Zes gouden tips voor algemene voorwaarden

Waar een overeenkomst betrekking heeft op de commerciële kern van een deal, regelen de algemene voorwaarden de overige zaken. Nadat je ze hebt opgesteld wil je als ondernemer ook zeker weten dat je klanten zich hier aan moeten houden. Hiervoor moet je nog een paar belangrijke dingen doen. Zie hier zes gouden tips voor algemene voorwaarden.

Tip 1: Houd ze algemeen.

Je algemene voorwaarden bestaan uit een aantal bepalingen die bedoeld zijn om op meerdere overeenkomsten van toepassing te zijn. Het is dan ook de bedoeling dat je deze bepalingen meerdere malen gebruikt. Zie het als een soort paraplu van algemene bepalingen die je nog te sluiten overeenkomsten droog moet houden. Net als bij het sluiten van een overeenkomst dient de klant je algemene voorwaarden te aanvaarden. Dit betekent dat hij hiermee akkoord moet gaan.

Tip 2: Neem de volgende bepaling op in je overeenkomsten en offertes.

De klant hoeft niet akkoord te gaan met de inhoud van jouw algemene voorwaarden. Hij hoeft deze zelfs niet te kennen, belangrijk is hier alleen dat hij akkoord gaat met de toepassing van de algemene voorwaarden op jullie overeenkomst. Neem dus altijd het volgende op in jouw overeenkomsten en offertes:

‘Op al onze overeenkomsten zijn de algemene voorwaarden van (Ondernemer) van toepassing.’

Op die manier aanvaardt de klant door de overeenkomst te ondertekenen of akkoord te gaan met je offerte. Neem je in al je communicatie met de klant, vóór het sluiten van de overeenkomst, de hiervoor genoemde zin op (inclusief een hyperlink), dan kan de klant al gebonden zijn aan je algemene voorwaarden zonder dat hij hiervoor iets heeft hoeven doen. Hij aanvaardt dan al door simpelweg niet te protesteren.

Tip 3: De klant moet een redelijke kans hebben gehad om op de hoogte te zijn van de inhoud van jouw algemene voorwaarden.

Omdat het voor de toepassing van je algemene voorwaarden dus niet nodig is dat de klant de inhoud hiervan kent, heeft de wetgever voor jou een informatieplicht in het leven geroepen. Dit betekent dat je de klant wel een redelijke kans moet hebben gegeven om op de hoogte te zijn van de inhoud van jouw algemene voorwaarden. Je kan als ondernemer op twee manieren hieraan voldoen. Offline en Online.

De hoofdregel is overhandigen vóór het sluiten van de overeenkomst. Deze mogelijkheid wordt ook wel de offline variant genoemd. Vóór het ondertekenen of sluiten van de deal dien jij aan je klant de algemene voorwaarden te overhandigen. Net als een fles bubbels dienen ze bij het ondertekenen dus nooit te ontbreken.

Soms is het niet mogelijk om een fysiek exemplaar van je algemene voorwaarden te overhandigen. Denk bijvoorbeeld aan online gesloten overeenkomsten. In dat geval moet je de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst elektronisch beschikbaar stellen. Besef wel dat dit alleen kan indien de overeenkomst zelf ook elektronisch tot stand komt.

Tip 4: In een offline overeenkomst verwijzen naar online algemene voorwaarden.

Wil je in offline overeenkomsten toch verwijzen naar je online algemene voorwaarden, dan kan dat alleen indien de klant hier uitdrukkelijk mee akkoord gaat. Neem daarom de volgende tekst op in jouw overeenkomsten en offertes:

‘u stemt in met verwijzing naar de algemene voorwaarden op onze website via de volgende hyperlink: [……]’.

Het is erg belangrijk dat de klant hier ook echt mee akkoord gaat. Dit kan mondeling, schriftelijk en digitaal. Bijvoorbeeld door middel van een aan te vinken vakje gedurende het bestelproces.

Tip 5: Zorg dat de klant je algemene voorwaarden makkelijk kan vinden.

Verwijs je naar online algemene voorwaarden? Zorg dan dat je gebruik maakt van:

(i) een duidelijk herkenbare directe hyperlink (klik ‘hier‘ voor onze algemene voorwaarden);

(ii) en dat de klant de voorwaarden kan printen, opslaan en ook later nog kan inzien.

Waarschuwing: Alleen een pop-up screen of slechts verwijzen naar je homepage is niet voldoende.

Tip 6: Voor dienstverleners gelden andere regels.

Verricht of lever je een dienst dan gelden er aparte regels. Sluit je namelijk een schriftelijke overeenkomst, dan moet je de algemene voorwaarden daarvóór hebben overhandigd. Sluit je geen schriftelijke overeenkomst, zoals een mondelinge afspraak met een klusjesman? Dan moet de overhandiging van de algemene voorwaarden uiterlijk vóór het verrichten van de dienst plaatsvinden.

De dienstverlener mag zelf bepalen of hij de algemene voorwaarden:

(i)             Op eigen initiatief overhandigt.

(ii)            Makkelijk beschikbaar stelt op de plaats waar de dienst wordt verricht of overeenkomst wordt gesloten.

(iii)          Makkelijk elektronisch beschikbaar stelt op een door de dienstverlener gekozen adres.

(iv)           Opneemt in alle door de dienstverlener, aan de klant, verstrekte documenten.

Regel het goed, want jij zal het moeten bewijzen.

Of je algemene voorwaarden van toepassing zijn op een overeenkomst is super belangrijk. Ontstaat hier een discussie over, dan zal jij als ondernemer moeten bewijzen dat je voldaan hebt aan je informatieplicht. Het is dus van groot belang dat je hier een zo goed mogelijke invulling aan hebt gegeven. Voldoe je hier namelijk niet aan, dan loop je het risico dat je algemene voorwaarden, in tegenstelling tot de overeenkomst zelf, niet gelden. Wil je zeker zijn van je zaak, dan moet je ze gewoon meesturen of tijdens het bestelproces als downloadbaar document aanbieden op zo’n manier dat de klant er niet omheen kan. Zo heb je je zaken gewoon altijd goed geregeld.

Dit artikel is tevens gepubliceerd op het weblog van VraagHugo.