen en afgesloten ruimtes. 

Geef medewerkers in ieder geval de keuze tussen verschillende opties/ruimtes, afhankelijk van de taak die zij uitvoeren of de behoefte die zij die dag hebben. 

Glazen wanden en akoestiek

Glazen wanden worden veel gebruikt om ruimtes af te sluiten en tegelijkertijd een open uitstraling te behouden. Hoewel je met een glazen wand inderdaad geluid buiten de ruimte houdt, wordt de akoestiek binnen een ruimte er niet beter op. Bellen collega’s op een bepaalde afdeling veel met klanten? Dan versterkt die glazen wand het geluid dat zij produceren. Binnen die ruimte kunnen werknemers dus juist geluidsoverlast van elkaar ondervinden. Kies je toch voor een glazen wand, verbeter de akoestiek dan met stoffen oplossingen.  

Een tapijt of vloerkleed dempt het geluid dat de glazen wanden weerkaatsen.

Denk in kleur

Waarschijnlijk heb je al een huisstijl. Elementen uit deze huisstijl, zoals het logo en de kleuren, kun je laten terugkomen in de werkomgeving.

Houd daarbij rekening met de psychologische effecten die per kleur sterk kunnen verschillen. Blauw en grijs werken doorgaans kalmerend. Geel, oranje en rood worden gezien als stimulerende, maar intense kleuren.

Met die gedachte in het achterhoofd, kun je er dus prima voor kiezen om af te wijken van de huisstijlkleuren. Niet alle kleuren die in logo’s worden gebruikt zijn geschikt voor de fysieke omgeving. Heb je een feloranje logo? In plaats van te kiezen voor een feloranje wand, laat je deze kleur bijvoorbeeld terugkomen in de accessoires, zoals het tussenschot van een werkplek, of de loungestoelen.

Kantine haaks op de werkvloer

Bedrijven verwerken de huisstijlkleuren vaak ook in de kantineruimte. Dat lijkt logisch, maar het hoeft niet. Als je de kleurstelling en inrichting van de kantine juist haaks zet op de inrichting van de werkvloer, geef je medewerkers het gevoel dat ze even niet op hun werk zijn. Kies in de kantine dus het liefst voor een contrasterende kleur.

Het paarse logo van dit bedrijf is in de kantine nergens te bekennen, wat zorgt voor een contrast met de werkvloer en personeel dus uit de werkmodus haalt.

Laat meubilair voor je spreken

Van bureaus tot loungebanken: je kantoormeubelen zeggen veel over je bedrijf. Goed dus om stil te staan bij de impact van verschillende stijlen. Donker hout gecombineerd met leer draagt bij aan een gevoel van traditie en prestige. Het gebruik van glas en strakke design-elementen verwijst naar een formele, maar moderne organisatie. Industriële meubels of een Scandinavische inrichting geven je bedrijf een informele en trendy uitstraling.

Stijlen combineren kan prima. De inrichting op het voorbeeld hierboven laat zien dat klassiek en Scandinavisch design goed samengaan. Een industriële, gietijzeren vloer hoeft ook niet per se gecombineerd te worden met industrieel meubilair. Sterker nog, sommige werknemers kunnen dit industriële geheel juist als kil ervaren.

Vraag medewerkers om input

One size doesn’t fit all. Je smaak en wensen kunnen sterk verschillen van die van een programmeur of iemand bij finance. Laat medewerkers daarom meedenken over de kantoorinrichting. Stel een werkgroep samen met mensen uit verschillende lagen van het bedrijf. Door samen een moodboard of wensenlijst op te stellen, zorg je dat collega’s die intrinsiek van elkaar verschillen zich toch op hun gemak voelen bij de inrichting van het kantoor.

Over de auteur: Tessa van den Broek werkt als content marketeer bij Havic Kantoormeubelen.