Gemeente Dongen gaat meldingen openbare ruimte sneller afhandelen

De gemeente Dongen gaat haar administratieve systeem vernieuwen. Hierdoor kunnen burgers en medewerkers eenvoudig melding doen van misstanden in de buitenruimte. Tegelijkertijd levert het systeem de buitendienst alle nodige informatie om de melding zo snel mogelijk op te kunnen volgen. Vuil op straat, een defecte lantaarnpaal, overlast van hondenpoep of een slecht wegdek leiden immers tot veel hinder.

Softwareontwikkelaar Op Orde kwam aan deze wensen tegemoet door een systeem te ontwikkelen dat al deze meldingen direct naar de juiste medewerkers of afdelingen uitzet, indien mogelijk automatisch. “De gemeente Dongen moet zich kunnen bezighouden met de taken die er écht toe doen, niet met eindeloze administratieve verplichtingen”, stelt Jeroen Lugte, oprichter van Op Orde. Daarnaast gaat de afdeling Veiligheid gebruikmaken van de toepassingen van Op Orde om overtredingen als fout parkeren vast te leggen en eventueel te bekeuren.

Toegankelijkheid centraal

De grootste winst behaalt Op Orde door de afhandeling van de klachten te versnellen en de kwaliteit van verslaglegging te verbeteren; de gehele afhandeling wordt vastgelegd. Op dit moment kan in Dongen al eenvoudig melding worden gedaan via de BuitenBeter-app of via de website. Of de melder nu persoonlijk aan de balie komt of van zich laat horen via de BuitenBeter-app, e-mail, online formulieren of telefoon, het systeem van Op Orde is op al deze varianten ingericht. “Investeringen die de gemeente Dongen al heeft gedaan, worden zo ten volle benut en burgers en medewerkers hoeven niet álweer aan nieuwe systemen te wennen”, legt Lugte uit.

Op Orde licht vervolgens het juiste team in om werk te maken van de melding. Welke afdeling of welke medewerkers het systeem activeert, hangt af van welke werkzaamheden moeten plaatsvinden. Team Beheer Groen krijgt dan bijvoorbeeld de taak om aan de slag te gaan met een verdord perkje. De teams zijn niet alleen op deze manier op het type werkzaamheden samengesteld, maar in een aantal gevallen ook op geografisch gebied. Er zijn namelijk teams met dezelfde werkzaamheden actief in verschillende delen van de gemeente Dongen.

De gemeente heeft daarnaast de mogelijkheid om ondertussen de melder op de hoogte te houden van wat er met zijn of haar melding gebeurt. Dit voorkomt misverstanden. Ook de collega’s op kantoor behouden voortdurend inzicht in de vordering van de werkzaamheden. Deze feedback op de activiteiten is volgens Lugte van groot belang. “Een duidelijke terugkoppeling richting burger en management leidt tot een verdere verbetering van de dienstverlening.”

Handhaving

Daarnaast krijgen de BOA’s van de afdeling Veiligheid op korte termijn de beschikking over Op Orde om de handhaving in de buitenruimte te vergemakkelijken. Zij kunnen binnenkort onder meer met een app bekeuringen uitschrijven, benodigde informatie opvragen en melding maken van veiligheidsincidenten. Hierbij kan het gaan om uiteenlopende overtredingen als wildplassen of onrechtmatig parkeren op een invalideparkeerplaats.

Voorkomen administratieve chaos

Door de verschillende aanlevermanieren en verwerkingssystemen van de meldingen compatibel te maken, stroomlijnt Op Orde de administratie. Gemeentelijke medewerkers krijgen bovendien van deze systemen alleen de informatie te zien die zij nodig hebben voor het afhandelen van hun taken. Op Orde belooft zijn klanten dan ook overzicht. Het softwarebedrijf neemt organisaties zoals de gemeente Dongen administratieve verplichtingen uit handen, zodat “de ‘vakman’ een nog betere vakman kan zijn”.