Nexity moderniseert HR-rapportages met data storytelling Toucan Toco

HR-rapportages: van een proces van drie dagen naar altijd een actueel en gepersonaliseerd overzicht binnen drie uur

Nexity, een organisatie voor verhuur en verkoop van onroerend goed, heeft gekozen voor data storytelling van Toucan Toco. Het bedrijf wil data storytelling inzetten om alle data die betrekking heeft op HR-zaken, inzichtelijk te maken. Toucan Toco zorgde voor een multi-platform applicatie, waarmee alle medewerkers – van CEO en HR-manager tot afdelingsverantwoordelijke – toegang hebben tot de voor hen relevante HR-data.

De HR-afdeling, verantwoordelijk voor de ruim 10.000 werknemers, had drie belangrijke eisen bij de keuze voor een leverancier. Ten eerste moest het data-managementsysteem voor de vereiste juridische rapportages binnen drie maanden aangesloten kunnen worden de nieuwe oplossing. Daarnaast was het belangrijk om de juiste indicatoren te kiezen om de rapportages bruikbaar te laten zijn voor de verschillende doelgroepen binnen Nexity. Denk hierbij aan indicatoren als openstaande vacatures, aantal stagiairs op de verschillende afdelingen of het aantal medewerkers met ziekteverlof. Tenslotte, moesten deze indicatoren in een gemakkelijk te begrijpen format gepresenteerd worden zodat een HR-manager binnen vijf minuten de juiste informatie kan vinden en bekijken.

HR-app voor Nexity
Nexity en Toucan Toco hebben gezamenlijk de belangrijkste KPI’s en indicatoren vastgesteld. Via de data storytelling-applicatie kunnen gebruikers onder andere de salarisadministratie inzien of in een oogopslag bekijken wat de verdeling is van het personeelsbestand naar type contract, geslacht of leeftijdsgroep. Daarnaast kunnen gebruikers zelf het toepassingsgebied aanpassen, zodat ze precies de visuele representatie krijgen van de data die ze nodig hebben.

Resultaten
De eerste resultaten van de nieuwe manier van werken zijn al zichtbaar voor Nexity. Het maken van een rapportage kost geen drie dagen meer, maar slechts drie uur. Daarnaast wordt overal binnen de organisatie gebruik gemaakt van dezelfde real-time data. Iedereen ziet dezelfde informatie en zit dus op één lijn. Het maakt bovendien niet uit op welke locatie, op welk tijdstip of met welk apparaat een manager de HR-informatie opvraagt. De applicatie is beschikbaar via zowel een desktop, smartphone als tablet. Tenslotte zorgen de eenvoudige visualisaties voor ‘top & flop’-resultaten en kan er direct bijgestuurd worden. Denk bijvoorbeeld aan een afdeling die in de problemen komt door de langdurige afwezigheid van een collega, dat is nu direct zichtbaar via het dashboard in de applicatie.

Van BI naar data storytelling
“We werkten hiervoor met verschillende business intelligence-oplossingen, maar waren nooit echt tevreden over de rapportages. Toucan Toco stak wat ons betreft echt boven het maaiveld uit. Met de software van Toucan Toco kunnen we een verhaal vertellen met onze data en onze managers en HR-medewerkers een applicatie bieden, die zonder uitgebreide training te gebruiken is. Toucan Toco is het enige bedrijf in de markt die zo’n oplossing biedt”, zegt Quentin Vanoosthuyse, Social Data Project Manager bij de HR-afdeling van Nexity.

Ook over de snelle oplevering van de applicatie is Vanoosthuyse erg te spreken. “In totaal hebben we slechts vier vergaderingen van 2,5 uur gehad en daarna werd het project succesvol opgeleverd. Na twee weken konden we een eerste versie laten zien aan de raad van bestuur. Dit was geen eerste glimp van een eindresultaat, maar een werkbare en goed uitziende applicatie. De bestuurders konden de applicatie testen en met hun commentaar gingen we direct verder aan de slag.”