Robot Rob doet de administratie

AMSTERDAM, 20150805 — Op steeds meer gebieden vindt robotisering plaats. Een robot is snel en accuraat in het uitvoeren van routinematige handelingen. Voor bedrijven bestaat het bijhouden van de administratie voornamelijk uit het steeds opnieuw invoeren van gegevens. Met de hand kost dat veel tijd en gebeurt dat niet altijd foutloos. De nieuwe Robot Rob is ontwikkeld om gegevens snel en correct te verwerken. Daarbij wordt Rob voortdurend gevoed met nieuwe informatie en continu intelligenter gemaakt.

Digitale mail

Facturen worden nu per post of e-mail verzonden en zijn niet digitaal verwerkbaar. Facturen per digitale mail bestaan uit de originele factuur plus de factuurdata. Dat geldt ook voor andere documenten die worden verzonden vanuit een d-mailbox: altijd het document en de data. Het werken met een d-mailbox voor verzenden en ontvangen van zakelijke documenten maakt het mogelijk dat robot Rob de bedrijfsadministratie bijhoudt.

Veiligheid

Rob garandeert de veiligheid. Van elk ontvangen document checkt Rob de afkomst aan de hand van het certificaat van de afzender. Het certificaat is nodig om documenten digitaal te verzenden. Rob controleert het nummer van het certificaat in de centrale databank. Het certificaat biedt zekerheid over de bedrijfsgegevens, maar ook over het KvK-nummer, het BTW-nummer en de IBAN van het bedrijf. Zo weet een bedrijf niet alleen met wie het zaken doet, maar worden ook spookfacturen en fraudefacturen onmogelijk. En heeft het bedrijf bij een btw-controle door de fiscus de zekerheid van een waterdichte btw-administratie en loopt het niet het risico op navorderingen omdat een bedrijf een verkeerd btw-nummer heeft opgegeven.

Intelligentie

Het mooie aan het werken met een robot is dat de ingevoerde intelligentie altijd werkt en er geen fouten gemaakt worden bij bijvoorbeeld het overnemen van gegevens. En dat bij elk document alle gegevens worden overgenomen. Dat geldt voor de algemene gegevens over de afzender, maar ook voor de gedetailleerde gegevens van de artikelen op facturen, orders en andere documenten.

Het maken van een digitale robot is geweldig leuk werk. Het mooie is dat een robot een levend product is. Voortdurend kan de intelligentie worden uitgebreid. Bestaande functies kunnen worden verbeterd en uitgebreid. Nieuwe functies kunnen worden toegevoegd. De feedback van gebruikers kan worden vertaald naar het steeds slimmer maken van de robot. En er staan baanbrekende nieuwe mogelijkheden op stapel. Niet alleen zullen er nieuwe documenten worden toegevoegd die Rob zonder hulp kan verwerken. Over enige tijd zal Rob de boekhouding kunnen doen tot en met het maken van de concept-jaarrekening.

Hans van Heertum is met zijn team de (geestelijk) vader van Rob. ‘Niemand hoeft bang te zijn dat robot Rob teveel invloed zal krijgen’, zegt hij. ‘Hij zal steeds meer routinetaken kunnen uitvoeren en de ondernemer ondersteunen met cijfers en inzichten. Maar de ondernemer zal altijd de baas blijven. Beslissingen worden niet genomen door de administratie, maar door het bedrijf.’