Zo vergelijk je media monitoringtools

De enorme populariteit van social en online media in de afgelopen decennia zorgt voor een exponentiële groei van volume en diversiteit aan mediadata. Deze data vormt voor marketeers, communicatie- en PR-professionals een walhalla. Op de Nederlandse markt zijn er verscheidene aanbieders van media monitoringtools. Maar hoe vergelijk je deze en hoe bepaal je welke tool hét ultieme middel is?

Met een media monitoringtool heb je deze data tot je beschikking én ben je in staat om je performance in de media te meten, je reputatie te managen, met je doelgroep in gesprek te gaan of marktonderzoek uit te voeren. Dit zijn slechts een aantal voorbeelden van een scala aan mogelijkheden.

Het framework stelt jou in staat om op een praktische manier media monitoring tools te vergelijken. Je staat stil bij je behoeften, middelen en selectiecriteria om dé tool te vinden die in jouw behoeften voorziet.

  1. Behoeften 

Met de verschillende aanbieders van media monitoringtools zijn de toepassingen oneindig. Ze hebben allemaal één ding gemeen: media-aandacht in kaart brengen. Maar de wijze waarop organisaties omgaan met mediadata of de vruchten plukken van een monitoringtool is voor veel organisaties anders. Daarom begint de reis naar een tool bij de kern van dit model, namelijk jouw behoeften. Dat houdt in dat je nadenkt over waarom je als organisatie wilt monitoren. Effectmeting van PR, reputatiemanagement, webcare/klantcontact, marktonderzoek, content marketing en influencer marketing zijn door organisaties veel benoemde redenen om een media monitoringtool in te zetten.

In de praktijk: manage je reputatie 

Een organisatie wil een media monitoringtool gebruiken voor reputatiemanagement. Zij willen als eerste op de hoogte zijn wanneer iets baanbrekend in de media verschijnt. Van een negatieve social post die viral gaat tot een positieve publicatie in een nieuwsblad. Hun primaire behoefte is duidelijk: reputatie managen. Voor een PR-medewerker is een media monitoringtool belangrijk om real time in kaart te brengen wat een campagne, pers- of nieuwsbericht, blog of social post teweegbrengt. Voor een woordvoerder is de tool belangrijk om direct op de hoogte te zijn van negatieve berichtgeving om ad hoc in te springen. Betrek in dit proces daarom ook de medewerkers die ermee zullen werken.

  1. Middelen 

Nadat je behoeften duidelijk zijn, denk je na over de middelen. Elke aanbieder op de Nederlandse markt verschilt in beperkte tot sterke mate van een een andere tool. Omdat de tools al deels ‘gekleurd’ zijn door de wijze waarop zij zich positioneren, is het eenvoudiger om een selectie te maken. Wanneer je een afgebakend beeld hebt van de mogelijkheden, is het verstandig om een selectie van drie tot vijf tools te maken. Vraag bij deze tools een testmogelijkheid aan en test ze in dezelfde periode naast elkaar.

In de praktijk: tools voor reputatiemanagement 

De organisatie die reputatiemanagement als behoefte heeft, gaat nu een selectie maken van media monitoring tools. Beginnend bij een zoekmachine zoals Google wordt er gezocht naar termen als ‘media monitoring reputatiemanagement’ of ‘media monitoring tools’. Voorbeelden van media monitoring bureaus die in Google naar boven komen zijn dan onder andere Clipit, Buzzcapture, Lexisnexis, Obi4wan en Coosto. Deze organisatie besluit om verscheidene mogelijkheden te bekijken en te overwegen. Hierbij is het voor deze organisatie belangrijk om het referentiekader reputatiemanagement altijd te gebruiken bij de overweging voor een bepaalde tool. Kan de PR medewerker aan de slag met real time effectmeting van een campagne, pers- of nieuwsbericht, blog of social post? Is de woordvoerder in staat om direct op de hoogte te zijn van negatieve berichtgeving om ad hoc in te springen? Wanneer een tool op het eerste gezicht kan voorzien in jouw behoeften, is het een relevante tool om te testen. Zo zorg je ervoor dat je niet onnodig tools test die hoogstwaarschijnlijk toch niet in je behoeften kunnen voorzien.

  1. Selectiecriteria 

Testen, testen en nog eens testen. Zorg ervoor dat je de aanbieders in dezelfde periode uitprobeert, alleen zo kan je een goede vergelijking maken. Daarnaast moet je erop letten dat zoekopdrachten per tool kunnen verschillen. Het is belangrijk dat een zoekopdracht op dezelfde manier wordt samengesteld. Indien dit voor jou een onbekend terrein is, maak dan gebruik van media analisten van de aanbiedende tool. Zij zijn hierin gespecialiseerd en nemen dit werk voor je uit handen. Na het testen van de tools heb je een goed beeld van wat elke tool kan. Het is nu zaak om selectiecriteria te bepalen die belangrijk zijn om jouw behoeften te vervullen. Kies tussen 5-10 selectiecriteria aan de hand van jouw behoeften. Ga bij elk selectiecriterium na of het verband houdt met jouw behoeften. De selectiecriteria bieden namelijk handvatten om na te gaan of een media monitoring tool in jouw behoeften kan voorzien.

In de praktijk: selectiecriteria als behoeften vervullers  

Voor een organisatie die reputatie wil managen, is het belangrijk om na te gaan welke selectiecriteria specifiek voor hen belangrijk zijn. In de basis zijn onderstaande selectiecriteria belangrijk voor reputatiemanagement:

Algemene monitoring criteria
  1. Datakwaliteit- en snelheid: ontvang je alle relevante berichten real time?
  2. Crossmediaal meten: is het mogelijk online en social media, radio en TV te monitoren?
  3. Gebruiksgemak: werken de medewerkers prettig met de tool?
  4. Prijs-kwaliteitverhouding: is het product de prijs waard?
  5. Service: worden de vragen en verzoeken snel en volledig beantwoord?
Analyse criteria 
  1. Sentiment analyse: is er een positieve, neutrale en negatieve sentiment factor aanwezig?
  2. Impactfactor: wordt de impact inzichtelijk gemaakt met een PR-waarde/mediawaarde?
  3. Bereik: wordt de zichtbaarheid van vermeldingen in berichten gemeten?
  4. Keyword analyse: worden onderwerpen en keywords die centraal staan benoemd?
  5. Stakeholder analyse: zijn er analysemogelijkheden om stakeholders te monitoren, belangen te inventariseren en stakeholdergroepen tegen elkaar af te zetten?
Rapportage- en alert criteria 
  1. Rapportagemogelijkheden: ben je in staat met de resultaten en analysemogelijkheden waardevolle rapportages te creëren?
  2. Alert mogelijkheden: word je op de gewenste manier op de hoogte gehouden van nieuws?
3. Scoretoekenning 

De periode na tools testen is voorbij. Tijd om een keuze te maken! Hoe hak je knopen door? Dit doe je door bij elke geteste tool scores toe te kennen. Elk selectiecriterium heeft een scoreschaal van 0-10. In de basis gaat het framework ervan uit dat elk selectiecriterium even zwaar weegt. Wanneer dit niet het geval is, is het belangrijk om met de klok mee een ordening aan te brengen. Nadat je scores toekent, ontstaat een spinnenweb. Zo zie je in één oogopslag welke tools aan kop zijn. Een tool moet substantieel hoog scoren op elk onderdeel, want elk gekozen selectiecriterium voorziet in jouw behoeften. De grootste webben bepalen welke winnaars uit de bus komen. Omdat tools in de praktijk op verschillende vlakken van elkaar verschillen, is er een significante kans dat er circa 2 tools een groter web hebben. Door na te gaan welk selectiecriterium het zwaarst weegt, worden verschillen tussen deze mogelijke winnaars ook zichtbaarder. Met deze handvatten ben je in staat om tools te vergelijken en dé winnende media monitoring tool te kiezen!

Een staaltje vergelijking: framework ingevuld 

Tot slot zou het framework er zo uit kunnen zien voor de organisatie die reputatie wil managen. Deze organisatie is nu beter in staat om stapsgewijs na te denken over het beslissingstraject en een keuze te maken. 

Beslissingstraject

Nadat de keuze gemaakt is, is het belangrijk om zo nu en dan na te gaan of de behoeften hetzelfde zijn en vervuld worden. Is dit niet het geval? Dan is het tijd om opnieuw de stappen te doorlopen. Het van essentieel belang om deze beslissing altijd samen te maken met de medewerkers die ermee zullen werken. Peil hun bevindingen na de aanschaf dus ook regelmatig. Omdat kosten en prijsmodellen ook erg van elkaar verschillen en vaker veranderen, is dit een extra belangrijk beslissingscriterium om in de gaten te houden. Maar het is nu eerst tijd voor het beslissende werk: vergelijk tools en hak de knopen door!

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond.

terug