Met Donna Voice-AI brengt BioBest klantinformatie sneller samen in SAP Sales Cloud

BioBest helpt telers met biologische gewasbescherming en bestuiving. In gesprekken met telers en distributeurs horen salesmedewerkers wat er in de kas speelt: welke plagen opkomen, welke acties lopen en waar nieuwe kansen ontstaan. Die informatie is belangrijk voor commerciële opvolging, maar raakt makkelijk versnipperd. Ze blijft hangen in losse notities, e-mails, agenda’s of het hoofd van de medewerker. BioFirst, de groep achter BioBest, wil dat voorkomen. Met SAP Sales Cloud en Donna Voice-AI legt BioBest gespreksinformatie sneller en eenvoudiger vast in het CRM.

BioBest is ontstaan uit een heel innovatief idee: hommels inzetten om de tomatenteelt te verbeteren. Inmiddels is het bedrijf actief in meer dan dertig landen. Vanuit het Belgische Westerlo worden jaarlijks bijna een miljoen hommelnesten gekweekt. Daarnaast produceert BioBest nuttige insecten en mijten die in kassen worden ingezet tegen onder meer bladluizen en andere plagen.

Veel kennis in elk klantgesprek
“We doen alles voor bestuiving, gewasverbetering en bestrijding van plagen, maar dan biologisch”, zegt Guy Moens, Business Application Manager bij BioFirst. “Onze mensen werken in een heel specifieke markt. Het gaat om veel meer dan producten verkopen. Je moet goed begrijpen wat er bij telers speelt en hoe je hen op het juiste moment kunt helpen.”

Dat maakt het salesproces kennisintensief. Een gesprek met een teler kan gaan over de planning van een teelt, de eerste signalen van een plaag, eerdere afspraken, leveringen of nieuwe commerciële kansen. Die informatie is waardevol voor de salesmedewerker zelf, maar ook voor collega’s die later met dezelfde klant werken.

Minder tijd kwijt aan administratie
BioFirst wilde salesmedewerkers daarom beter ondersteunen in hun dagelijkse werk. Het doel was duidelijk: klantinformatie beter vastleggen, zonder de administratieve druk te verhogen. “Onze salesmensen moeten vooral met klanten bezig zijn”, legt Moens uit. “Als technologie hen helpt om informatie sneller vast te leggen en terug te vinden, levert dat direct waarde op.”

Daarmee kwam Donna in beeld. Donna ontwikkelt AI-oplossingen voor field sales professionals. De technologie helpt bij het voorbereiden van gesprekken, het vastleggen van informatie en het opvolgen van acties. Voor BioBest was vooral de praktische insteek en implementatie belangrijk. De oplossing moest aansluiten op de manier waarop sales al werkt.

Via spraak naar SAP Sales Cloud
Donna maakt het mogelijk om via een voice-to-voice gesprek, een voice note of chat klantinformatie vast te leggen. Salesmedewerkers kunnen voorafgaand aan een klantbezoek zich laten voorbereiden. Na afloop kunnen zij in een gesprek met de oplossing de resultaten bespreken. Donna verwerkt die input tot samenvattingen, actiepunten en klantinzichten.

Die informatie wordt daarna rechtstreeks gekoppeld aan SAP Sales Cloud. Daardoor wordt het CRM-systeem beter gevuld met actuele informatie uit klantgesprekken. Acties zijn duidelijker vastgelegd, afspraken worden beter opgevolgd en collega’s kunnen makkelijker terugzien wat er bij een klant speelt.

Voor Nicolas Christiaen, CEO en co-founder van Donna, ligt daar de kracht van AI in sales. “AI moet salesmedewerkers helpen op de momenten waarop ze die hulp nodig hebben: voor, tijdens en na een klantgesprek. De technologie moet natuurlijk aanvoelen en aansluiten op hun werkdag.”

Betere opvolging van klanten
Voor BioBest is dat belangrijk, omdat timing in de sector zwaar weegt. Telers werken met levende producten, seizoenen en wisselende omstandigheden in de kas. Een actiepunt of signaal uit een gesprek kan later belangrijk zijn voor advies, levering of commerciële opvolging. “De menselijke relatie blijft centraal staan”, benadrukt Moens. “Maar als onze mensen beter voorbereid zijn en afspraken beter kunnen opvolgen, dan wordt die relatie sterker.”

Donna helpt salesmedewerkers om sneller overzicht te krijgen. Zij kunnen makkelijker teruggrijpen op eerdere gesprekken en sneller bepalen welke vervolgstap nodig is. Dat maakt de opvolging consistent. Ook wordt klantkennis beter gedeeld binnen de organisatie.

Technologie die aansluit op de praktijk
Gebruiksgemak was voor BioFirst een belangrijk uitgangspunt. BioBest werkt internationaal, met verschillende markten, klanten en verkoopkanalen. Een oplossing voor salesondersteuning moet dan eenvoudig te gebruiken zijn. “Het gaat ons om oplossingen die onze mensen concreet helpen”, stelt Moens. “Donna past daarin, omdat het vertrekt vanuit de praktijk van sales.”

Ook voor Donna is adoptie een belangrijk punt. “De beste AI-oplossing is de oplossing die mensen echt gebruiken”, aldus Christiaen. “Daarom moet technologie klantgesprekken sneller vertalen naar goede opvolging.”

Basis voor verdere groei
Met Donna en SAP Sales Cloud legt BioBest een sterkere basis onder zijn commerciële opvolging. De organisatie krijgt meer grip op klantgesprekken, acties en klantinformatie. Salesmedewerkers hoeven minder informatie handmatig vast te leggen en kunnen zich meer richten op het contact met klanten.

Voor BioBest sluit die stap aan bij de manier waarop het bedrijf al jaren innoveert. Eerst in biologische bestuiving en gewasbescherming, nu ook in de ondersteuning van sales. “Onze kracht zit in kennis en nabijheid bij de klant”, besluit Moens. “Als we die kennis beter kunnen organiseren en onze mensen beter kunnen ondersteunen, helpt dat de hele organisatie vooruit.”