Amsterdamse stadsdelen Noord en Zuidoost werken met xential

In 2013 is xential in gebruik genomen bij twee stadsdelen van de gemeente Amsterdam. Stadsdeel Noord en stadsdeel Zuidoost maken gebruik van xential om (proces)documenten op te stellen in de juiste huisstijl en met correcte inhoud.

De beide stadsdelen van gemeente Amsterdam waren op zoek naar een uniforme manier om documenten op de juiste wijze op te stellen, waarbij de nadruk lag op het eenvoudig beheren van de onderliggende sjablonen en koppelingen met andere systemen. De sjablonen moesten webbased gebruikt kunnen worden, om ze zo plaatsonafhankelijk in te zetten. Ook het vereenvoudigde technische beheer van een webbased oplossing ten opzichte van een client-server oplossing stond hoog op de wensenlijst van de stadsdelen. De doelstelling was het verbeteren van de dienstverlening.

Onafhankelijk van elkaar hebben stadsdeel Noord en stadsdeel Zuidoost voor xential gekozen, aangezien deze oplossing aan alle criteria voldoet. Alle correspondentie gaat nu via één centrale oplossing voor documentcreatie. De sjablonen worden voorgevuld vanuit backoffice applicaties en vanuit het zaaksysteem. De gemaakte documenten worden automatisch gearchiveerd. Bij stadsdeel Zuidoost wordt gebruik gemaakt van het platform Corsa, van BCT. Hierin worden alle documenten geregistreerd zodat ze makkelijk terug te vinden zijn voor alle medewerkers. Bij stadsdeel Noord wordt xential hiervoor gekoppeld aan Decos D5, op basis van het onlangs vernieuwde koppelvlak tussen xential en Decos Connect. Hiermee kunnen ook documenten vanuit xential op ad-hoc basis worden toegevoegd aan een bestaande zaak in Decos, of er kan vanuit xential direct een nieuwe zaak in Decos worden gestart.

“Van groot belang bij de overstap naar xential is dat het pakket webbased is”, geven Niko Tsakirakis en Jurg Brinkkemper van stadsdeel Noord desgevraagd aan. “Het heeft zó veel voordelen dat je vanaf iedere werkplek kunt inpluggen en aan de slag kunt gaan.” Over de voordelen van xential zijn ze duidelijk. “Gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. Je ziet wat er gebeurt, veranderingen zijn door de preview direct zichtbaar.” Ruud Vos, directeur van xential, is blij met de toevoeging van de stadsdelen aan de lijst met gebruikers. “Ze zijn meer dan gewoon een klant, zo denken ze bijvoorbeeld mee met de ontwikkeling van xential en de doorontwikkeling van de koppelingen. Onze organisaties passen echt bij elkaar.”

www.xential.nl