Juridische professionals geen controle over ongestructureerde data

Bijna zestig procent van de juridische beslissers zegt e-mail volledig onder controle te hebben. Iets minder geeft aan dat dit tevens het geval is bij digitale documenten (56%) en geprinte documenten (51%). Met andere soorten informatie blijken bedrijven meer moeite te hebben. Zo heeft rond een kwart van de organisaties informatie op mobiele telefoons (29%), laptops en USB sticks (22%) en digitale kopieermachines (21%) onder controle. Ook vinden bedrijven het moeilijk om multimediabestanden (13%) en Sharepoint (11%) geheel te beheren.

‘The cloud’ de grootste uitdaging
De meeste moeite hebben bedrijven met informatie in ‘the cloud’. Slechts twee procent geeft aan dit volledig te kunnen controleren. Pieter Varkevisser, CEO van ZyLAB: “Het is geen verrassing dat juist ‘the cloud’ bedrijven voor problemen stelt. Steeds meer informatie verdwijnt in die ‘cloud’; voor een sterk toenemend aantal bedrijven staat cruciale data overal en nergens. Het is daarom van het allergrootste belang dat een bedrijf goed omschreven service level agreements heeft met zijn outsource-, Cloud- of SaaS-partners om er zeker van te zijn dat er altijd toegang is tot die corporate informatie en dat bepaalde data ook daadwerkelijk wordt vernietigd of overgedragen als dat noodzakelijk is.”

Privézaken over het bedrijfsnetwerk
De onderzoeksresultaten laten verder zien dat een ruime meerderheid (71%) van de bedrijven het werknemers toestaat om op het bedrijfsnetwerk privézaken te versturen en op te slaan. Bij 42 procent van de bedrijven zijn daarover duidelijke afspraken gemaakt. Bij 29 procent van de bedrijven echter ontbreken duidelijke afspraken op dit gebied.

Bij 17 procent van de bedrijven is het niet toegestaan om privégegevens te verzenden op kantoor en zijn daar ook duidelijke regels voor opgesteld. Een overige twaalf procent staat het gebruik eveneens niet toe, maar daarvoor zijn geen duidelijke regels opgesteld.

Varkevisser vervolgt: “Het is interessant om te zien dat zestig procent van de respondenten aangeeft e-mail onder controle te hebben. Maar wanneer je doorvraagt naar richtlijnen over bijvoorbeeld het gebruik van het bedrijfsnetwerk om privémails te versturen, dan blijkt dat veel bedrijven daarover geen duidelijke afspraken hebben gemaakt. Dat verlaagt de controle die een bedrijf denkt te hebben over e-mail aanzienlijk. En dat terwijl e-mail juridisch gezien het meest risicovolle archief is. Dit is de eerste plek waar bijvoorbeeld toezichthouders induiken.”

Seminar
Op 18 november organiseert ZyLAB speciaal voor juridische professionals een informatief seminar over de toename van het aantal claims in het Nederlandse bedrijfsleven en de mogelijke gevolgen daarvan voor Nederlandse ondernemingen. Het structureren, doorzoekbaar en toegankelijk maken van informatie staat bij dit seminar prominent op de agenda.

Aan het woord komen sprekers uit de advocatuur, wetenschap, het bedrijfsleven en het strafrecht. Op de agenda staan grote namen als publicist Willem Middelkoop, George Socha, uitvinder van het Electronic Discovery Reference Model (EDRM) – de standaard voor de ontwikkeling, selectie, evaluatie en het gebruik van elektronische discovery producten en diensten, Marnix Somsen, partner bij De Brauw Blackstone Westbroek, Ivo Verheijden, General Counsel van Lemnis Lighting/Tendris Holding, professor Dr. Johannes Scholtes, bijzonder hoogleraar in textmining aan de Universiteit van Maastricht, Salla Moilanen en Gonzalo de Cesare, beide verbonden aan diverse VN-oorlogstribunalen.

Meer informatie over het seminar en de sprekers is te vinden op de website van ZyLAB.

Over ZyLAB
ZyLAB – opgericht in 1983 – is toonaangevende leverancier van information access oplossingen die Global 2000-bedrijven en overheden helpt bij het digitaal archiveren en beheren van miljoenen pagina’s gedigitaliseerde papieren- en elektronische documenten, inclusief e-mail en multimedia. Door de complete onderzoeksmogelijkheden van ZyLAB, met hoge kwaliteit zoek- en vindopties in ruim 400 talen, kunnen gebruikers alle informatie eenvoudig online organiseren en delen.
Met ruim 9.000 installaties wereldwijd en meer dan 1,7 miljoen verkochte licenties beschikt ZyLAB over veel ervaring en kennis in uiteenlopende bedrijfssectoren en -applicaties. ZyLAB’s Europese klanten omvatten een aantal toonaangevende organisaties op het gebied van onderzoek en justitie zoals de Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst (FIOD), Serious Fraud Office in het Verenigd Koninkrijk, de Duitse Douane (ZKA), de Zweedse belastingdienst (Skatteverket) en het Italiaanse ministerie van Justitie (Ministerio della Giustizia Italiana). Belangrijke klanten in de VS zijn overheidsinstanties als de FBI, CIA, Securities and Exchange Commission, Internal Revenue Service, Department of Homeland Security, the White House en Department of the Treasury. Daarnaast zijn ook bekende merken als Pepsico, Anheuser-Busch en Pacific Life Insurance Company klant van ZyLAB. De onderneming heeft hoofdkantoren in Amsterdam en Washington DC en regionale kantoren in Barcelona, Düsseldorf, Londen, Parijs en Singapore. Voor meer informatie: www.zylab.com

Voor redactionele informatie of voor opvraag van het onderzoek: ref.: PB1610
Influx PR, Jakob Brons / Hilde Mussche, Stoomwezenstraat 33, 7331 AE Apeldoorn. Telefoon: 055-3663034, fax: 055-3602661, e-mail: ZyLAB@influx-pr.com, Website: www.influx-pr.com