´Het Papierloze Kantoor´ puilt uit van het papier

Rotterdam, 24 oktober 2012 – Morgen, donderdag de 25e oktober 2012, is het
´World Paper Free Day´. Maar ´Het Papierloze Kantoor´ ligt nog ver buiten bereik van de meeste Nederlandse en Europese bedrijven. Uit nieuw onderzoek van informatiemanager Iron Mountain blijkt dat papieren dossiers en documenten uiterst belangrijk zijn en dat voorlopig blijven. Slechts 1 procent van de ondervraagden heeft een ´papierloos kantoor´.

De onderzoekers ondervroegen informatiebeheerders in de juridische, farmaceutische, financiële en industriële sector in Nederland, Duitsland, Frankrijk, Hongarije, Spanje en het Verenigd Koninkrijk.

Het onderzoek toont aan dat de meeste onderzochte bedrijven problemen ondervinden met hun informatiebeheer en de grote papieren archieven die zij in het eigen kantoor aanhouden. Overvolle en ongeorganiseerde opslagsystemen stellen bedrijven bloot aan verhoogde risico´s op gegevensverlies en schade, en maakt dat de waarde onbenut blijft die de informatie vertegenwoordigt.

Waterschade, schimmel en muizen
Meer dan de helft van de onderzochte bedrijven (58%) gebruikt voor het archiefbeheer van zijn papieren bestanden een archief in het eigen kantoor. In veel gevallen is dat in de kelder, waar gevoelige klantgegevens en essentiële bedrijfsinformatie blootstaan aan verhoogde risico´s op waterschade door overstroming, verwering en schimmel, en het aanvreten door muizen en ander ongedierte.

Ruim de helft (51%) van de bedrijven die Iron Mountain onderzocht, geeft aan dat belangrijke klantencorrespondentie grotendeels op papier is gearchiveerd. Liefst 45 procent van de respondenten zegt dat de toegangs- en opslagmogelijkheden van zijn archief ´aanmerkelijk onder druk´ staan, waardoor informatie niet snel genoeg kan worden opgevraagd. 37 Procent gaat zelfs zo ver de opslagfaciliteiten als ´chaotisch´ te bestempelen, met weinig tot geen structuur, en soms onvindbare bestanden. Alarmerend is de 2 procent van de bedrijven waarbij amper enige structuur in de klantencorrespondentie zit.

Veel bedrijven maken zich ernstig zorgen over de zakelijke gevolgen die het beheer van hun papieren informatie heeft. Minder dan een kwart (24%) vindt de toegang tot klantinformatie toereikend voor een goed klantbeheer. 49 Procent vreest het verlies van de documenthistorie en een kwart denkt geen informatiebeheer-strategie te kunnen invoeren die zowel papier als digitaal archiveren omvat.

Papier-Efficiënt
”´Het Papierloze Kantoor´ is vaak een onhaalbare doelstelling, maar ´Papier-Efficiënt´ moet wel haalbaar zijn”, zegt Jeroen Strik, commercieel directeur van Iron Mountain in Nederland, België en Duitsland. ”Bedrijven produceren en kopiëren papieren documenten en slaan die op, en blijven dat voorlopig nog doen: ons onderzoek toont aan dat slechts 1 procent van de Europese bedrijven een paperloze werkomgeving heeft gecreëerd.”

Digitaliseringsaanpak
”Ons advies is om niet overhaast alles te digitaliseren wat je hebt, maar eerst te begrijpen hoe informatie wordt gebruikt en de veelgebruikte documenten dan te digitaliseren”, zegt Jeroen Strik. ”Beste aanpak om problemen beheersbaar te maken, is door je eerst te richten op documenten die van kritiek belang zijn, zoals bedrijfsdocumenten, klantgegevens en zakelijke bedrijfsinformatie, of business intelligence. Daarna kan het overige voor een overeengekomen periode extern worden opgeslagen en beheerd. Opgevraagde informatie kan vervolgens op afroep digitaal worden aangeleverd. Ongebruikte dossiers komen in aanmerking voor veilige vernietiging archief. Het is praktisch en waardevol om zo te komen tot een goed Corporate Information Responsibility-programma.”

Over Iron Mountain
Iron Mountain (NYSE: IRM) is de grootste informatiemanager ter wereld. De diensten die Iron Mountain biedt voor het beheer van fysieke en digitale data, doen de kosten, risico´s en inefficiënties van klanten drastisch dalen. Iron Mountains oplossingen zorgen dat klanten hun informatie veilig kunnen bewaren en beter kunnen benutten ongeacht de verschijningsvorm, bedrijfslocatie of bewaartijd van die informatie en documenten en zorgen voor een optimale bedrijfsvoering. Iron Mountains diensten verzekeren een correct herstel van data, het voldoen aan wet- en regelgeving en de traceerbaarheid van gegevens en documenten. Sinds 1951 beheert Iron Mountain wereldwijd miljarden informatiedragers en documenten, zoals klantdossiers, bedrijfsadministraties en medische dossiers. Iron Mountain heeft meer dan duizend vestigingen over de hele wereld en beheert 150.000 km archief en 70 miljoen tapes. Grote groei vertonen de diensten voor het digitaliseren en beheren van gedigitaliseerde en bijbehorende broninformatie. Bezoek ook IronMountain.nl.

Meer informatie
Iron Mountain Benelux
Cathelijne Quarré-Bijleveld
06 15 96 44 78

Iron Mountain EU
Phil Riley
00 32 (0)470 90 19 52

PublieksWerk
Piet van Reeuwijk
020 486 21 39