E-mailloze Vrijdag maakt organisaties efficiënter

Op vrijdag 30 november 2018 is het weer e-mailloze vrijdag. Eén dag lang worden organisaties, overheden en bedrijven opgeroepen om geen of zo weinig mogelijk e-mails te versturen. Wie toch mails moet lezen, wordt aangemoedigd om zoveel mogelijk telefonisch of face to face te antwoorden. Na tien edities raakt e-mailloze vrijdag in steeds meer organisaties ingeburgerd.

De 250 medewerkers van de stad Harelbeke doen dit jaar voor de eerste keer mee en halen alles uit de kast om van deze dag een echt succes te maken. Wouter Linseele, hoofd communicatie van Harelbeke, gelooft rotsvast in de meerwaarde van één dag zonder e-mail: “De nood aan een sensibilisering is absoluut aanwezig. Nog altijd blijven mijn collega’s meer mails ontvangen én versturen, waardoor e-mail een steeds groter deel van de werkdag wegkaapt. Die communicatie verloopt niet altijd efficiënt en gaat ten koste van ander belangrijk werk. E-mailloze Vrijdag is zeker geen stunt, maar eerder een manier om mensen te wijzen op efficiëntere alternatieven voor e-mail.”

Volgens Gunnar Michielssen, die E-mailloze Vrijdag tien jaar geleden lanceerde, bevestigt wetenschappelijk onderzoek dat het ongebreidelde gebruik van e-mail de productiviteit van werknemers ondermijnt én stresslevels verhoogt. “Gemiddeld ontvangen professionals in België zo’n 60 e-mails per dag, waarvan slechts een 25 echt nuttig zijn. Zelfs met de komst van andere communicatiemiddelen als Messenger en Whatsapp blijft het aantal mails verder stijgen met gemiddeld 3% per jaar. Onderzoek van de Amerikaanse Radicati-groep toont aan dat respect voor best practices gemiddeld 20 werkdagen of bijna 4 werkweken per werknemer per jaar uitspaart.”

Geen mirakeloplossing
“E-mailloze Vrijdag is zeker geen mirakeloplossing”, aldus Linseele. “Organisaties die efficiënt willen blijven, moeten het gebruik van alle communicatietools goed monitoren én hun mensen coachen om hier optimaal mee om te gaan. Zo geeft de stad Harelbeke ook voor en na E-mailloze Vrijdag trainingen aan de medewerkers om rond efficiënt inboxbeheer en betere communicatietechnieken. E-mailloze Vrijdag is vooral een zaak van sensibilisering; de andere dagen van het jaar moet er niet zozeer minder maar vooral slimmer gemaild worden.”

Bedrijven kunnen op www.emaillozevrijdag.be een pakket downloaden om ook in hun onderneming E-mailloze Vrijdag succesvol in te voeren.

LEZING “Afkicken van E-mail voor organisaties”
Dinsdagnamiddag 17 december 2018 (13-16.30 u)
in Ter Elst, Kattenbroekstraat Edegem
5 GRATIS KAARTEN
voor HR-medewerkers van organisaties met 50 deelnemers of meer.
Inschrijven via mail naar info@emaillozevrijdag.be. Kaarten beschikbaar zolang de voorraad strekt.