Finance Royal FloraHolland implementeert SAP S/4HANA

‘s-Hertogenbosch, 27 september 2017 – Royal FloraHolland heeft de intentie om tot de beste 10 van Nederland te behoren als het om finance gaat. Dat geldt voor zowel de kwaliteit van de financiële processen als voor de kwaliteit van de systemen, mensen en data. Voor de coöperatieve veilingorganisatie was dit een belangrijke reden om alle financiële processen te standaardiseren op SAP S/4HANA.

Het grootste deel van de Nederlandse handel in bloemen en planten vindt plaats via de vijf veilinglocaties en 38 veilingklokken van Royal FloraHolland. In 2016 vonden hier maar liefst 12,5 miljard bloemen en planten hun weg van kweker naar klanten in binnen- en buitenland. Met een omzet van jaarlijks 4,6 miljard euro is Royal FloraHolland in zijn soort de grootste ter wereld.

“Iedere ochtend vinden er binnen Royal FloraHolland rond 100.000 transacties plaats”, vertelt Wilco van de Wijnboom, bij Royal FloraHolland manager Accounting & Reporting. Om ’s middags te kunnen ‘incasseren’, moeten die transacties direct verdeeld worden naar facturen voor klanten en kwekers. “Dat is een enorm proces dat goed en snel moet plaatsvinden. We kunnen het ons niet permitteren dat we een dag niet kunnen factureren. Dat moet altijd door blijven gaan. Downtime is onacceptabel.”

Best in finance
Daarom wil Royal FloraHolland ‘best in finance’ zijn.De redenen om te streven naar deze koppositie op het gebied van financiële processen en informatie zijn:

1. Compliancy
“We moeten uiteraard compliant zijn met wet- en regelgeving”, legt Van de Wijnboom uit. Dat vertaalt zich onder andere in processen met een korte doorlooptijd en een snelle maandeindesluiting. Ook zijn de financiële processen sterk geautomatiseerd, waardoor minder mensen bij de processen zijn betrokken, wat niet alleen de efficiency ten goede komt, maar tevens tot lagere kosten leidt.

2. Aantrekken talent
Royal FloraHolland heeft echter nog een belangrijke reden om te streven naar ‘best in finance’. “Het is lastig om de juiste financiële medewerkers binnen te halen, maar voor een organisatie als Royal FloraHolland is dat wel ‘key’, zegt Van de Wijnboom. “Daarom zorgen we ervoor dat er een financiële organisatie staat waar mensen trots op zijn om voor te werken. We willen dus een aantrekkelijke werkgever zijn voor de juiste, gedreven financiële professionals.”

SAP S/4HANA
Om de stap naar de top 10 te kunnen zetten, nam Royal FloraHolland in 2016 een ingrijpend besluit. De aparte systemen die de marktplaats in gebruik had voor onder andere reporting, crediteuren en facturatie moesten worden vervangen door één standaard oplossing waar alles in zit. “Veel systemen waren end-of-life en we waren te afhankelijk geworden van maatwerk.”

Die standaard oplossing werd S/4HANA, de ‘in-memory’ Enterprise Management Business Suite van SAP. Van de Wijnboom: “Wilden we alles onderbrengen in één systeem, dan is SAP eigenlijk de enige die dat kan. In SAP-technologie wordt bovendien altijd rekening gehouden met de nieuwste compliance-eisen. Het is niet mogelijk om wijzigingen aan te brengen in bijvoorbeeld data en toewijzingen van functies. Het werken met SAP geeft iedere CFO een goed gevoel.”

Snelle implementatie
De implementatie van SAP S/4HANA verliep voorspoedig. De basisimplementatie is in drie maanden tijd afgerond. Deze basis bestond uit het algemeen grootboek, het afwikkelen van het betalingsverkeer en de juiste btw-aangiftes. Hierna werden andere functies toegevoegd, zoals vaste activa en reporting.

De eerste ervaringen met S/4HANA zijn positief, zegt Van de Wijnboom. “We hebben minder mensen nodig om alle financiële processen af te handelen. Het aantal handmatige transacties is drastisch omlaag gegaan en de maandeindesluiting gaat nu bovendien veel sneller dan voorheen. En de downtime is letterlijk nul.”

Van de Wijnboom: “Royal FloraHolland is nu met finance ook klaar om ontwikkelingen op het gebied van digitalisering – zoals het realtime monitoren van de temperatuur tijdens het logistieke proces – te ondersteunen. Wat finance betreft denk ik dat we nu in de top 20 zitten. De vervolgstappen moeten ons zeker in de top 10 brengen.”