Vijf tips om de backoffice op orde te hebben voor Black Friday  

Door een gebrekkige voorbereiding laten webshops miljoenen omzet liggen op Black Friday. Als je maximaal wil profiteren, is dit hét moment om te starten met de voorbereidingen. Want uiteindelijk is Black Friday niet alleen een kans om je sales te verhogen. Het is ook het perfecte moment om je naamsbekendheid te vergroten, nieuwe klanten aan te trekken of bestaande klanten aan je merk te binden.

Deze periode vol kansen kan ook voor druk op het bedrijf zorgen. Echter, een goede voorbereiding is het halve werk en zorgt ervoor dat je geen omzet misloopt. We geven je vijf tips voor het optimaliseren van je backoffice zodat jij helemaal klaar bent voor het peak sales season.

In gesprek over uptime

Je wil voorkomen dat je webshop traag is of zelfs geheel platligt. Dit kost je niet alleen direct omzet, maar – misschien nog wel belangrijker – hiermee zet je ook je reputatie op het spel. Check dus bij het webhostingplatform waarmee jij samenwerkt welke voorzorgsmaatregelen zij treffen om voldoende uptime te kunnen realiseren. Zo neem je het heft in eigen handen en weet je op tijd of er voldoende servercapaciteit is bij je provider.

Zorg voor voldoende capaciteit

Zorg ervoor dat je voldoende mankracht hebt en een goed proces om orders te verwerken. Het is dan ook belangrijk om personeel voor te bereiden op de drukke dagen rondom Black Friday. Maak duidelijk dat jullie samen de schouders eronder zetten. Zorg er bijvoorbeeld voor dat iedereen maximaal inzetbaar is. Ook kan je medewerkers vragen om wat extra uren te werken met een ruime vergoeding. Want ondanks een hoog aantal orders, wil je de kwaliteit van de bezorging kunnen garanderen die je klanten van je gewend zijn. Dit begint bij het scheppen van de juiste verwachtingen over de levering. Kan het wat langer duren dan dat ze van je gewend zijn? Communiceer dit duidelijk. Dit helpt ook om een langetermijnrelatie op te bouwen met de klant.

Shipment provider benaderen

Gebruik meerdere shipment providers of wellicht een platform. Shipment providers hebben het namelijk op deze dagen enorm druk. Dat kan zorgen voor vertraging in de bezorging van je product. Door meerdere partijen te benaderen voor je bezorgproces, verspreid je het risico. Platformen zoals Sendcloud of Wuunder kunnen je hierbij helpen.

Zorg voor voldoende voorraad

Het gaat nog wel eens mis: er is niet voldoende voorraad om aan de grote vraag te voldoen. Zorg er dus voor dat je genoeg producten op voorraad hebt. Zeker nu de levertijden van leveranciers hoog zijn. Dit geldt niet alleen voor het assortiment, maar ook voor inpak- en opvulmateriaal en labels. Duik eens in je data van voorgaande jaren. Welke producten waren echte hardlopers? Van deze producten moet je in ieder geval genoeg op voorraad hebben. Grote kans dat deze producten ook dit jaar weer je webshop uit vliegen.

Denk na over return management

Het kan altijd voorkomen dat een klant niet tevreden is met zijn bestelling en producten terugstuurt. Het is dan voor de klanttevredenheid noodzakelijk om een goed return managementproces te hebben. Het kan bijvoorbeeld verstandig zijn om na Black Friday extra mensen in te roosteren. Zij kunnen de retouren behandelen en verwerken in het systeem. Zorg er ook voor dat retourlabels zijn toegevoegd aan de pakketten van je klanten. Zo maak je dit proces zo eenvoudig mogelijk. En kijk natuurlijk of het terugbetalingsproces goed geregeld is. Ook kun je alvast aan de hand van je data een calculatie maken waarin je berekent hoeveel bestellingen retour komen.