Arkin: “Bewust roosteren met ORTEC”

De invoer van een nieuw personeelsplanningssysteem zorgde bij Arkin niet alleen voor een betere planning, maar ook voor een omschakeling in werkwijze. De 150 planners die zich dagelijks decentraal bezig houden met het roosteren van 3500 medewerkers zijn veel bewuster aan het roosteren. Applicatiebeheerder Jos Kortekaas zegt hierover: “Roosteraars kijken nu echt naar wat ze nodig hebben aan bezetting.”

Arkin biedt specialistische geestelijke gezondheidszorg, van verslavingszorg (Jellinek) tot wijkgerichte zorg en spoedeisende psychiatrie. Directeur HR Anny Hartstra: “Mensen kennen ons van onze merken. Onder onze paraplu zijn acht merken vertegenwoordigd. Dat zijn: Jellinek, PuntP, Novarum, NPI, Mentrum, Roads, Inforsa, Spoedeisende Psychiatrie Amsterdam. Bij al deze onderdelen van Arkin wordt nu nog decentraal gepland.” Volgens Hartstra vereist de planning het ook dat er bewuster geroosterd word: “Dat is nodig om alle medewerkers, die soms ook werken op andere afdelingen, optimaal in te zetten op basis van specifieke, en benodigde competenties.”

Acht kerngebruikers volgden als eerste een opleiding in het gebruik van ORTEC Workforce Scheduling. Daarna werden de afdelingen – afdeling voor afdeling – getraind in gebruik van het systeem. De voordelen van het systeem zijn volgens applicatiebeheerder Han Niesten van Arkin direct zichtbaar. “In het vorige systeem kon je pas aan het einde van het jaar de balans opmaken en zien of mensen teveel of te weinig hadden gewerkt. In ORTEC Workforce Scheduling is direct zichtbaar of je voldoende mensen hebt ingezet.”.Applicatiebeheerder Jos Kortekaas van Arkin vult aan: “Bij deze manier van roosteren wordt nu ook veel beter rekening gehouden met de Jaarurensystematiek (JUS).”

Unaniem
De keuze voor ORTEC was unaniem. “We kozen voor ORTEC, vanwege de gebruiksvriendelijkheid en de goede prijs/ kwaliteitverhouding.” In het selectietraject werkten afdelingen Informatie Mangement en HR nauw samen. Directeur HR Anny Hartstra licht toe: “We hadden aan beide kanten een eisenpakket waaraan het systeem moest voldoen. Zo moest het pakket roosteren volgens de cao vergemakkelijken. Verder was het noodzakelijk dat er een beter over- en inzicht in de planning zou ontstaan.” De afdeling HR hielp mee om het pakket goed te laten landen in de organisatie. “Dat is een stukje mission-werk”, aldus Anny Hartstra. “Iedereen werkt toch op zijn eigen manier. Er waren veel schaduwplanningsmethodieken die nu gelukkig verleden tijd zijn.”

Besparen
Zeker is dat het roosteren met ORTEC Workforce Scheduling een besparing gaat opleveren voor Arkin. Han Niesten: “Nu de planners het systeem goed onder de knie hebben, beginnen ze ook meer en meer alle mogelijkheden te ontdekken. Zo scheelt het natuurlijk heel veel tijd, wanneer je het eerste concept rooster automatisch laat vullen.” Anny Hartstra: “Uiteraard hebben we een investering gedaan en gaan we er vanuit dat die zich ook heeft terug verdiend. We hebben het echter niet gemeten, omdat dit voor ons niet het belangrijkste was. We zijn er wel van overtuigd dat we met deze manier van plannen – volgens de JUS en wellicht nog een overstap naar centraal plannen, – tijd en geld kunnen besparen.”