OnRecruit wil datagedreven vacatures vervullen

E-commerce-principes toepassen in recruitment betekent vooral dat je je data op orde moet hebben. OnRecruit heeft daarvoor een platform ontwikkeld zodat werkgevers en recruitmentbureaus zo efficiënt mogelijk vacatures kunnen vervullen.

OnRecruit is acht jaar geleden opgericht met het idee om e-commerce-principes toe te passen op HR en recruitment, vertelt Chief Technology Officer Dirk Meeuws. “De oprichters signaleerden dat het extreem verouderd was hoe vacatures werden vermarkt en vervuld. Daar was voor ons als mediareseller een slag te slaan.”

Gaandeweg besloot OnRecruit zich echter meer te gaan richten op de technologische kant van e-recruitment. “We hebben zelf een platform ontwikkeld waar we alle relevante informatiebronnen koppelen. Het gaat dan om de vacature op de website tot en met hoelang de kandidaat uiteindelijk is aangenomen bij het bedrijf blijft en alles wat daar tussenin zit. Het hele recruitmentproces kunnen wij doormeten. Op basis van de verzamelde data wordt bepaald hoe effectief kanalen zijn, welke ROI een bepaald budget oplevert, hoeveel tijd het kost om een vacature in te vullen, de kosten van een lead, hoeveel leads er nodig zijn om iemand te vinden voor de baan, enzovoorts.”

Advies en uitvoering

Het datawarehouse van OnRecruit meet de performance van alle recruitmentactiviteiten van een werkgever of uitzendbureau. Maar het blijft niet bij advies – de benodigde online marketingacties worden ook door OnRecruit uitgevoerd. “Een campagne voor een salesvacature brengen we geautomatiseerd onder de aandacht via verschillende kanalen, we doen aan retargeting, et cetera. Daarbij wordt ook in de gaten gehouden of het benodigde aantal sollicitanten is behaald. Op basis van historische data rekent het systeem per type vacature dat aantal uit.”

Het platform bepaalt dus of er een marketingcampagne nodig is om een vacature onder de aandacht te brengen. Als dat het geval is, dan wordt die campagne in de juiste kanalen ingeschoten totdat het budget is bereikt of het beoogde aantal kandidaten op de vacature heeft gesolliciteerd. Dit betekent niet dat er geen mensenwerk aan te pas komt, benadrukt Dirk. “Onze customer success managers worden geholpen door het platform om de juiste parameters in te voeren. Stel, een supermarkt heeft zowel vacatures bij de afdeling IT als voor vakkenvullers. Dan is het niet de bedoeling dat het systeem alles op alles zet om die vakkenvullers te vinden, terwijl het ophangen van een briefje in de supermarkt waarschijnlijk efficiënter is. Voor het systeem is het lastig om onderscheid tussen de verschillende typen functies te maken. Dat inzicht hebben onze medewerkers wel en daar sturen zij op bij. Het is in die zin predictive dat we op basis van historische data een hypothese formuleren. De customer success manager houdt in de gaten of de hypothese klopt en of de door het systeem voorgestelde acties uitpakken zoals verwacht.”

Via leadscores geïnteresseerde kandidaten benaderen

Daarnaast houdt het platform proactief (via het verzamelen van cookies) bij of kandidaten terugkomen op de site. Daar kan de recruiter dan snel op inspelen. “Alle verzamelde informatie schieten we terug naar het recruitmentsysteem. Dat gebeurt ook als een geschikte kandidaat die om wat voor reden dan ook niet is aangenomen weer op de jobsite is geweest. Dan wordt er een signaal gegeven dat kandidaat 15 (wij slaan geen persoonsgegevens op maar kennen leadscores toe) weer interesse toont. Als die belangstelling wederzijds is kan HR contact opnemen met deze persoon. Op deze manier helpen we onze klanten meer vacatures in te vullen op een efficiënte manier.”

Dirk geeft als voorbeeld van die efficiency een werkgever die drie jaar geleden van start is gegaan met OnRecruit. “Voor die tijd werd 80 procent van de vacatures ingevuld via recruitmentbureaus die daarvoor uiteraard een bedrag per kandidaat rekenen. Door online meer zichtbaarheid te realiseren konden we via de juiste kanalen het juiste verkeer aantrekken. Nu wordt 90 procent via de eigen website ingevuld. Dat levert niet alleen een kostenbesparing op, het proces is ook sneller geworden, de werkgever heeft meer naamsbekendheid gekregen én er is een database opgebouwd met interessante kandidaten.”

Eigen marketing draait op Salesforce

Zoals gezegd heeft OnRecruit het e-recruitment platform zelf gebouwd. Voor de eigen marketingactiviteiten wordt Salesforce ingezet als CRM. Pardot wordt gebruikt als marketing automation tool. “Tot twee maanden geleden werkten we met legio systemen. Maar onze organisatie groeit snel en we wilden marketing efficiënter organiseren. We hebben veel CRM-pakketten bekeken maar Salesforce biedt de beste mogelijkheid om bestaande systemen te koppelen zodat alle data op één plek worden verzameld. Wat meespeelt bij de keuze voor Salesforce is dat we zagen dat veel recruitmentbureaus er ook mee werken dus we hadden al wat ervaring met de koppeling en de mogelijkheden, zoals het gemak waarmee je custom velden kunt aanmaken en informatie terug kunt geven aan het ATS van de klant. Toen de aankoopbeslissing eenmaal was gevallen in oktober ging het snel: in januari konden we aan de slag met Salesforce dankzij onze implementatiepartner m|ployee cloud.”

Naast Salesforce Sales Cloud en Pardot heeft OnRecruit ook Salesforce Inbox en Salesforce CPQ geïmplementeerd, vertelt Dirk. “De grootste valkuil voor onze groei is dat er kennis verloren gaat. Salesforce Inbox maakt het voor ons gemakkelijk om al onze e-mailcommunicatie en kalenderactiviteiten te koppelen met de juiste records in het CRM. Daarnaast helpt Salesforce CPQ ons salesteam met het bepalen van de juiste pricing en het versimpelen van het quote-proces. Dit levert ons tijdwinst, schaalbaardere processen en versimpelde prognoses op.”

Wat de toekomst betreft, ziet Dirk een belangrijke rol weggelegd voor machine learning. “Je ziet in recruitment een digitale slag plaats vinden. Op dit moment heeft het verzamelen en analyseren van data zodat je er zakelijke inzichten uit kunt halen prioriteit. De volgende stap is marketing automation op een Salesforce Einstein-achtige manier. Over drie jaar maakt de software de selectie en wordt het sollicitatiegesprek door een mens gevoerd.”