ZyLAB brengt nieuwe versie van EDRM gebaseerd eDiscovery systeem uit; ook beschikbaar via SaaS

Amsterdam, 22 februari 2010 – ZyLAB, een innovatieve ontwikkelaar van eDiscovery en Information Management oplossingen, heeft een nieuwe versie van het ZyLAB eDiscovery en Production systeem geïntroduceerd. Het systeem is bedoeld om IT- en juridische afdelingen in staat te stellen dure, tijdrovende en omslachtige processen van juridische geschillen ook binnenshuis efficiënt te beheren en te automatiseren. Dit systeem levert de hoogste kwaliteit op het gebied van verwerken, archiveren, zoeken, analyseren, beheren en terugvinden van alle bedrijfsinformatie. Het ZyLAB eDiscovery en Production systeem is ook beschikbaar via Software as a Service (SaaS).

Het eDiscovery en Production systeem van ZyLAB houdt zich bezig met alle belangrijke aspecten van onderzoek of eDiscovery. Dit loopt uiteen van informatiemanagement tot het opleveren van relevante gegevens voor advocaten van de tegenpartij of bijvoorbeeld een toezichthouder. Het systeem kan volledig worden geïntegreerd met gespecialiseerde tools zoals EnCase en veel gebruikte repositories zoals Microsoft SharePoint, databases, maar ook ECM-, CRM- en ERP-systemen. Het platform is gebouwd op basis van een XML-opslag en biedt geautoriseerde reviewers toegang via standaard internetbrowsers. Dit versnelt de analyse en review van documenten, maar biedt ook de mogelijkheid om discovery-activiteiten binnen de organisatie uit te voeren. Daardoor behouden klanten zelf de controle en worden de kosten geminimaliseerd.

Ook het Electronic Discovery Reference Model (EDRM) richt zich -door de ontwikkeling van standaarden zoals EDRM XML- op het verminderen van de kosten en complexiteit van een onderzoek of eDiscovery. Het ZyLAB eDiscovery & Production systeem voldoet aan alle EDRM fases. Organisaties kunnen door deze alomvattende oplossing van de volgende voordelen profiteren:

• Informatie Management – Het systeem is gebaseerd op het ZyLAB Information Management Platform en omvat Records Management & Archivering (RMA) en e-mailarchivering. Het systeem ondersteunt meer dan 700 bestandsformaten, 400 vreemde talen, meerdere servers, databases van derden, ECM-systemen, SharePoint® en voicemail. Daarmee kunnen organisaties in een vroegtijdig stadium beoordelen of informatie nuttig is, zodat de externe partij weet of ze ermee aan de slag moet.

• Identificatie – Nadat vastgesteld is wat de datalocatie is en wie de relevante verdachten en IT-beheerders zijn, helpt de legal hold workflow om de stappen te implementeren die nodig zijn in een juridisch proces. Dit proces is inclusief het afgeven van legal hold rapporten voor IT, notificeren van verdachten, het realtime volgen van mijlpalen en het auditen van de chain-of-custody (chronologische verslaglegging van het in beslag nemen, in bewaring houden, controleren, overdragen, analyseren en verwijderen van fysiek of elektronisch bewijsmateriaal) om het risico op aantoonbare fouten in de rechtszaal te voorkomen.

• Veilig stellen en verzamelen van data – Het systeem bevat een tool om automatisch, mogelijk relevante ESI (Elektronisch opgeslagen informatie) te kopiëren van netwerkschijven, computers, laptops enzovoort naar een ‘litigation hold’ server. Bovendien is het met behulp van de ZyLAB software ook mogelijk informatie te halen uit Microsoft SharePoint®, Exchange® en andere repositories. Het systeem filtert elektronische bestanden op verschillende criteria om de niet relevante bestanden er direct uit te halen, zodat deze niet verder verwerkt hoeven te worden.

• Verwerking, review en analyse – Het systeem biedt de volgende diensten: automatisch doorzoekbaar maken, negotiated Boolean matching, forensische extractie van gegevens, automatische documentverwerking en automatische document labelling, categorisatie en het aanmaken van mappen. De geavanceerde onderliggende technologieën helpen organisaties met het testen van theorieën, het vinden van patronen en het visualiseren van verborgen connecties tussen mensen en gegevens, waarbij bewust achtergehouden informatie soms zelfs aan het licht komt. Het web-gebaseerde ZyLAB eDiscovery & Production systeem stroomlijnt de review en analyse. Reviewers kunnen gemakkelijk bestanden annoteren, toewijzen aan andere gebruikers, follow-up data vastleggen en nog veel meer.

• Productie – Het systeem helpt organisaties om informatie openbaar te maken die relevant is voor externe partijen binnen de opgelegde deadlines. Verder helpt het met exporteren van TIFFs of EDRM XML zonder het originele document te wijzigen en met het afleveren van Dvd’s of externe harde schijven geladen met relevante gegevens en de ZyLAB-zoekmachine.

“Ongeveer één procent van de organisaties is voorbereid op volledige eDiscovery activiteiten”, aldus Jan Scholtes Chief Strategy Officer bij ZyLAB. “Met als gevolg dat het overgrote deel van de organisaties die worden geconfronteerd met juridische processen, reactief handelen op discovery verzoeken, wat vaak handenvol met geld kost. Het eDiscovery & Production systeem van ZyLAB vermindert de totale kosten van het onderzoek of eDiscovery en het ingehuurde advocatenkantoor is verlost van aansprakelijkheidsrisico’s en gerelateerde sancties, onbekende verplichtingen en voortijdige schikkingen die vaak te wijten zijn aan de complexe discovery-activiteiten.”

ZyLAB heeft er bewust voor gekozen het nieuwe eDiscovery & Legal Production systeem ook via internet in een SaaS-model aan te bieden. Het SaaS-model zorgt ervoor dat de focus wordt gelegd op regel- en wetgeving, terwijl ZyLAB 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar voor een veilige en betrouwbare technologie zorgt.

“Klanten hebben behoefte aan een SaaS-model om de IT-kosten te beperken, maar willen wel toegang tot toonaangevende oplossingen zoals ons ZyLAB eDiscovery & Production systeem”, aldus Jan Scholtes. “Bovendien zien we dat partners en dienstverleners ook geïnteresseerd zijn in SaaS-oplossingen, zodat ze hun klanten ‘white label’ oplossingen kunnen bieden. We verwachten dat dit model een belangrijk deel wordt binnen onze toekomstige activiteiten.”

Over ZyLAB
ZyLAB – opgericht in 1983 – is een toonaangevende leverancier van information access oplossingen die Global 2000-bedrijven en overheden helpt bij het digitaal archiveren en beheren van miljoenen pagina’s gedigitaliseerde papieren- en elektronische documenten, inclusief e-mail en multimedia. Door de complete onderzoeksmogelijkheden van ZyLAB, met hoge kwaliteit zoek- en vindopties in ruim 400 talen, kunnen gebruikers alle informatie eenvoudig online organiseren en delen.
Met ruim 9.000 installaties wereldwijd en meer dan 1.7 miljoen verkochte licenties beschikt ZyLAB over veel ervaring en kennis in uiteenlopende bedrijfssectoren en -applicaties. ZyLAB’s Europese klanten omvatten een aantal toonaangevende organisaties op het gebied van onderzoek en justitie zoals de Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst (FIOD), Serious Fraud Office in het Verenigd Koninkrijk, de Duitse Douane (ZKA), de Zweedse belastingdienst (Skatteverket) en het Italiaanse ministerie van Justitie (Ministerio della Giustizia Italiana). Belangrijke klanten in de VS zijn overheidsinstanties als de FBI, CIA, Securities and Exchange Commission, Internal Revenue Service, Department of Homeland Security, the White House en Department of the Treasury. Daarnaast zijn ook bekende merken als Pepsico, Anheuser-Busch en Pacific Life Insurance Company klant van ZyLAB. De onderneming heeft hoofdkantoren in Amsterdam en Washington DC en regionale kantoren in Barcelona, Düsseldorf, Londen, Parijs en Singapore. Voor meer informatie: www.zylab.com

Voor redactionele informatie: ref.: PB0310
Influx PR, Jakob Brons / Hilde Mussche, Stoomwezenstraat 33, 7331 AE Apeldoorn. Telefoon: 055-3663034, fax: 055-3602661, e-mail: ZyLAB@influx-pr.com, Website: www.influx-pr.com