Het selecteren van een Digital Asset Management systeem

Een Digital Asset Management (DAM) systeem is het fundament van je IT-infrastructuur. De gemiddelde levensduur van een DAM systeem is drie tot vijf jaar, een verkeerde keuze kan grote gevolgen hebben. Het is daarom belangrijk om alle betrokken partijen zo vroeg mogelijk in het selectieproces te betrekken.

Tien selectiecriteria voor een Digital Asset Management (DAM) systeem

Voordat je verschillende partijen gaat vragen om een offerte is het belangrijk om jezelf eerst de volgende vraag te stellen: Aan welke vereisten moet een DAM systeem voor mijn organisatie voldoen?

Deze whitepaper beschrijft de tien belangrijkste selectiecriteria. Na het lezen van deze whitepaper ben je in staat om  een nieuw DAM systeem te selecteren. De whitepaper gaat onder andere in op:

• De toegevoegde waarde van een DAM.
• Het belang van een goede implementatieaanpak.
• Een kant-en-klare oplossing versus maatwerk.
• Het kiezen van een oplossing binnen je budget.

De tien basisprincipes van een DAM systeem

In 2014 heeft de DAM Foundation (niet langer actief) tien kernvereisten voor een DAM systeem gedefinieerd. Lees in de whitepaper welke tien vereisten dit zijn. Deze basisprincipes zijn pas het begin van het selectietraject. In het vervolg van de whitepaper wordt ingegaan op welke negen andere selectiecriteria van toepassing zijn.

Er is meer dan alleen een DAM oplossing

Bij het selecteren van een DAM systeem moet je ook rekening houden met eventuele integraties en koppelingen met andere systemen binnen je bedrijf. Analytici zien een DAM als het centrale middelpunt voor alles wat betrekking heeft op content marketing en de online klantervaring. Dit biedt kansen om toe te werken naar één platform voor alle (online) marketing activiteiten.

Het kiezen van de juiste implementatiepartner

Bij het selecteren van een DAM systeem kies je ervoor om de komende drie tot vijf jaar in zee te gaan met de leverancier. De kwaliteit van het implementatieteam, de relatie met de softwareleverancier en  de gekozen implementatieaanpak zijn allemaal factoren die essentieel zijn voor het succes van je DAM systeem.

Gebruik het selectieproces om een goed gevoel te krijgen met potentiële softwareleveranciers en implementatiepartners.

Een toekomstbestendige oplossing

Het kiezen voor een toekomstbestendige oplossing is misschien wel het belangrijkste advies uit de whitepaper. Tijdens het selectietraject is het belangrijk om ook naar de inhoud van het DAM systeem te kijken en een gevoel te krijgen bij wat de softwareleverancier doet om de software te verbeteren.

Support tijdens en na de implementatie

Een software-implementatie verloopt in de meeste gevallen niet vlekkeloos. Dan is het prettig dat je gebruik kunt maken van een support of onderhoudsovereenkomst. In de whitepaper worden een aantal tips beschreven hoe je de inhoud van het supportcontract afstemt op de behoeften van je organisatie.

Houd rekening met je huidige IT-architectuur

Een nieuw DAM systeem moet passen binnen je huidige IT-architectuur. Houdt tijdens het selectietraject rekening met het feit dat je DAM systeem geïntegreerd moet worden met bijvoorbeeld marketing automation, social media of mobiele applicaties.

Een betaalbare oplossing

In de voorgaande alinea’s is met name ingezoomd op het technische aspect. Om de succeskans van je businesscase te vergroten is het belangrijk om inzicht te hebben in de totale kosten en het beschikbare budget. Welke licentiestructuur past bij je organisatie? Deze whitepaper beschrijft de voordelen en nadelen van:

• Open source oplossing
• SaaS modellen
• Alleen een licentie

Draagvlak

Zoals al eerder beschreven in dit artikel is het belangrijk om alle betrokken partijen bij het selectieproces te betrekken. Als er één ding is dat het succes van het project zal bepalen, is het gebruikersacceptatie en draagvlak.