Vijf manieren om als Payment Service Provider merchants digitaal beter te onboarden

Toegenomen regeldruk zorgt dat Payment Service Providers klanten beter moeten leren kennen. Om als PSP zaken te kunnen doen met een verkoper is het dus noodzakelijk het bedrijf en de bijbehorende personen te identificeren. Welke opties zijn er om het digitale onboarden te optimaliseren?

Of je nu als Adyen, Mollie of juist een kleinere PSP actief bent op de betaalmarkt, de vraag hoe zakelijke klanten zijn te identificeren zal zich bij elk van hen vaker aandienen. De AVG, PSD2 en ook de vijfde anti-witwasrichtlijn die begin 2020 in werking treedt zorgen ervoor dat de complexiteit van het ‘Know Your Customer’-proces (KYC) toeneemt. Hierdoor zal de compliance-afdeling er in de toekomst nog meer op aandringen dat tijdens de onboarding van een verkoper onder andere de gegevens en documenten van de ‘ultimate beneficial owner’ (UBO) worden verkregen én geverifieerd.

Impact: Onnodig complexe onboarding

De praktijk leert dat er bij veel betaaldienstverleners nog altijd sprake is van handmatige processen. Terwijl zij hun klanten – de merchants – in staat stellen online zaken te doen en de conversie van hun business te verbeteren, zijn er onderdelen in hun eigen onboarding die een stuk efficiënter kunnen. Voorbeelden hiervan zijn:

• Handmatig invoeren van gegevens over de onderneming
• Digitaal aanleveren van een kopie identiteitsbewijs en/of uittreksel Kamer van Koophandel
• Per post versturen van getekende overeenkomsten
• Handmatig vergelijken van de gegevens van UBO’s, bestuurders en het uittreksel Kamer van Koophandel
  

Het resultaat? De onboarding duurt onnodig lang. De handmatig ingevulde gegevens zijn niet zonder meer betrouwbaar of foutloos en het vraagt de nodige mankracht binnen de PSP om een controle te doen. Met name voor de kleinere betaalbedrijven is dit een zeer kostbare aangelegenheid.

De oplossing: Balans tussen compliance en gemak

Het is voor alle PSP’s dus zoeken naar een goed evenwicht tussen compliance en gebruikersgemak. Automatisering van het identificatie- en authenticatieproces ligt dan voor de hand. Om iemands identiteit vast te stellen én geverifieerde gegevens automatisch te ontvangen heeft het betaalbedrijf een aantal opties:

1. Identificeren van UBO’s en bestuurders via eID’s

Voordelen: In Europa beschikken steeds meer mensen over een elektronisch identiteitsbewijs, een zogeheten eID. In Nederland kennen we bijvoorbeeld iDIN. Met een eID zoals iDIN kan een natuurlijk persoon zich aan de hand van zijn door de bank geverifieerde gegevens online identificeren. Door op iDIN in te loggen met de vertrouwde gegevens van het online of mobiele bankieren van de eigen bank, geeft de persoon de bank opdracht de persoonsgegevens te delen met de opvragende organisatie. Tot de deelbare gegevens behoren onder andere de achternaam, initialen, geboortedatum, adres, geslacht, e-mailadres en telefoonnummer.

Nadelen: Bij de onboarding gaat het de PSP om authenticatie. Is een persoon bevoegd namens een bedrijf te handelen? Dit vereist een extra controle van de tekenbevoegdheid in het handelsregister. Soms is er ook informatie nodig over de geboorteplaats en nationaliteit van de bestuurder/UBO. Deze gegevens zijn niet (altijd) in te zien via een eID. Het elektronisch ID is bovendien gebonden aan landsgrenzen. België kent bijvoorbeeld Itsme als alternatief.

2. Identificeren van UBO’s en bestuurders door digitaal identiteitsdocumenten te verifiëren

Voordelen: Zoals gezegd komt het voor dat er meer attributen nodig zijn dan een eID kan aanleveren. Daarnaast is het soms noodzakelijk een kopie van het identiteitsbewijs op te slaan. Door tijdens de onboarding een ID digitaal uit te lezen, worden deze gegevens bekend bij de betaalprovider. Het digitaal uitlezen van een identiteitsdocument gebeurt door het scannen van de ‘machine readable zone’ of het lezen van de NFC-chip, beide met de smartphone.

Nadelen: Er is op dit moment geen centraal UBO-register. Om alle UBO’s digitaal te kunnen identificeren moeten er dus meerdere identificatiemiddelen worden ingezet, zoals het combineren van een eID met het uitlezen van een identiteitsbewijs.

3. Controle via de Kamer van Koophandel

Voordelen: De onboarding vraagt om een check van iemands tekenbevoegdheid. Ontbreekt die bevoegdheid, dan moet de onboarding immers worden afgebroken of gewijzigd. Door een aantal digitale services te combineren is deze controle uit te voeren. De persoon identificeert zichzelf online met behulp van het eerder genoemde iDIN. Aan de hand van het handelsregisternummer is vervolgens op te zoeken of diegene bevoegd is namens de organisatie te handelen. Het resultaat van deze ‘lookup service’ wordt aan de opvragende partij gecommuniceerd zodat het proces vervolgens kan worden voortgezet.

Nadelen: Er is slechts een beperkt aantal commerciële oplossingen die de techniek achter de lookup out-of-the-box kunnen leveren.

4. Automatisch controleren van IBAN

Voordelen: Voor de uitbetaling van de opbrengsten zal de PSP een IBAN bankrekeningnummer registreren. Om er zeker van te zijn dat deze rekening bij de merchant hoort kan het nuttig zijn een naam-nummer-controle uit te voeren. De controle, uit te voeren via Surepay, geeft een ‘juist’, ‘fout’ of ‘mogelijke typefout’ als antwoord.

5. Digitaal ondertekenen van de overeenkomst

Voordelen: Is de identiteit van een persoon en de bevoegdheid bij een bedrijf eenmaal vastgesteld, dan kan die vaststelling worden gebruikt om de merchantovereenkomst digitaal te laten ondertekenen. Het document wordt samen met het resultaat uit de identificatie en authenticatie opgeslagen in een verzegeld document. Door de verzegeling te controleren is de authenticiteit van het document vast te stellen. Een audit trail, een controlespoor waarin alle activiteiten zijn vastgelegd, legt de handelingen tijdens het proces van ondertekenen onomstotelijk vast.

Nadelen: De PSP moet in staat zijn om tijdens de onboarding een overeenkomst dynamisch op te maken. Alleen zo is de ondertekening in dezelfde flow aan te bieden en blijft de geoptimaliseerde gebruikerservaring overeind.

Know Your Customer

Met de toenemende complexiteit van het ‘Know Your Customer’-proces, zal de onboarding blijven veranderen. Belangrijk hierin is om oog te blijven houden voor de gebruiksvriendelijkheid ervan. Alleen door te optimaliseren vinden PSP’s een balans tussen compliance en gemak.