Steeds meer bedrijven ontdekken de beperkingen van Microsoft 365 als back-up

Microsoft 365 is voor veel organisaties uitgegroeid tot het centrale platform voor e-mail, documenten en samenwerking. E-mails staan in Outlook, bestanden in OneDrive, documenten in SharePoint en teams werken dagelijks samen via Microsoft Teams. Daardoor ontstaat bij veel bedrijven het idee dat hun bedrijfsdata automatisch volledig zijn beschermd.

Dat is een hardnekkige misvatting. Microsoft 365 zorgt voor de beschikbaarheid van de dienstverlening, maar biedt niet automatisch een volledige back-up van bedrijfsgegevens. Bij menselijke fouten, ransomware of onbedoelde wijzigingen kan dat tot problemen leiden.

Synchronisatie is iets anders dan een back-up

De grootste verwarring ontstaat doordat Microsoft 365 bestanden continu synchroniseert tussen apparaten en de cloud. Dat werkt goed voor samenwerking, maar synchronisatie en back-up zijn fundamenteel verschillende begrippen.

Bij synchronisatie wordt iedere wijziging vrijwel direct doorgevoerd op alle gekoppelde apparaten en in de cloud. Dat betekent ook dat ongewenste wijzigingen worden gesynchroniseerd.

Wordt een bestand per ongeluk verwijderd? Dan verdwijnt het overal.

Wordt een document overschreven? Dan wordt de nieuwe versie direct de standaard.

Raakt een workstation besmet met ransomware? Dan kunnen ook versleutelde bestanden worden gesynchroniseerd.

Microsoft 365 beschermt organisaties tegen uitval van de Microsoft-infrastructuur, maar niet automatisch tegen menselijke fouten, malware of onbedoelde wijzigingen binnen de eigen omgeving.

De meest voorkomende oorzaken van dataverlies

Dataverlies wordt vaak geassocieerd met hackers of defecte hardware. In de praktijk zijn de oorzaken vaak minder spectaculair, maar minstens zo ingrijpend.

Menselijke fouten

Veel incidenten ontstaan doordat medewerkers per ongeluk bestanden verwijderen, overschrijven of complete mappen verplaatsen. Hoe groter de organisatie, hoe groter de kans dat dit regelmatig voorkomt.

Ransomware

Hoewel beveiliging de afgelopen jaren is verbeterd, blijft ransomware een serieus risico. Wanneer een besmet apparaat synchroniseert met OneDrive of SharePoint, kunnen versleutelde bestanden automatisch worden doorgestuurd naar de cloud. Zonder een onafhankelijke back-up wordt herstel aanzienlijk lastiger.

Vertrekkende medewerkers

Bij het verwijderen van accounts of het aanpassen van rechten verdwijnen soms ook bestanden waarvan pas later blijkt dat ze nog nodig zijn.

Synchronisatiefouten

Een onderbroken synchronisatie, een verkeerd ingestelde SharePoint-bibliotheek of een fout tijdens een migratie kan ertoe leiden dat datasets worden overschreven of verdwijnen.

Bewaartermijnen

Microsoft 365 beschikt over retentie- en prullenbakfunctionaliteiten, maar gegevens blijven niet onbeperkt beschikbaar. Wanneer bewaartermijnen verlopen of retention policies onjuist zijn ingericht, kunnen bestanden definitief verloren gaan.

De impact van dataverlies

De waarde van bedrijfsdata overstijgt vaak die van de hardware waarop deze is opgeslagen. Contracten, projectdocumentatie, broncode, financiële administratie, klantdossiers en e-mailarchieven zijn voor veel organisaties bedrijfskritisch.

Voor een e-commercebedrijf kan enkele uren stilstand al leiden tot omzetverlies. In andere sectoren kan het verlies van gegevens operationele of juridische gevolgen hebben.

Een effectieve back-upstrategie

Een betrouwbare back-upstrategie bestaat uit meer dan het kopiëren van bestanden. Belangrijke uitgangspunten zijn:

• meerdere herstelpunten;
• opslag buiten Microsoft 365;
• bescherming tegen ransomware;
• regelmatig geteste herstelprocedures.

Een back-up die nooit wordt getest, biedt in de praktijk weinig zekerheid.

Voorbereid zijn op incidenten

Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kan dataverlies nooit volledig worden uitgesloten. Hardware kan defect raken, SSD’s kunnen onverwacht uitvallen en menselijke fouten blijven voorkomen.

Juist daarom beschikken steeds meer organisaties over een calamiteitenplan waarin ook professionele Data Recovery en RAID Recovery is opgenomen. Hoe sneller een incident wordt herkend en hoe minder er met de betreffende opslagmedia wordt geëxperimenteerd, hoe groter de kans op succesvol herstel.

Back-up blijft een eigen verantwoordelijkheid

Microsoft 365 is een krachtig samenwerkingsplatform, maar geen vervanging voor een onafhankelijke back-upstrategie. Organisaties die het onderscheid tussen synchronisatie en back-up begrijpen, verkleinen het risico op dataverlies aanzienlijk en zijn beter voorbereid wanneer zich een incident voordoet.