Smeets Ferry bespaart tonnen en creëert rust door automatisering order-entry process

Logistiek dienstverlener Smeets Ferry heeft een tool geïmplementeerd waarmee per mail verstuurde orders niet langer handmatig hoeven worden overgetikt. Met de Cloud gebaseerde Simply Converter van leverancier Simply Deliver worden uiteenlopende documentsoorten zoals PDF’s, Excel’s of Word-files, automatisch naar het ordermanagement systeem van Smeets geconverteerd. “Als je alleen al ziet hoeveel tijd en faalkosten dit ons bespaart, dat loopt echt in de tonnen”, zegt CEO Laurens Smeets. “En wat zeker zo belangrijk is: het zorgt voor rust bij onze mensen die hierdoor veel meer toegevoegde waarde kunnen bieden.”

Smeets Ferry, gespecialiseerd in transport tussen het Europees vastenland en het Verenigd Koninkrijk, krijgt jaarlijks meer dan 100.000 transportorders te verwerken. Voor een aantal grote klanten worden deze via een EDI-verbinding automatisch ingeschoten, maar het gros van de orders komt via de mail binnen, met daarbij een pdf, Excel of Word-bestand. “We kunnen klanten wel vragen om een order op een voor ons gestandaardiseerde manier aan te leveren, maar daar hebben ze vaak helemaal geen zin in. Dat heeft ook geen enkele prioriteit op hun IT-afdeling.”

Smeets Ferry heeft meer dan 850 klanten dus met iedereen een EDI-verbinding maken, is ook geen doen en zou veel te duur worden. Het zou bij klanten bovendien goed veel tijd kosten, onder andere voor het testen. De converter is volgens hem daarom de perfecte oplossing. “Je definieert je standaard order en richt daarna per klant een template in met diverse controles en verrijkingsrules waarmee zijn documenten voortaan automatisch worden verwerkt en ingevoerd in ons systeem. Je bouwt als het ware een automatische koppeling, terwijl de klant zijn orders op zijn eigen manier kan blijven versturen.”

Voor ons de ideale oplossing
De oplossing werd gevonden in de Simply Converter, een Cloud gebaseerde plug & play-oplossing waarmee orders in welk formaat dan ook, automatisch worden overgezet naar het ordermanagement systeem waar Smeets zijn operatie mee aanstuurt. “Dit is voor ons echt een ideale oplossing. “Voorheen zaten bij ons twee mensen fulltime orders in te voeren waarbij er, dat is nu eenmaal onvermijdelijk, regelmatig tikfouten werden gemaakt. Het kleinste foutje kon daarbij al grote gevolgen hebben. Het verkeerd invoeren van een referentienummer voor het laden kan ervoor zorgen dat een chauffeur op een locatie urenlang vertraging oploopt. Hierdoor lopen vervolgritten eveneens vertraging op en zijn mensen de hele dag druk met herplannen en het te woord staan van geïrriteerde klanten. Met de converter kunnen we deze faalkosten flink reduceren. We creëren rust en maken nuttiger gebruik van onze mensen. Die kunnen zich bezighouden met optimaliseren van ritten en het voorkomen van lege kilometers. Wat we hiermee besparen loopt waarschijnlijk in de tonnen en leidt tot meer tevredenheid bij klanten en bij personeel.”

Logistiek markt klaar voor plug&play
De Simply Converter is één van de oplossingen uit de supply chain software suite van leverancier Simply Deliver. Dit jonge Nederlandse bedrijf levert een breed pakket aan cloudoplossingen voor zowel verladers als logistieke dienstverleners die eenvoudig plug & play zijn te gebruiken. “Wij geloven er heilig in dat bedrijfssoftware niet ingewikkeld en duur hoeft te zijn, zolang je maar gebruik maakt van standaard componenten die je afzonderlijk van elkaar in gebruik kunt nemen”, zegt Osman Akdemir, CEO en oprichter van Simply Deliver. “Software uit de cloud die je op abonnementsbasis betaalt; het heeft even geduurd maar wij constateren dat de logistieke markt er helemaal klaar voor is. De enthousiaste verhalen van Smeets Ferry en diverse andere klanten onderstrepen dit en zijn voor mij een indicatie dat we op de goed weg zitten. Het feit dat Smeets nu met meer van onze modules gaat werken is natuurlijk het mooiste bewijs dat onze nieuwe aanpak en oplossingen werken!”

Over Smeets Ferry
Bedrijf: Smeets Ferry
Opgericht 1988 (door Laurens Smeets)
Sector: logistiek/expeditie/ferry
Hoofdkantoor: Alblasserdam (met nevenvestigingen in Polen en het VK)
Aantal medewerkers: 40 (kantoor), 300 (chauffeurs)
Aantal trucks: 160
Aantal trailers: 400

Achtergrondinformatie:

https://simplydeliver.com/nl/