AccountCloud, de luxe ‘Dropbox’ voor accountants

Accountants en administratiekantoren hebben veelvuldig te maken met klanten die op het laatste moment de benodigde documenten aanleveren. Facturen en bonnetjes worden verzameld en als het meezit in een ordner aangeleverd. De welbekende piekmomenten zijn voor veel accountants en administratiekantoren dan ook een doorn in het oog. Elk eind van een kwartaal is het weer raak en kan men vol aan de bak.

Reden genoeg voor accountants en administratiekantoren om op zoek te gaan naar een oplossing. Op zoek naar een manier wat een gespreide aanlevering in de hand werkt. “Veel van onze klanten gaven aan dat zij gebruikmaakten van cloudopslag diensten, zoals bijvoorbeeld Dropbox, Google Drive en Box, om de digitale aanlevering van documenten te stimuleren. Op zich een goed initiatief, want het digitaal aanleveren heeft al vele voordelen ten opzichte van de conventionele manier. Echter, cloudopslag heeft z’n beperkingen. Om die reden hebben wij AccountCloud ontwikkeld. Het eerste online aanleverportal voor accountants en administratiekantoren”, aldus Remco Frühauf, algemeen directeur van AccountCloud.

AccountCloud vs. cloudopslag
Bij cloudopslag kunnen klanten documenten digitaal klaarzetten om te verwerken. De documenten worden aangeleverd door ze te uploaden in een gezamenlijke online map. Dat werkt goed, maar uiteindelijk loopt men toch tegen de beperkingen aan. Bij AccountCloud worden documenten niet op een hoop gegooid, maar wordt alles automatisch gerubriceerd. Vanuit een centraal overzicht kan men meteen zien wat nog openstaat en wat reeds is verwerkt. Bovendien kunnen vraagposten worden gekoppeld aan facturen, worden aangiftes digitaal aangeleverd en geaccordeerd en kan men boekstuknummers gelijk laten lopen met die van de eigen administratie, waardoor de boekstukken snel worden doorgeboekt. Kortom, AccountCloud is niet alleen een geoptimaliseerde online aanleverportal, maar ook de communicatie wordt centraal beheerd.

Het aanleveren van de documenten gaat met AccountCloud ook een stuk eenvoudiger. Niet alleen kunnen de documenten als bestand of met behulp van een FTP-scanner worden geüpload, maar kunnen ze eveneens worden gemaild naar een speciaal daarvoor aangesteld e-mailadres. Hierdoor staan ze gelijk klaar voor verwerking. Bovendien wordt binnenkort een app uitgegeven waardoor het maken van een foto al voldoende is.
“Door de eenvoud van het programma heeft het niet alleen een groot voordeel voor accountants en administratiekantoren, maar ook de klanten zijn ermee gebaat. De documenten moeten toch worden aangeleverd, dus als het allemaal zo makkelijk kan, waarom dan uitstellen en niet meteen doen? Zo creëer je een ideale samenwerking tussen de klant en accountant of administratiekantoor. Geen bonnetjes meer kwijt, maar gewoon snel een foto maken met je mobiel en klaar”, aldus Remco Frühauf.

Laagdrempelig
Niet alleen het aanleverportal zelf is laagdrempelig in gebruik, maar ook met de kosten is daar rekening mee gehouden. Al met al dus een positieve ontwikkeling voor accountants en administratiekantoren.