Onderzoek naar e-mailbeleid Nederlands bedrijfsleven: “een derde bedrijven geen duidelijk beleid en archiveert geen e-mail”

Amsterdam, 16 april 2015 – ZyLAB, vooraanstaand leverancier van eDiscovery en intelligent information governance oplossingen, presenteert vandaag de uitkomsten van een onderzoek naar het e-mailbeleid en het archiveren van e-mail bij de grotere Nederlandse bedrijven. Aanleiding voor het onderzoek was de recente commotie rondom het e-mailgebruik van voormalig Amerikaanse minister van buitenlandse zaken Hillary Clinton.

Het onderzoek “E-mail archivering” werd door ibt marktonderzoek uitgevoerd onder organisaties met meer dan 200 geautomatiseerde werkplekken. In totaal hebben 163 organisaties aan het onderzoek meegewerkt. Binnen elke organisatie is gesproken met diegene die (eind)verantwoordelijk is voor e-mail archivering.

In het onderzoek geeft slecht twee derde van de ondernemingen aan dat zij een duidelijk e-mail beleid binnen de organisatie hebben. Hoe groter de organisatie, hoe vaker er sprake is van een duidelijk e-mail beleid. Toch heeft nog steeds 15 procent van de bedrijven met meer dan duizend geautomatiseerde werkplekken, geen beleid rondom het gebruikt van e-mail.

Als er wel sprake is van een duidelijk beleid voor het gebruik van e-mail, dan wordt er door iets minder dan de helft (44%) van de ondervraagde verantwoordelijken overlegd met collega’s van andere afdelingen. In de meeste gevallen (45%) wordt het beleid besproken met het management team of de board. Ook wordt overlegd met IT (15%) en juridische zaken (12%).

E-mail bij helft van de bedrijven niet automatisch gearchiveerd

Bijna de helft (44%) de ondervraagde organisaties heeft op dit moment geen (technische) oplossing in huis voor het automatisch archiveren van e-mail. In de meeste gevallen wordt dit opgelost door geregeld backups te maken (42%) of het aan de gebruiker zelf over te laten hoe de mail te archiveren (52%). Bedrijven met meer dan duizend geautomatiseerde werkplekken, hebben vaker een oplossing in huis dan de kleinere bedrijven. Het al dan niet hebben van een formeel e-mail beleid heeft geen invloed op het wel of niet hebben van een technische oplossing.

Jan Scholtes, Chief Strategy Officer van ZyLAB: “Het valt op dat bijna de helft van de ondervraagde bedrijven geen technische oplossing in huis heeft voor het archiveren van e-mail. Men verwacht dat het maken van een back-up afdoende is of laten het aan de gebruiker zelf over om de e-mail verantwoordelijk op te slaan. Dat is niet altijd even verstandig. Want alle goede intenties ten spijt, het blijft een uitdaging om de honderden e-mails die we per week ontvangen, op een verantwoordelijke manier te beheren.”

“Bedrijven zouden zich iets meer zorgen moeten maken”

De ondervraagden maken zich echter geen of weinig zorgen: de meesten respondenten verwachten geen juridisch onderzoek en als het toch zover komt, dan is de verwachting dat de huidige manier van archiveren volstaat. Enige zorgen die worden uitgesproken, betreffen de toegankelijkheid van de bestanden (formaat, locatie, etc.) of problemen met betrekking tot de privacywetgeving.

Jan Scholten vervolgt: “Bedrijven zouden zich iets meer zorgen moeten maken. Het maken van backups is niet in alle gevallen voldoende. Backups zijn heel slecht doorzoekbaar en worden in tegenstelling tot archieven, niet geconverteerd naar een nieuw systeem. Dat kan een probleem worden als je onverhoopt gedwongen wordt bepaalde informatie te overhandigen. Want ook in Nederland stellen verschillende instanties, waaronder de belastingdienst, strenge retentie-eisen aan de administratie van een onderneming. Onder administratie vallen ook e-mails en zelfs afspraken en agenda’s die tegenwoordig worden gemaakt in Exchange. En let hierbij op, digitale correspondentie moet ook digitaal worden bewaard.”

Lees de volledige uitkomsten van het door ibt marktonderzoek uitgevoerde onderzoek “E-mail archivering in het Nederlandse bedrijfsleven.”

Het belang van e-mail archivering is ook een van de onderwerpen van de unieke documentaire “The Decade of Discovery” die ZyLAB op 22 april aanstaande vertoont in het historische Tuschinski theater in Amsterdam. De documentaire wordt ingeleid door Jason Baron, voormalig hoofd Litigation Support van de Amerikaanse Nationale Archieven (US-NARA) en momenteel volop in het nieuws over de Clinton e-mail affaire.