UiPath ondersteunt Het Roemeense Rode Kruis met geautomatiseerde rapportages over noodhulpverlening aan Oekraïense vluchtelingen

Amsterdam, 2 februari 2023 – UiPath (NYSE: PATH), de leverancier van zakelijke automatiseringssoftware, kondigt vandaag aan dat het Het Roemeense Rode Kruis heeft ondersteund bij de digitalisering en automatisering van rapportages over donaties voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen in Roemenië. Het Roemeense Rode Kruis is lid van het Internationale Rode Kruis en de Rode Halve Maanbeweging. Deze door vrijwilligers geleide humanitaire organisatie biedt noodhulp, rampenbestrijding en onderwijs binnen Roemenië.

Het Rode Kruis Roemenië heeft te maken met de grootste vluchtelingencrisis in Europa. Dit zorgde voor een sterkere behoefte aan rapportage. Dit legde druk op zowel de medewerkers en vrijwilligers als de digitale infrastructuur, die ingericht was op een jaarlijkse centrale rapportagecyclus. Medewerkers op het hoofdkantoor van Het Roemeense Rode Kruis in Boekarest hadden hierdoor moeite om snel aan betrouwbare informatie te komen van de 47 regionale centra die geld inzamelden voor de hulp aan Oekraïense vluchtelingen in Roemenië. Dit belemmerde de externe rapportage van de Roemeense noodhulporganisatie, dat regelmatig een overzicht van alle donaties moet delen met het Departement voor Noodsituaties (DSU), een onderdeel van het Roemeense Ministerie van Binnenlandse Zaken dat de noodhulpverlening coördineert.

 

Tijdens de piek van deze humanitaire crisis riep Het Roemeense Rode Kruis de hulp in van het UiPath Business Automation Platform om de banden met de mensen die hulp nodig hadden en de vrijwilligers te versterken. Dit project, dat is gestart als een bedrijfskritische reactie op de humanitaire crisis, heeft Het Rode Kruis Roemenië flexibeler en efficiënter gemaakt. De directie heeft nu in real time toegang tot cruciale informatie, zoals de manier waarop donaties worden gebruikt voor nooddiensten.

“Toen de humanitaire crisis verslechterde sloot Het Rode Kruis Roemenië zich aan bij de eerste lijn van reactie om Oekraïense vluchtelingen in Roemenië te ondersteunen”, zegt Ioan-Silviu Lefter, de directeur van Het Rode Kruis Roemenië. “We moesten de Roemeense autoriteiten inzicht bieden in de donaties die we ontvingen en de hulp die wij aan de Oekraïense vluchtelingen verleenden. Aanvankelijk werden we geconfronteerd met veel handmatige rapportage, wat invloed had op de nauwkeurigheid en beschikbaarheid van gegevens. Het UiPath Business Automation Platform stond ons toe te richten op wat het belangrijkste is: het verlenen van noodhulp aan miljoenen vluchtelingen.”

Softwarerobots in plaats van pen en papier

Een team van citizen developers van UiPath hielp de Roemeense noodhulporganisatie om af te stappen van handmatige rapportage. Zij hebben het rapportageproces geanalyseerd, geoptimaliseerd en gereed gemaakt voor automatisering.

De eerste softwarerobot die bij Het Roemeense Rode Kruis werd ingezet, was verantwoordelijk om met regelmatige intervallen rapportsjablonen te genereren voor elk van de 47 regionale centra van Het Roemeense Rode Kruis.

 

Dit moest gebeuren op een manier die aansloot op de internationale rapportagebehoeften van de Roemeense noodhulporganisatie. Een tweede softwarerobot werd getraind om de rapporten van elk regionaal centrum te verzamelen en alle informatie samen te voegen tot één hoofdverslag. De softwarerobots hebben de noodzaak van handmatige input fors teruggebracht. Het Rode Kruis Roemenië kon daarmee zijn aandacht richten op de hulpverlening aan de slachtoffers van de humanitaire crisis.

 

Snellere noodhulp dankzij automatisering

Na de implementatie van UiPath Business Automation waren de vrijwilligers en medewerkers van Het Roemeense Rode Kruis in staat om snel aan betrouwbare informatie te komen. Daarmee konden zij voldoen aan de interne en externe rapportagebehoeften, input leveren voor de besluitvorming en de fondsenwerving een boost geven. Het Roemeense Rode Kruis meldde van de volgende resultaten:

• Nauwkeuriger en betrouwbaarder data: De automatiseringsslag bracht een einde aan menselijke fouten en gaf medewerkers van alle regionale centra van Het Roemeense Rode Kruis toegang tot een gestroomlijnde en gestandaardiseerde rapportagesjabloon.
• Forse tijdsbesparingen rond de rapportage: De tijd die de projectmanager kwijt was met het centraliseren van data voor externe rapportage aan de DSU daalde van 8 tot 12 uur tot een halfuur per rapport.
• Snelle toegang tot geconsolideerde data als input voor de besluitvorming: De beschikbaarheid van geconsolideerde data verbeterde het besluitvormingsproces van het management van de Roemeense noodhulporganisatie en bevorderde de samenwerking met de Internationale Federatie van Rode Kruis- en Rode Halve Maanverenigingen (IFRC) en het Internationale Comité van het Rode Kruis (ICRC), dat momenteel op missie in Roemenië is.
• Verbeterde transparantie en betrouwbaarheid van data: Het Roemeense Rode Kruis heeft nu toegang tot actuele, betrouwbare en gecentraliseerde data die zij met potentiële donateurs kunnen delen. Dit heeft de fondsenwerving van de Roemeense noodhulporganisatie een boost gegeven en kwam ten goede van de Oekraïense vluchtelingen.
• Verbeterd overzicht op de tijdsbesteding van vrijwilligers: Het geautomatiseerde rapportageproces van Het Rode Kruis Roemenië is uitgegroeid tot een kader voor het kwantificeren van de tijd die vrijwilligers aan taken besteden.

 

“Dankzij onze samenwerking met UiPath waren we in staat om gestandaardiseerde rapportage naar al onze regionale centra te brengen en onze belangrijkste stakeholders van actuelere informatie te voorzien. Ons personeel kon hierdoor meer tijd besteden aan de noodhulpverlening aan vluchtelingen in plaats van het registreren van donaties met pen en papier”, zegt Lefter.

“De onrechtvaardige oorlog in Oekraïne raakte de levens van miljoenen mensen en stortte de wereld in een humanitaire crisis zonder weerga. We geloven dat automatisering organisaties die noodhulp verlenen tijdens crises sterk kan ondersteunen. Het verlicht de werkdruk van hun personeel en helpt hen met het realiseren van hun missie”, zegt Daniel Dines, de medeoprichter en mede-CEO van UiPath.

Over UiPath

UiPath heeft een visie om een Fully Automated Enterprise™ te leveren waarbij automatisering organisaties helpt om hun maximale potentieel te behalen. UiPath is de aanbieder van een end-to-end automation platform. Dit combineert zijn toonaangevende Robotic Process Automation (RPA)-technologie met mogelijkheden waarmee organisaties hun digitale bedrijfsactiviteiten snel kunnen opschalen.