Reeleezee realiseert zelflerende Scan en Boek functie

Breukelen, 14 augustus 2014 – Steeds meer mkb’ers kiezen ervoor de boekhouding zelf te doen met een online boekhoudpakket. Vooral met de geavanceerde Scan en Boek functie waarover een aantal aanbieders van online administratiesoftware tegenwoordig beschikken, wordt zelf-boekhouden snel, flexibel en eenvoudig. De hoogste herkenning in de markt wordt gerealiseerd door de Scan en Boek oplossing van Reeleezee dankzij het zelflerende systeem gebaseerd op big data en wisdom of the crowd.

Door Scan en Boek hoeft een ondernemer slechts zijn administratieve documenten, zoals facturen en bonnetjes, te scannen of te uploaden om de administratie bij te houden. Bij Reeleezee geldt dit voor ieder gescand document, PDF, JPEG of e-mail. De software kan deze bestanden “lezen” en direct verwerken wanneer de gegevens en bedragen op het document zijn herkend. Na goedkeuring of fiattering van de ondernemer wordt het boekingsvoorstel in het boekhoudpakket opgenomen. Reeleezee heeft de Scan en Boek service zelf ontwikkeld en hierbij gebruik gemaakt van de beste software die voor deeloplossingen beschikbaar is.

Hoogste automatische herkenning
Voor het herkennen van gescande documenten maakt Reeleezee gebruik van Optical Character Recognition (OCR) software die het hoogste herkenningspercentage in de markt levert. Ruim 84 procent van de facturen en bonnen wordt volledig herkend en omgezet in een journaalpost, en dit percentage blijft toenemen. De aanpassingen en correcties die de accountant of ondernemer doet aan de overige 16 procent, worden door het systeem vastgelegd en geanalyseerd. Na accordering zal het systeem de ‘afwijking’ – de volgende keer dat deze voorkomt – als ‘normaal’ bestempelen. Zo leert het systeem de data te verrijken.

Wisdom of the crowd a 50.000 facturen per maand
Reeleezee kan 84 procent herkenning bereiken doordat de Scan en Boek functie steeds verder verbeterd wordt met behulp van de wisdom of the crowd. Reeleezee verwerkt zo’n 50.000 facturen per maand. Als er afwijkingen in een document zijn, worden deze herkend, geanalyseerd en vergeleken met de andere facturen – de crowd. Denk hierbij aan KvK-nummers, IBAN- en BIC-gegevens, btw-nummers en -percentages en leveranciersgegevens. Dit levert een ‘big data’-database op die steeds opnieuw gebruikt wordt bij volgende gescande facturen. Op deze manier wordt het systeem steeds trefzekerder en kan Scan en Boek steeds meer volledig goed herkende boekingsvoorstellen maken. Bovendien worden ook spookfacturen zo eerder herkend en onderschept. Naast de verhoogde efficiëntie en transparantie, reduceert Reeleezee met Scan en Boek het handmatige invoerwerk, en dus de kans op fouten.

Fabel van 100 procent dataherkenning

Honderd procent dataherkenning is een illusie volgens Wilko Stronks, CEO van Reeleezee: ‘Software levert een herkenning op van 40 tot 80 procent, afhankelijk van de leverancier. De overige procenten, de niet automatisch herkenbare onderdelen van een factuur, worden door andere aanbieders veelal in lagelonenlanden als Maleisië handmatig aangevuld. Zo bereik je op papier 100 procent herkenning. De praktijk laat echter zien dat niet alleen de kwaliteit van dergelijke aanvullingen beperkt is, maar dat ook de herkenning zelden meer dan 90 procent is. Bovendien brengen ze hoge kosten met zich mee. Reeleezee heeft daarom volledig ingezet op softwarematige herkenning, en met succes.’

Scan en Boek en de Accountancy Portal
De Scan en Boek functie is niet alleen beschikbaar in Reeleezee Accounting, waarmee accountants inhouse administraties van verschillende klanten naast elkaar kunnen voeren, maar ook in de Accountancy Portal. Dat is het online klantloket van Reeleezee dat wordt gebruikt door administratiekantoren, en dat gekoppeld kan worden aan verscheidene financiële pakketten, waaronder bijvoorbeeld Exact en Twinfield. Hierdoor is het mogelijk om Scan en Boek van Reeleezee ook in combinatie met deze boekhoudpakketten te gebruiken.

Over Reeleezee
De motor van de Nederlandse economie en werkgelegenheid is het mkb. De mkb-ondernemers en hun accountants- en administratiekantoren digitaliseren hun bedrijfsprocessen vanwege kostenvoordelen en voortschrijdende techniek. Reeleezee verschaft hen daarbij realtime zakelijk inzicht, zodat businessbeslissingen beter en sneller te nemen zijn, zij future proof zijn en zich kunnen concentreren op het uitbreiden van hun business. De producten en diensten van Reeleezee onderscheiden zich in smart gebruiksgemak waarbij de bedrijfsprocessen meegroeien met de behoefte van de gebruiker. Accountants- en administratiekantoren maken ook gebruik van de online diensten van Reeleezee voor snelle invoermogelijkheden, uitgebreide rapportages, overzichten van mutaties en andere zakelijke informatie om hun klanten beter te adviseren. Het innovatieve bedrijf werkt met solide en redundante datacentra in Europa, zodat alle data van klanten veilig in de cloud wordt bewaard en de continuïteit van de bedrijfsvoering wordt gewaarborgd. Reeleezee is opgericht in 2001 en heeft sindsdien een toonaangevende rol in de accountancywereld. Het klantenportfolio van Reeleezee bestaat onder meer uit: Mazars, MTH Accountants & Adviseurs, Vanhier, Koeleman en HLB Van Daal & Partners. Reeleezee heeft zijn hoofdkantoor gevestigd in Breukelen en heeft ook kantoren in Turkije en India. Bij Reeleezee werken 55 medewerkers. Reeleezee is deelnemer van het Zeker-Online Keurmerk en zit momenteel in een periode van externe audit. Less effort, more business. Accountancy verandert, verander mee. Kijk voor meer informatie op www.reeleezee.nl of op accountants.reeleezee.nl.