UBO, wat gaat er vanaf 2020 veranderen?

Vanaf januari 2020 treedt het UBO-register in werking. Meer dan anderhalf miljoen organisaties uit Nederland zullen hiermee te maken krijgen. Zij dienen alle natuurlijke personen te registreren die uiteindelijk belanghebbend zijn binnen een bedrijf. Door deze wet zal een deel van de persoonsgegevens van een UBO openbaar worden. De wetgeving die hierover gaat is op dit moment nog in behandeling. Maar wat is een UBO en hoe werkt het UBO-register? Hieronder het antwoord op een aantal van deze prangende vragen.  

Wat is een UBO?

UBO is een afkorting die staat voor Ultimate Beneficial Owner. Een heldere omschrijving is de uiteindelijke belanghebbende van een zakenrelatie. Ofwel de persoon die aan alle touwtjes trekt binnen een bedrijf. Organisaties die dienen te voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme, ook wel bekend als Wwft, zijn allen verplicht om de identiteit van de UBO vast te stellen.

Hoe valt een UBO te kwalificeren?

Er zijn twee handige criteria waaraan een persoon kan kwalificeren als UBO. De eerste criteria heeft te maken met het uiteindelijke eigendom van de onderneming. Een UBO moet namelijk een aandeel hebben van minimaal 25% in het kapitaal of vermogen binnen een organisatie. Het tweede criterium heeft te maken met het uiteindelijke zeggenschap in de organisatie van een klant. Een UBO kan ten minste 25% stemrecht uitvoeren binnen een algemene vergadering van een organisatie.

Toch zijn er enkele uitzonderingen waarbij natuurlijke personen die een kleiner percentage bezitten van een organisatie, en toch als UBO kunnen worden gekwalificeerd. Dit kan namelijk wanneer een persoon op een andere wijze uiteindelijke zeggenschap heeft over een onderneming. Of wanneer er sprake is van een trust, dan zijn de oprichter, de protector, de begunstigde(n) van de trust en de trustees UBO’s.

Hoe kunt u een UBO identificeren?

Volgens de leidraad Wwft van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) volstaat het om bij organisaties met een laag risico te vragen naar de identiteit van de UBO en het daarbij laten ondertekenen van een UBO-verklaring. Hierbij wordt door de organisatie de uiteindelijke belanghebbende, met een bezit van ten minste 25%, vermeld en beloven zij daarbij dat zij andere op de hoogte houden van eventuele wijzigingen.

Bij organisaties met een hoog risico wordt er verwacht dat er zelf onderzoek gedaan wordt naar de identiteit van de UBO. Deze kan achterhaald worden door bijvoorbeeld het handelsregister van de Kamer van Koophandel te bekijken. Ook kan er gekeken worden of de UBO een Politically Exposed Person, ook wel PEP genoemd, is, of dat hij of zij op sanctielijsten voorkomt. Ook kan er gekeken worden naar mediaberichten.

Hoe maak ik een risico inschatting van de UBO?

Wanneer het duidelijk is wat de identiteit van de UBO is, kan er op basis van objectieve factoren een risico inschatting gemaakt worden. Deze kan geclassificeerd worden met laag, midden of hoog. Hierbij is het wel belangrijk dat de aard van de activiteiten van een organisatie bekend is, maar ook dat het duidelijk is wat de branche is waarin een organisatie zich bevindt. Zo is er een hoger risico wanneer een organisatie zich bevindt waarbinnen veel geld in omloop is.  

Wat is het UBO-register en waarom komt er een UBO-register?

Vanaf januari 2020 is het voor iedere EU-lidstaat verplicht om een UBO-register in te stellen. Dit heeft een aantal doelen. Ten eerste om transparantie te bieden over de UBO’s van een organisaties. Ten tweede om te voorkomen dat een persoon geld witwast, criminele activiteiten financiert of belasting ontduikt. En ten derde om te voorkomen dat organisaties opgelicht worden. Dit kan namelijk gebeuren wanneer een persoon zich schuilhoudt achter juridische entiteiten.

De reden van de komst van een UBO-register ligt bij het feit dat dit verplicht is door Europese regelgeving. Maar de komst van het UBO-register heeft naast de hierboven genoemde punten, nog een ander voordeel. Zo is het voor personen en organisaties door de openbaarheid van het register makkelijker beter geïnformeerd te raken en hierdoor betere beslissingen te maken over met wie zij zaken gaan doen. Echter zal voor de privacy en persoonlijke levenssfeer van de UBO’s waarborgen worden opgesteld. Het UBO-register zal onderdeel worden van het handelsregister en daarom onder het beheer vallen van de Kamer van Koophandel.

Voor welke bedrijven geldt dat zij de UBO moeten registreren?

Ondanks dat er straks aderhalf miljoen organisaties hun belanghebbende moeten registreren als UBO in het UBO-register, is het niet verplicht voor iedere organisatie dit te doen. De KvK website heeft een duidelijk overzicht van welke organisaties de UBO’s moet registreren en welke dit niet hoeven. De UBO’s kunnen vanaf januari 2020 kosteloos geregistreerd worden.

Zo zijn organisaties met de volgende rechtsvormen verplicht om hun UBO’s te registreren:

• Verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid maar met onderneming.

• Besloten vennootschappen en niet-beursgenoteerde naamloze vennootschappen.

• Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben.

• Europese naamloze vennootschappen.

• Stichtingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid, onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties.

• Personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen.

• Europese coöperatieve vennootschappen.

• Rederijen.

De volgende organisaties met de volgende rechtsvormen zijn niet verplicht de UBO’s te registreren:

• Kerkgenootschappen.

• Verenigingen van eigenaren.

• Enkele historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes).

• Publiekrechtelijke rechtspersonen.

• Eenmanszaken.

• Beursgenoteerde vennootschappen.

Ik ben zelf UBO-proof, maar hoe weet ik dat mijn klanten dit zijn?

Wanneer u weet dat u voldoet aan alle punten van de nieuwe wet, kan het natuurlijk zijn dat een aantal van uw klanten niet voldoen aan de UBO. Het is voor een aantal bedrijven verplicht om de identiteit van klanten te controleren. Dit is verplicht gesteld door de komst van de Wwft. Onder de Wwft vallen niet alleen banken, beleggingsondernemingen en verzekeraars, maar ook belastingadviseurs, handelaren in goederen met een grote waarde en makelaars. Naast het controleren van uw klanten, moeten ongebruikelijke transacties ook worden gemeld. Het controleren van uw klant kunt u gemakkelijk doen. Dit kunt u met de hierboven genoemde tips zelf uitvoeren, of door gebruik te maken van een kredietbeoordelaar. Bij een kredietbeoordelaar ontvangt u na betaling een rapport met alle benodigde gegevens om te kunnen beoordelen of uw klant UBO-proof is. Een goed voorbeeld van een kredietbeoordelaar die u een uitgebreid rapport verschaft is Paylex. Paylex maakt gebruik van een speciale software waardoor zij informatie bevatten van meer dan 300 miljoen bedrijven wereldwijd. Hierdoor kunt u direct beoordelen of een klant niet tegen enige wetmatigheden in gaat.

Dit artikel is tevens gepubliceerd op Paylex.