TiP personeelsdiensten en Maintec digitaliseren plaatsing flexkrachten in samenwerking met IntraData

TiP personeelsdiensten en Maintec hebben al verschillende digitaliseringstrajecten gerealiseerd. Zo gebeurt de afhandeling van werkbriefjes en de verloning volledig papierloos. Sebas Winkel, Kwaliteitsmanager van Humares, toont zich zeer enthousiast over dit nieuwe project: “Vanaf nu gaan we ook de plaatsing van kandidaten volledig digitaal afhandelen. Dit betekent dat we veel sneller en wendbaarder kunnen opereren: flexkrachten en opdrachtgevers kunnen vanuit huis of kantoor alle administratieve handelingen uitvoeren zonder dat er tijdverlies is door reizen of door de post. Het rechtsgeldig digitaal ondertekenen van documenten is relatief nieuw en biedt grote voordelen in onze procesafhandeling. De uitzendmarkt is een heel snelle markt die zich volop aan het ontwikkelen is op veel gebieden. Dit is echt een product van deze tijd waarvoor we subsidie toegewezen hebben gekregen van het Europees Sociaal Fonds gericht op innovatie.”

Kostenbesparing en procesinnovatie
Het digitaal afhandelen van de plaatsing levert een efficiëntieslag op. “Met één druk op de knop krijgen we alle documenten beschikbaar die nodig zijn voor een plaatsing”, aldus Winkel. “Bovendien hebben we straks het proces zo ingeregeld, dat we een plaatsing niet kunnen afronden als niet alle benodigde documenten ondertekend zijn. Hierdoor weten wij zeker dat alle stappen doorlopen worden en zijn fouten uitgesloten.” Het belangrijkste document dat door beide partijen ondertekend moet worden, is de uitzendovereenkomst. “Dankzij de applicatie van IntraData die gekoppeld is aan ons CRM-systeem Flexservice is het nu mogelijk om dit document digitaal te ondertekenen met een juridisch rechtsgeldige handtekening. Het wordt vervolgens opgeslagen in het digitale dossier dat via het internet altijd toegankelijk is voor de uitzendkracht door in te loggen op de site. Kandidaten zijn hierdoor eventueel op afstand te bemiddelen.”

Een ander winstpunt heeft te maken met kwaliteit. TiP en Maintec voeren regelmatig interne audits uit in verband met kwaliteitsborging. “Ook dit is veel eenvoudiger nu de dossiers digitaal beschikbaar zijn. Dan is ook sneller te controleren of dossiers volledig zijn waardoor de kans op fouten tot een minimum gereduceerd wordt”, aldus Winkel.

Honderden kilo’s papier
Vanuit het MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) beleid hebben Maintec en TiP de doelstelling om de papierstroom aanzienlijk terug te brengen. De arbeidsovereenkomsten, loonbelastingformulieren, instructiepapieren en dergelijke die bij een plaatsing horen zijn in totaal goed voor rond de 50 pagina’s, ongeveer 250 gram. Winkel: “We besparen door de digitalisering honderden kilo’s papier per jaar. Dat is goed nieuws voor het milieu. Daarnaast betekent dit voor ons dat we dit project snel zullen terugverdienen. Het aantal prints zal afnemen, de portokosten worden teruggebracht en onze medewerkers worden productiever. Met deze stap tonen we ons innovatievermogen aan. Dit helpt ons om ook in de toekomst onze klanten de snelheid en kwaliteit te bieden die zij verdienen!”

Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: “Met behulp van onze oplossing zijn TiP en Maintec in staat om de digitale brug te slaan naar zowel kandidaten als opdrachtgevers. Onze oplossing integreert naadloos, is volledig webbased waardoor documenten altijd en overal inzichtelijk zijn. Hiermee zijn niet alleen TiP en Maintec maar ook andere spelers in de flexmarkt in staat het flexproces volledig papierloos, rechtsgeldig af te handelen in een persoonlijke, veilige, online omgeving. Op jaarbasis plaatsen alle uitzendorganisaties gezamenlijk zo’n 1.400.000 kandidaten, dat gemiddeld vier poststukken per plaatsing met zich meebrengt. Een kostenpost die jaarlijks de 4 miljoen euro ruimschoots overstijgt. Onze oplossing leidt naast de voordelen van procesversnelling tot substantiële kostenverlaging die wel kan oplopen tot 65% ten opzichte van het huidige kostenniveau.”