-

Wie jouw rapportage leest, moet tot actie over kunnen gaan

Presentaties of rapportages maken is een belangrijke taak. Jij hebt dan immers invloed op hoe inzichten worden weergegeven. Data-visualisatiespecialist Lea Pica beschrijft vier kernpunten om te komen tot rapportages die meer aanzetten tot actie en overzicht.

Purpose

Elk dataverhaal dat je maakt, begint met dezelfde vraag: waarom moet dit rapport worden gemaakt? Is er een bepaald probleem dat moet worden opgelost? Is er voor een bepaalde keuze goede informatie nodig? Eigenlijk is de basis altijd: hoe kan ik met mijn rapportage het leven van de belanghebbenden eenvoudiger maken? Wat hebben zij nodig om beslissingen te kunnen nemen? Dit begint met het vertalen van het verzoek dat je hebt gekregen naar de kernvraag van de belanghebbenden. Dit doe je door de kernwoorden uit het verzoek te filteren. Op de door jou geformuleerde kernvraag kun je nu een passend antwoord gaan formuleren. Op basis daarvan kies je uiteindelijk ook het type visualisatie dat je kunt gaan gebruiken.

Insights

Je bent een verhaal aan het het ontwerpen. Een verhaal dat de belanghebbenden de juiste informatie moet geven om een beslissing te nemen. Dit gaat verder dan alleen het tonen van een juist gekozen grafiek met de juiste informatie. Je geeft tekstueel antwoord op de vraag wat er gebeurd is en of dit een onverwacht resultaat is. Geef uitleg waarom er wordt gedacht dat dit is voorgekomen en of er iets mee gedaan zou moeten worden. In het geval van dat laatste wil je ook aangeven wie/welke afdeling dit zou moeten doen en voor wanneer dit gedaan moet zijn. Het duidelijk benadrukken wat de kosten zijn van geen actie ondernemen, zal het de organisatie eenvoudiger maken een keuze te maken.

Context

Heb je wel alle informatie beschikbaar die nodig is om het volledige verhaal te vertellen? Is alles aanwezig in de rapportage om de belanghebbenden een degelijke een data gedreven beslissing te laten maken? Zorg er voor dat je targets en doelstellingen afzet tegen de resultaten en waar mogelijk benchmarks van de markt meeneemt. Kijk ook niet alleen naar het moment van de rapportage, neem de trend van de weken daarvoor mee en kijk naar de trend in voorgaande jaren om inzage te geven in seizoensinvloeden. Segmenteren binnen de rapportage om te begrijpen waar de detailverschillen liggen, is belangrijk voor de opbouw naar de conclusies. Evenals aanvullende metingen, waardoor de belanghebbenden hun keuze nog beter afgewogen kunnen maken.

Aesthetics

Je hebt ongetwijfeld een hoop informatie verzameld en stukken tekst uitgeschreven. Om het in een bruikbaar rapport te krijgen, zal je de cognitieve belasting voor de lezer zo laag mogelijk willen maken. Ieder mens kan zich niet de hele dag onbeperkt mentaal inspannen. Overbodige informatie wil je weghalen uit je rapportage en de resterende informatie wil je zoveel mogelijk simpel houden. Hulplijnen in grafieken, achtergronden, kleuren in grafieken en teksten; denk hier allemaal goed over na en hou het eenvoudig. Ontwerp zo dat wat je verhaal ondersteunt extra opvalt en de overige contextuele informatie ter kennisgeving kan worden aangenomen. En laat in geen geval jouw datavisualisatietool bepalen wat nu echt belangrijk is voor de belanghebbenden.

Deel dit bericht

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond