Werken kortere Design Sprints echt beter?

Design Sprint-workshops duren meestal vijf dagen. Maar kunnen drie- of vierdaagse sprints ook voldoende zijn? 

Douglas Ferguson is één van de sprekers op de Lean Innovation Summit, waar hij dieper ingaat op de werking en het effect van Design Sprints. Ben je benieuwd naar Douglas en de rest van het programma? Bekijk dan de site van het event. De Lean Innovation Summit vindt plaats op 12 november in Rotterdam. Dit artikel verscheen eerder op de site van Voltage Control.

In het boek Enterprise Design Sprints van Richard Banfield vertelt hij over hoe Design Sprints ‘een vertrouwd formaat voor het oplossen van problemen bij veel grote bedrijven’ is geworden. Naarmate de populariteit van de sprint is toegenomen, heb ik gemerkt dat sommige organisaties en adviesbureaus het Design Sprint-proces graag willen tweaken. Soms betekent dit dat je verkorte of gecomprimeerde sprints moet uitvoeren; proberen hetzelfde te doen in drie of vier dagen in plaats van de klassieke vijf.

Kort is meer realistisch?

De manier waarop Jake Knapp het Design Sprint-proces oorspronkelijk in Sprint schetste, is vrij logisch. De sprint duurt vijf dagen – een volledige werkweek. Elke dag heeft een bepaalde reeks activiteiten; de methoden helpen je bij het verzamelen van inzichten, het opstellen van problemen, het maken van prototypen en het testen van gebruikers.

Waarom kiezen mensen voor verkorte Design Sprints? Zijn drie- of vierdaagse sprints een verstandige keuze? Laten we de voor- en nadelen van een snellere ontwerpsprint bekijken. 

Omdat iedereen tegenwoordig druk bezig is, is het niet verwonderlijk dat bedrijven een Design Sprint in drie of vier dagen willen uitvoeren in plaats van vijf. Het is bijna onmogelijk om kalenders uit te lijnen voor een eendaagse workshop. Nu wil je vijf volle dagen?! Ik begrijp het. Als facilitator van Design Sprints vragen mensen me vaak om een ​​korter tijdsbestek. Het is verleidelijk – een kortere sprint lijkt misschien een meer realistische investering van tijd (en geld). Maar als je het hebt over Design Sprints, denk ik niet dat het zo simpel is om gewoon sneller te werken.

In een Design Sprint van drie of vier dagen moet er iets van de agenda vallen. Dit betekent meestal dat mensen prototyping of gebruikerstests overslaan. Naar mijn mening doe je GEEN Design Sprint als je geen prototyping en tests uitvoert. Een van de krachtigste aspecten van de sprint is het testen van je ideeën en aannames via een prototype en rechtstreeks de reactie van je gebruikers te horen. Wanneer je een van deze stappen overslaat, sla je de momenten over die richting geven. Het geeft je gebruikers een stem en zorgt ervoor dat je niet alleen maar navelstaart.

Wanneer klanten me benaderen over het uitvoeren van een kortere sprint, vermoed ik meestal dat er een paar problemen zijn. Ten eerste geeft het aan dat ze misschien niet genoeg munitie in gedachten hebben voor hun Design Sprint. Als een uitdaging groot genoeg is, moet het budget voor een vijfdaagse Sprint er zijn. Het is zo belangrijk. Ten tweede vertelt het me dat ze misschien geen totale buy-in hebben dat dit een effectief proces of manier van werken is. Ze aarzelen om all the way te gaan omdat ze denken dat het misschien niet ‘werkt’.

Ten slotte geeft het verlangen naar een korte sprint soms aan dat de organisatie niet van plan is een divers team bij het proces te betrekken. Ik heb drie en vierdaagse formaten gezien op basis van het idee dat het ontwerpteam het prototype zal bouwen, terwijl het interne team aan de rest werkt. Om eigendom en buy-in te stimuleren, moet je iedereen erbij betrekken en betrokken houden, anders krijg je een team dat gewoon het werk van iemand anders pusht.

Kan het echt in slechts drie of vier dagen?

Nog iets om op te letten bij consultants of bedrijven die drie- of vierdaagse sprints beloven en verkopen: het gaat uiteindelijk om acht dagen werk. Dat komt omdat ze sommige van de activiteiten voor de sprint verplaatsen (dat wil zeggen een workshop voor het benoemen van problemen vóór de sprint) of ze zorgen voor een aantal pittige werkzaamheden – zoals prototyping – achter de schermen. Bovendien kunnen ze je de week na de eerste sprint vragen om een ​​tweede, kortere sprint te lopen.

Het is prima om de sprint te tweaken, maar ik richt me graag op het opbouwen van vaardigheden en transformatie via het sprintproces. Als we sommige van de activiteiten of ‘lasten’ op ons nemen, in plaats van erop te staan ​​dat onze klanten ze voor hun rekening nemen, denk ik dat er iets fundamenteels verloren is gegaan. Door volledig deel te nemen aan de sprint, begrijpen onze klanten het proces beter en halen ze het maximale uit de week. De volgende keer hebben ze misschien niet eens hulp nodig.

De vele voordelen van een vijfdaagse ontwerpsprint

Ik begrijp waarom de volledige vijfdaagse Design Sprint moeilijker te verkopen is. Een team kan een hele werkweek haar taak niet doen. Er is veel werk vooraf om alle gegevens en onderzoek te verzamelen. Je kunt een offsite ruimte huren om de sprint te houden. Je hebt misschien een professionele facilitator nodig. Het is een uitdaging. Ik geloof echter dat het de moeite waard is om de logistiek en de angst voor tijdinvesteringen te overwinnen.

Ten eerste is de vijfdaagse Design Sprint een goed ontworpen, beproefd proces. Het werd aanvankelijk geperfectioneerd bij Google, na verloop van tijd en met verschillende teams en scenario’s. Kortom, het werkt. Elk ingrediënt is er voor een reden.

Ten tweede biedt de vijfdaagse sprint voldoende tijd voor twee van de meest kritieke aspecten van de week. Er is een volledige dag voor prototyping en een volledige dag voor het testen van gebruikers. (En geloof me, dit zal nog steeds kort voelen.) Deze activiteiten zijn waarschijnlijk die activiteiten die je team het meest nodig heeft. Snelle prototyping is een belangrijke vaardigheid, maar een die niet veel bedrijven vaak gebruiken. Ook praten veel bedrijven met gebruikers, maar niet zoveel als zou moeten.

Ten slotte gaat het om flexibiliteit. Het vijfdaagse schema laat voldoende ruimte over voor het onverwachte, of voor tweaken. De eerste twee dagen zijn wat los, maar ze zijn van vitaal belang om gesprekken op gang te brengen en het denken te stimuleren dat binnen de groep moet gebeuren. Wanneer je een of twee dagen van je sprint afsnijdt, is er veel minder tijd om van koers te veranderen of iets verrassends te graven.

Kortere sprints kunnen werken, als….

Hoewel ik bedrijven graag uitdaag om de sprong te wagen en te investeren in een vijfdaagse Design Sprint, betekent dit niet dat er geen uitzonderingen zijn. In mijn nieuwe boek, Beyond the Prototype, deel ik een verhaal over The Home Depot. Ze hebben een praktijk van driedaagse sprints ontwikkeld. “We hebben de traditionele vijfdaagse Sprint aangepast om efficiënter te werken binnen de cultuur van Home Depot,” zei Eugene du Plessis, Senior UX-ontwerper. “Iedereen vijf dagen in een kamer krijgen is bijna onmogelijk.”

Ik geloof echter dat ze met succes verkorte sprints kunnen uitvoeren omdat ze zich langzaam hebben aangepast, en pas na het beheersen van de sprintpraktijken. 

Op dezelfde manier voert Google Design Sprints van verschillende lengtes en smaken uit. En net als The Home Depot zou ik willen beweren dat Google het recht heeft “verdiend” om met het model te spelen. Ze werken vanuit een sterke basis en zijn een zeer volwassen organisatie op het gebied van ontwerp en innovatie.

Jake deelde zijn gedachten over driedaagse Sprints, en met name Google: “Drie dagen is super intens en ik zou me er zelf niet voor aanmelden. Als je kijkt naar de driedaagse Design Sprint van Google, houd er dan rekening mee dat ze veel ontwerpers en onderzoekers hebben, veel bestaande producten om ontwerppatronen uit te halen en ze hebben materiaalontwerp. Ze hebben zich vele jaren gespecialiseerd in de Design Sprint voor Google. Maar als je niet bij Google werkt, wees dan voorzichtig en overweeg alle middelen en afwegingen die nodig zijn om een ​​driedaagse Design Sprint te laten werken. “

Hij deelt ook mijn gevoel dat vierdaagse sprints mogelijk zijn, vooral als het team meer ervaring heeft: “Ik vind dat vier dagen het beste werkt als de facilitator echt ervaring heeft, of als het team Design Sprint-ervaring heeft. Voorwerk wordt echt belangrijk.”

Conclusie: de vijfdaagse Design Sprint is in de meeste gevallen de beste keuze.

Sprints kunnen het pad zijn naar transformatieve organisatieverandering maar er is geen kortere weg naar resultaten. Als Design Sprints nieuw voor je zijn, raad ik ten zeerste aan om met een vijfdaagse sprint te beginnen. Het zorgt ervoor dat je alle nodige activiteiten uitvoert. Het geeft je ook het momentum en de focus om verder te gaan met wat je bent begonnen na de sprint.