UMC Groningen optimaliseert finance en logistiek met Xperthis

Groningen, 22 juni 2017 – Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) heeft een nieuwe ERP-oplossing geïmplementeerd om de financiële en logistieke processen te stroomlijnen. Het ziekenhuis koos voor het product ERP for Healthcare (ERP4HC), een oplossing van het Belgische Xperthis, specialist op het gebied van ziekenhuisautomatisering. ERP4HC is een software-oplossing gebouwd op SAP-technologie waarmee ziekenhuizen hun logistieke en administratieve processen kunnen stroomlijnen. De implementatie, in handen van Xperthis partner Deloitte, werd binnen een jaar succesvol afgerond. Het is de eerste keer dat de ERP4HC oplossing van Xperthis, die zich inmiddels al bij zo’n 50 ziekenhuizen in België bewezen heeft, in Nederland is geïmplementeerd.

Begin 2016 ging het UMCG op zoek naar een partner. “We lanceerden in januari een Europese aanbesteding”, aldus Jan Lankhorst, Program Manager ERP bij het UMCG. “Deloitte en Xperthis stelden zich gezamenlijk kandidaat, en bij hen vonden we wat we nodig hadden: een sterke oplossing en het vertrouwen dat de implementatie vlot zou verlopen.”

ERP4HC werd in een periode van slechts 11 maanden geïmplementeerd. “En dat ondanks de omvang van het project”, aldus Paul Van Den Broeck, Business Unit Manager bij Xperthis. “Dit is te danken aan de intensieve samenwerking tussen Deloitte, die voor het project bij het UMCG de rol van hoofdaannemer opnam, het UMCG en Xperthis.”

Dankzij ERP4HC beschikt het UMCG nu over een geavanceerde kosten- en budgetadministratie, een sluitende boekhouding, en een volledige beheersing van de voorraadniveaus en de fysieke goederenstromen. Dit resulteert in directe kostenbesparingen en een hogere efficiëntie.

De samenwerking verliep volgens alle partijen gesmeerd. “Ondanks de zeer ambitieuze deadline zijn we erin geslaagd om dit project binnen de vooropgestelde termijn en binnen scope te realiseren”, zegt Paul Van Den Broeck. “Dat was ook een vereiste”, vult Jan Lankhorst aan. “Tegelijkertijd waren we bezig met de opstart van een Elektronisch Patiëntendossier (EPD) en ook daarvoor hebben we ERP4HC nodig. Beide oplossingen versterken elkaar.”

“Vanaf 2018 zal de integratie met het patiëntendossier klaar zijn”, blikt Paul Van Den Broeck vooruit. “Zo hoeft de zorgverlener zich helemaal geen zorgen meer te maken over de beschikbaarheid van materiaal, en wordt alle informatie transparant gedeeld tussen het zorg- en het financiële proces.”

Xperthis en Deloitte sterk partnership
“In Xperthis vonden we een perfecte partner, en een mooie match met de wensen van het UMCG, onze werkwijze en de ambities van het project”, zegt Edward van Mackelenbergh, Technology Director bij Deloitte Nederland. “Xperthis heeft met ERP4HC een oplossing waarvan het succes zich bij bijna 50 ziekenhuizen in België heeft bewezen. Met onze kennis van de Nederlandse markt vormt dit een perfect partnership. In essentie zien we vier succesfactoren voor het project: een bewezen oplossing, een gedegen methodiek, uitgebreid testen van het systeem én het gemeenschappelijk doel van UMCG, Xperthis en Deloitte om het project volgens plan op te leveren.”

Xperthis en Deloitte zijn door dit project verder naar elkaar toegegroeid. “We zijn met Deloitte overeengekomen nauwer samen te werken, maar natuurlijk zonder onze onafhankelijkheid te verliezen”, vertelt Peter Beirlaen, Business Development Manager bij Xperthis. “Zo krijgen we toegang tot een veel grotere markt, die onze internationale groei zal versterken.”

Met deze succesvolle implementatie gaat Xperthis voor de eerste keer internationaal. “Er zijn al een tijdje ambities om onze oplossingen internationaal te lanceren”, weet Peter Beirlaen. “Toch zijn heel wat van onze producten moeilijk aan te passen voor andere landen. Dat heeft te maken met specifieke wetgevingen en procedures, die in alle landen verschillend zijn. Voor de financiële en logistieke backoffice van het UMCG met ERP4HC was de situatie anders. Hoewel we nog heel wat aanpassingen moesten doen om het te laten aansluiten bij het Nederlandse model, bleek het een erg goede fit.