Beter projectmanagement met focus op mandaat, visie, budget en tijd

Voor het succesvol opleveren van een project zijn er vier elementen nodig: mandaat, visie, budget en tijd. Bij ons heet dit de Cirkel van Ownership. In dit artikel bespreken we hoe je dit model toepast om je projecten sneller en beter op te leveren. 

Visie

Digitale projecten worden vaak geleid door een product owner of projectmanager. Deze zou met haar kennis en ervaring in staat moeten zijn een visie te vormen over hoe ze met haar team een maximale toegevoegde waarde voor de eindgebruiker kan leveren. Uit onderzoek van ons zelf blijkt dat product owners vaak doorgroeien vanuit een andere functie. Hiermee beschikken zij vanuit verschillende achtergronden over een hoop kennis en ervaring.

Maar de rol van product owner zelf is nog vrij jong. Het zal wellicht nog even duren tot je product owner de juiste cocktail van kennis en ervaring beschikt om een goede visie te vormen. Dit is wat je kunt doen om sneller een sterke visie te ontwikkelen:

• Identificeer (per project) wie binnen je organisatie de meeste ervaring heeft en stel deze beschikbaar als ‘vraagbaak’. Zo staat je product owner er niet alleen voor en kan ze haar visie testen en aanscherpen.
• Zoek intern of extern naar specialisten die je product owner op het gebied van ervaring kunnen coachen.
• Pas design sprints toe. Dat is een proces (ontwikkeld door Jake Knapp van Google) waarin je binnen één week een roadmap bouwt in samenwerking met experts binnen het werkveld.

Mandaat

Mandaat betekent: degene die beslissingen mag maken, vaak gekoppeld aan een criteria zoals budget. In hiërarchische organisaties zijn dit vaak, maar niet altijd, de personen met de meeste ervaring, wat goed aansluit op het toetsen van de visie. Je kunt je voorstellen dat het identificeren en betrekken van de personen met het juiste mandaat ervoor zorgt dat beslissingen sneller genomen kunnen worden, wat de algehele ontwikkeling van een project enorm kan versnellen. Drie tips om te zorgen dat je sneller beslissingen maakt:

• Identificeer welke stakeholders over het benodigde mandaat beschikken om keuzes te maken die nodig zijn binnen het project.
• Betrek deze stakeholders actief bij het proces door samen door voorbeeldscenario’s te lopen en maak helder wat er wel en niet van de stakeholder verwacht kan worden.
• Maak inzichtelijk wat stakeholders nodig hebben om een beslissing te maken. Dit kan per stakeholder enorm verschillen. Door je vraagstukken met de juiste argumentatie aan te leveren help je hen sneller beslissingen te maken.

Budget

Je zou denken dat bij ieder project een bepaald budget hoort en de product owner probeert om binnen dit project een zo hoog mogelijke toegevoegde waarde voor de eindgebruiker te realiseren. Maar soms is er wel de wens voor een nieuwe feature, maar is hier geen concreet budget voor vrijgemaakt. Er wordt dan verwacht dat een team de feature “gewoon binnen de werkuren” ontwikkelt en moet er voor benodigde middelen steeds een los budget worden aangevraagd.

Je kunt je voorstellen dat dit vooral veel tijd kost, waardoor het project door het ontbreken van een budget ironisch gezien duurder uitvalt dan nodig.Het ontbreken van budget kan daarnaast geïnterpreteerd worden als het ontbreken van commitment vanuit het management. Dit kan op zijn beurt zorgen dat teamleden gefrustreerd of onverschillig worden, wat de kwaliteit en oplevertijd niet ten goede komt. Hierbij vier manieren om sneller budget los te peuteren:

• Maak de noodzaak helder door klanten te interviewen. Met hun input kun je de pijn goed omschrijven. Dit klinkt als een lang proces, maar je kunt binnen een dag al voldoende input ophalen om een case te bouwen.
• Toon bestaande oplossingen in de markt. Met screenshots en wat knip- en plakwerk kun je snel een moodboard creëren over hoe anderen de uitdaging oplossen en wat hiervoor nodig is.
• Betrek je huidige leveranciers erbij. Die werken meestal graag mee aan het aanscherpen van de oplossing en vullen deze graag aan met concrete offertes.
• Zoek partners in crime van verschillende afdelingen. Hoe breder belegd, hoe groter de slagingskans om budget vrij te maken. Lukt het niet om mensen mee te krijgen, dan kun je je afvragen of je project wel bestaansrecht heeft.

Tijd

Tijd en focus gaan hand in hand. Je kunt geen succesvol product lanceren als je niet de tijd hebt om hier echt goed voor te gaan zitten. Anders wordt het al gauw een haastklus of laat je je keuzes leiden door “wat je kunt doen binnen de uren” in plaats van een heldere visie. Het is verleidelijk om tijd vrij te maken door efficiënter te werken, maar je loopt het risico dat je bij een tegenslag meteen in de problemen komt (of in de avonduren jezelf uitput). Drie concrete manieren om meer tijd vrij te maken:

• De grootste valkuil is om alles alleen te willen doen. Vraag om hulp bij je manager of collega’s en kijk samen waar kansen liggen om tijd vrij te maken.
• Stel prioriteiten en durf nee te zeggen. Je kunt niet alles tegelijk doen én verwachten goede resultaten te halen. Het is niet altijd de keuze tussen het een of het ander, maar de kunst om het juiste moment te kiezen om met focus aan een project te werken.
• Haal meer kennis op over tijdmanagement. Niet om binnen een werkweek zoveel mogelijk uit jezelf te persen, maar om te leren hoe je de benodigde tijd voor een project kunt verkleinen en zo sneller een akkoord krijgt om er met focus aan te werken.

Evalueer je projecten

De vier elementen samen vormen wat wij de Cirkel van Ownership noemen. Zelfs zonder verdere stappen, maar door alleen al via deze lens naar je lopende projecten te kijken, zul je kansen zien om de kwaliteit te verhogen en vooral de oplevering te versnellen.

Over de auteur: Jochem Nuij is de oprichter van bij Productowner.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.