Veilig samenwerken met Doxis4 iRoom van SER Groep

De SER Groep, Europa´s grootste softwareleverancier van complete Enterprise Content Management-oplossingen voor informatielogistiek en de digitale werkplek, combineert met Doxis4 iRoom de kracht van ECM en BPM op een geïntegreerd platform voor conform, veilig informatiebeheer en samenwerking. Doxis4 iRoom functioneert als een centraal platform voor alle medewerkers aan een project en biedt over de gehele bedrijfslinie toegang tot content en gegevens. De projecttaken en processen zijn geïntegreerd en richten zich op de betrokken medewerkers en content.

De eisen voor samenwerking en communicatie zijn ingrijpend veranderd. Afdelingsteams die op verschillende locaties in verschillende continenten en tijdzones zijn ondergebracht, werken aan gezamenlijke projecten en taken. De meeste van deze projecten beperken zich niet tot interne projectmedewerkers maar betrekken ook extern deelnemende partijen. In dat geval is actuele informatie over de projectstatus voor alle deelnemers van essentieel belang. Een van de grootste uitdagingen waarvoor moderne, internationale ondernemingen zich geplaatst zien is een hulpmiddel dat tegemoetkomt aan de gebruikersbehoeften en de IT-afdeling tegelijkertijd een beter overzicht biedt op de content.

“SER´s Doxis4 iRoom garandeert gebruikersvriendelijk projectbeheer in een veilige omgeving, de virtuele gegevensruimte. Projectmedewerkers en zelfs externe deelnemers zoals partners, leveranciers en klanten kunnen informatie, gegevens en taken veilig en onafhankelijk benaderen, delen en bewerken vanuit verschillende tijdzones en locaties via internettoegang”, zegt Jose Perl, Regional Manager Benelux van SER Solutions.
Doxis4 iRoom komt tegemoet aan de talrijke uitdagingen waarvoor de bedrijven zich nu geplaatst zien en kan geïmplementeerd worden met bijvoorbeeld een veilige overlegomgeving bij fusies en overnames of internationale bouwprojecten met parallelle en opeenvolgende trajecten. Met Doxis4 iRoom houdt de IT-afdeling via het audittraject overzicht op alle handelingen zoals wie welk bestand heeft geopend en welke veranderingen heeft aangebracht.

Optimale veiligheid met toegangsbeheer voor in- en externe projectmedewerkers
Doxis4 iRoom bundelt SER´s ECM- en BPM-faciliteiten tot een uitgebreid samenwerkings­instrument en fungeert als een centraal informatiepunt. Geavanceerd toegangsbeheer en audittrajecten garanderen een optimale veiligheid en kunnen flexibel (externe) medewerkers toevoegen die op elk moment van rol kunnen wisselen. Externe deelnemers worden via e-mail uitgenodigd en krijgen onmiddellijk toegang tot de op hun taak afgestemde informatie: alleen inzage, bevoegdheden voor bewerken en delen of alleen toegang tot bepaalde onderdelen van de inhoud en trajecten van het gehele project. Als het project of de bijdrage eenmaal is afgerond, kan de toegang met hetzelfde gemak worden geweigerd.

Altijd de juiste informatie bij de hand
Teamleden hebben de meest recente informatie en gegevens nodig, vooral als er in grotere teams vanaf verschillende locaties wordt gewerkt en persoonlijke interactie niet altijd mogelijk is. Doxis4 iRoom voorziet daarom niet alleen in de meest recente content en documenten, maar omvat ook functionaliteiten zoals chat en wiki´s. Samenwerking is hier niet alleen beperkt tot documenten, annotaties en procedures, maar ondersteunt ook instant, voor alle deelnemers transparante, uitwisseling. Met “Notities” kan elk project lid aanvullende informatie toevoegen, zowel voor het volledige project als in individuele bestanden of projectonderdelen die voor het hele team beschikbaar zijn.
Functies en integratiemogelijkheden als efficiency boosters
Daarnaast vergroten talloze functies de gebruikersbeleving en productiviteit van het projectteam. Automatisering en automatische classificatie, intelligente zoekmechanismen, analyses en rapportages bieden extra inzicht en ondersteunen de efficiency.
Als er een ERP- of CRM-systeem aanwezig is, kan informatie van deze systemen worden geïntegreerd met Doxis4 iRoom voor een volledig informatie-overzicht. Projectmedewerkers hoeven niet te schakelen tussen systemen en beschikken over alle relevante project­informatie op een overzichtelijk dashboard vanwaar ze kunnen navigeren naar de desbetreffende workflow stappen.

Soepel taak- en procesbeheer
Op het gebied van taakbeheer levert Doxis4 iRoom capaciteit voor full business procesbeheer. Van taakdefinities tot het monitoren van daaraan gekoppelde deadlines, de gebruiker hoeft niet te switchen naar applicaties of hulpmiddelen. Taken en processen kunnen parallel en/of opeenvolgend draaien met zo nodig een optie voor adaptief casemanagement. De geïntegreerde projectkalender geeft een overzicht van mijlpalen, deadlines, afspraken en vervolgacties. De reminderfunctie zorgt ervoor dat geen deadline wordt gemist.